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レンタルオフィスとは？ メリット・デメリットから選ぶポイントまで

2021年4月6日 2024年12月4日

「レンタルオフィス」という言葉は聞いたことがあるけれども、詳しい内容までは知らない方は多いのではないでしょうか。
一昔前は格安レンタルオフィスが主流でしたが、近年ではさまざまな種類が登場し、選択肢も豊富になりました。なかでも、共有型の「レンタルオフィス」は、働く時間・場所を有効に且つ柔軟に選択できるとして人気を集めています。
レンタルオフィスが気になる方は、レンタルオフィスのメリット・デメリットはもちろん、費用相場や契約形態なども把握して、自分に合うオフィスを選びましょう。
本記事ではレンタルオフィスとは何かを、レンタルオフィスとその他オフィスとの違いやメリット・デメリット、選ぶポイントなども交えて徹底解説します。

オフィスのあり方、その利用方法が大きく変化している今、「レンタルオフィス」が注目されています
【目次】
１． レンタルオフィスとは？
２． レンタルオフィスとその他オフィスの違い
 ３． レンタルオフィスを利用するメリット
４． レンタルオフィスを利用するデメリット
５．レンタルオフィスの費用相場
６．レンタルオフィスの契約形態・契約期間
７．レンタルオフィスの利用が向いているケース
８．レンタルオフィス契約までの主な流れ
９．レンタルオフィスを選ぶときのポイント6選
まとめ

レンタルオフィスとは、運営会社が提供している個室スペースの一つを契約し、料金を支払うことで一定期間の利用ができるサービスのことです。契約中の個室は専有となり、契約した個人もしくは法人の関係者だけが利用できる形となります。 レンタルオフィスの個室は、1名用の小部屋タイプから100名規模の大部屋タイプまで、事業者の規模に合うサイズが用意されている点が特徴です。各個室にはデスク・椅子といったオフィス什器やインターネット環境などが最初から用意されていて、入居開始日からすぐにビジネスを始められます。
また、専有できる個室以外の場所は共有スペースとなっていて、契約したユーザーが利用できるサービスが提供されています。キッチンやラウンジ・カフェが併設されているなど、付加価値の高い設備が存在するレンタルオフィスも少なくありません。


レンタルオフィスは、「フレキシブルオフィス」における1つの種類であるとされています。 そもそもフレキシブルオフィスとは、会社員やフリーランスといったさまざまな層のワーカーが利用できるオフィスのことです。レンタルオフィスの他にも、「シェアハウス」や「コワーキングスペース」などがフレキシブルオフィスの1種に挙げられます。
ここからは、レンタルオフィスと賃貸オフィスとの違いをはじめ、その他のフレキシブルオフィスとの違いについても解説します。

賃貸オフィスとは、物件を賃貸に出している大家と契約を交わし、物件を自社の事業所として使うタイプのオフィスです。契約形態は「不動産賃貸借契約」であり、物件の利用料金は「賃料」として支払います。 レンタルオフィスと賃貸オフィスの大きな違いは、申し込みからオフィスとして利用できるまでにかかる期間と費用です。 賃貸オフィスは入居審査が複雑であり、入居までに数か月かかるケースが多い傾向にあります。敷金・礼金などの初期費用が多くかかり、ビジネス用の設備類を独自に調達するための準備費用がかかる点も特徴です。
対してレンタルオフィスは、入居までにかかる期間は数日～数週間が一般的です。費用面では初期費用が比較的安く設定されていて、ビジネス用の設備も用意されているため、準備費用の負担は賃貸オフィスほど大きくありません。

シェアオフィスは、オフィス空間を複数の人や企業と共同で利用するタイプのオフィスです。 レンタルオフィスとシェアオフィスは、ビジネス環境が整っている点で共通しています。しかしシェアオフィスはオープンスペースという点が特徴になっており、レンタルオフィスのように専有の個室（執務室）はありません。
シェアオフィスには専有スペースがないため、セキュリティ面で不安を感じるケースがあります。「離席時にはPC画面をロックするかログオフする」「電話の話し声が響かないよう配慮する」などの対策が必要となるでしょう。 シェアオフィスでは、スペースを使いたいときに空いている席が必ずしもあるとは限らない点も注意してください。

レンタルオフィスとシェアオフィスの違いについては、『レンタルオフィスとシェアオフィスの違いとは？特徴を徹底比較』をご参照ください。

コワーキングスペースは、シェアオフィスのようにワークスペースを複数の人や企業と共用しつつ、利用者同士の交流もできるタイプのオフィスです。コミュニティの形成をコンセプトにしている場合が多く、イベントの開催などを積極的に行っている運営会社もあります。
レンタルオフィスとコワーキングスペースの主な違いは、オフィスの利便性を重視するか、交流を重視するかという点です。チーム単位で働く場合や、業務に集中できる環境を作りたい場合には、オフィスの利便性を重視できるレンタルオフィスのほうが適しています。

コワーキングスペースについてさらに詳細を知りたい方は、『コワーキングスペースとは？主な設備からメリット・デメリットまで』をご参照ください。


バーチャルオフィスは、ホームページの住所表記や法人登記など、住所を利用する目的で貸し出されるオフィスです。
レンタルオフィスとバーチャルオフィスの大きな違いは、実際に作業ができるワークスペースがあるかどうかという点です。 バーチャルオフィスは、実際の物理的なオフィス利用は基本的に想定されていないため、作業等ができる専有の執務室は提供されません。
住所目的だけでなく、作業場所として利用できるオフィスを契約したい方は、レンタルオフィスを選んだほうがよいでしょう。

バーチャルオフィスについてさらに詳しく知りたい方は、『バーチャルオフィスとは？特徴やメリット・デメリットを徹底解説』をご参照ください。


サテライトオフィスとは、本社・支社といった事業拠点とは別の場所に設置されるオフィスのことです。従業員の要望や都合に合わせて設置されることが多く、設置される場所によって「都市型」「郊外型」「地方型」という種類分けがあります。
レンタルオフィスとサテライトオフィスの主な違いは、企業の事業拠点が他に存在するかどうかという点です。サテライトオフィスには事業拠点が必ず他に存在します。
一方でレンタルオフィスを契約する利用者によっては、事業拠点が契約したワークスペースのみというケースも少なくありません。レンタルオフィスは設備が揃っているため、本社機能も十分に果たせます。

サテライトオフィスについてさらに詳しく知りたい方は、『サテライトオフィスとは？3つの種類・メリット・課題点を徹底解説！』をご参照ください。



レンタルオフィスを利用することにはさまざまなメリットがあります。オフィス選びをしている方は、自社が求める条件にレンタルオフィスのメリットが適合しているかを確認してみましょう。
レンタルオフィスを利用するメリットとして、6つのポイントを解説します。

レンタルオフィスの入居時に発生する敷金・礼金は月額利用料の2～3か月分と、賃貸オフィスと比較して初期コストを抑えられます。オフィス什器の購入や回線工事も不要であり、浮いた費用を事業の予算・出費に回せます。
また、レンタルオフィスは退去時にクリーニング代が発生する程度で、原状回復工事は必要ありません。退去コストが安価であり、オフィス引越しの金銭的負担を大幅に軽減させられる点もメリットです。

レンタルオフィスは入居審査がシンプルであり、申し込み開始から数日程度で入居できる可能性があります。
賃貸オフィスの場合は複雑な入居審査があり、入居まで一般的に3週間程度かかります。長ければ数か月かかるケースもあるでしょう。 レンタルオフィスはすぐに入居できて、仕事に必要な設備もオフィスに最初から揃っているため、事業をスムーズにスタートすることが可能です。事業計画に沿ったオフィスの利用開始によって、ビジネスチャンスを活かせます。

レンタルオフィスには多様な設備やワークスペースが揃っています。業務に必要な設備を利用したり、快適な環境を選んで働いたりすることができます。
設備の例としては会議室や応接室が用意されていて、契約した利用者が使用可能です。会議室・応接室もさまざまなサイズ・タイプがあり、必要に応じた設備を選べます。
ワークスペースの例では、ラウンジやカフェスペースといった共有スペースが用意されています。共有スペースは気分転換に利用できるだけでなく、ほかの事業者との交流も可能です。

レンタルオフィスはアクセス性のよい都市部に置かれている傾向があり、中には一等地に建物が立地しているケースもあります。一等地にあるハイグレードビルに事務所を設置できる点がメリットです。
また、レンタルオフィスは事業所として住所の利用ができ、法人登記にも対応可能なところがあります。一等地にあるハイグレードビルのレンタルオフィスを利用して法人登記をすれば、企業が社会的信用を得やすくなるでしょう。

事業が軌道に乗ったり、反対に不振に陥ったりした場合には、業務の人員増減を行う必要があります。人員増減と同時に、事務所面積も変える必要があるでしょう。 レンタルオフィスはさまざまなサイズのワークスペースが用意されているため、事業の拡大/縮小に合わせて事務所面積を増減できます。
起業したばかりの個人事業主であれば1人用の個室を選び、法人化して従業員を雇用するようになったら十分な広さのスペースに移るといった使い方が可能です。

レンタルオフィスは、契約単位が月単位の「マンスリー契約」や週単位の「ウィークリー契約」など、短期間契約ができる点がメリットです。中には1時間単位で借りられる「時間貸し」に対応したところもあります。 短期間契約ができるレンタルオフィスは、「短期プロジェクトで社外のオフィスを使いたい」というニーズを満たせます。レンタルオフィスに興味のある方がお試しで利用してみるという使い方もできるでしょう。

短期間契約ができるレンタルオフィスのメリットについては、下記ページでより詳しく説明しています。『短期の賃貸が可能！レンタルオフィスで短期契約するメリットとは？』をご参照ください。


レンタルオフィスの利用には、メリットだけでなくデメリットもあります。どのようなデメリットがあるかを把握し、自社が利用する場合にデメリットが問題になるか、対処法があるかを考えるとよいでしょう。 レンタルオフィスを利用するデメリットを6つ紹介し、それぞれの対処法も説明します。

レンタルオフィスは最初からビジネスに必要な環境が整っている反面、自由な内装工事ができないデメリットがあります。 自分好みな内装のオフィスを利用したい方は、イメージに近い内装を採用しているところを選びましょう。レンタルオフィスは内覧ができるため、内装を確認してから申し込むと満足度の高いオフィス選びができます。
また、中には内装を変えられるレンタルオフィスもあるため、問い合わせしてみることもおすすめです。

レンタルオフィスは初期費用が賃貸オフィスよりも安く設定されているものの、月額の利用料金は賃貸オフィスよりも高い傾向があります。数年単位での長期利用をした場合、かえって割高になる可能性がある点に注意してください。
料金総額で後悔しないためには、想定される利用期間も含めて費用計算をすることが大切です。数か月単位の短期利用はレンタルオフィス、数年単位の長期利用は賃貸オフィスというように使い分けるとよいでしょう。

レンタルオフィスの中には「利用可能な時間帯が朝8：00～夜19：00まで」「深夜帯は利用不可」のように利用時間が決まっているところもあります。利用時間外には施設への入退出ができなくなり、業務に支障をきたす可能性もある点がデメリットです。
ただし、すべてのレンタルオフィスで利用時間が制限されているわけではありません。24時間365日利用可能としているレンタルオフィスを選ぶことで、時間の制限を気にせずオフィスを利用できます。

レンタルオフィスでは、エリア空調・個別空調用の空調機器を一定時間しか使用できないケースも多い傾向にあります。空調機器が使用できないと、オフィス内の空気や熱の循環が難しくなり、快適な作業環境を保てなくなる点がデメリットです。
レンタルオフィスによっては、追加料金を支払うことで時間外でも空調機器を利用可能となっていることがあります。空調機器の使用について気になる方は、運営会社に問い合わせるとよいでしょう。

レンタルオフィスの共有スペースや会議室を利用したいと思っても、他の利用者による利用や予約で埋まっている場合があります。せっかく利便性の高いサービスが付帯していても、使いたいときに使えない可能性がある点がデメリットです。
対策としては、レンタルオフィス選びのときに共有スペースや会議室がどの程度あるのかを確認しましょう。共有スペースの広さ・座席数や会議室の部屋数が十分にあれば、「使いたいときに既に埋まっている」というケースを減らせます。

レンタルオフィスの共有スペースは気分転換や他事業者との交流に役立つものの、場合によっては活気がありすぎる点にも注意してください。共有スペースの話し声や雑音がワークスペースにまで響き、集中力がかえって失われる可能性もあります。
誰もが使いやすい共有スペースでありながらも、ワークスペース内で仕事に集中するためには、オフィスの防音性・遮音性をチェックしましょう。内覧の際に、共有スペースの音がどの程度響くかを、ワークスペース内で確認することがおすすめです。

一般的な賃貸事務所と同様に、レンタルオフィスも立地やビルグレードなどによって費用が異なります。たとえ同じ運営会社・ブランドのレンタルオフィスだとしても、費用感には大きな違いが生じるでしょう。
また、費用を左右する要素には「各レンタルオフィスのコンセプト」も挙げられます。特に、主要都市の人気エリアや築浅の物件は高くなる傾向です。 格安を売りにしているレンタルオフィスの場合は「約3万円～/1名」という場合もありますが、ハイグレードビルや高級路線のレンタルオフィスの場合は「約10万円～/1名」が相場になってきます。
なお、オフィス内の共有施設の充実度や、内装、付帯サービスなどによっても料金はさまざまです。大人数で利用する場合は、ボリュームディスカウントの相談に乗ってもらえることもあります。定期的に入会キャンペーンを実施しているレンタルオフィスが多いため、一度相談してみるとよいでしょう。

一般的な賃貸オフィスは、初期費用が高額になりがちです。敷金（保証金）は最低でも賃料の6か月分はかかるでしょう。加えて、デスクなどの什器代金や内装費用、インフラ開通費用も発生します。
一方で、レンタルオフィスは保証金が3か月分程度で済むほか、デスク等の什器やインターネット環境はすでに整えられているため、初期コストを大きく抑えて仕事場を確保することが可能です。

般的な賃貸オフィスは、退去時の原状回復費用も高額になる場合があります。場合によっては、入居時にかかった内装費用に近い金額がかかる可能性があることに注意が必要です。
しかし、レンタルオフィスの場合は一般的な賃貸オフィスと比べて退去費用として請求される費用項目が少なく、クリーニング代のみとなるケースが多くなっています。

レンタルオフィスは、一般的な賃貸オフィスより短期間での契約が可能です。 賃貸オフィスでは2～5年のスパンが多い中、レンタルオフィスは平均的に半年から1年が基本となっています。レンタルオフィスによっては、最低2～3か月程度から入居できるケースもあります。
最低入居期間はレンタルオフィスによっても異なるため、一度利用状況に応じて契約前に相談することがおすすめです。


レンタルオフィスは様々な業種の方が利用していますが、実際にはどのような方が利用しているのでしょうか。 ここからは、レンタルオフィスの利用が向いている4つのケースを詳しく紹介します。

「フレキシブルなワークスタイルを模索している」
「法人用のサテライトオフィスを探している」
「でも、機密性を兼ね備えたオフィス空間も必要……」

上記のようなお悩みを抱えている方に、レンタルオフィスは最適です。 働き方改革や働き方の多様化が叫ばれる近年、オフィスのあり方について見直しを検討されている企業も増加しました。
自社でエリアごとの賃貸オフィスを多数設けるよりも、必要に応じて適切なサイズのレンタルオフィスをうまく活用する方が、コスト的にも従業員の満足度的にもよいでしょう。 また、レンタルオフィスの利用にあたってセキュリティ面が気になるという方も多くいますが、近年ではセキュリティを重視し、多様性のある豊富なワークスペースを売りとしたレンタルオフィスも多くあります。

オフィスの分散化対策には、いわゆる「BCP対策」としての「企業の事業継続」の意図があります。
緊急事態でも企業が事業を継続できるようにオフィスを分散化させておくのは、リスク管理の面からしても重要です。「事業が一時的に停止したとしても、早期に復旧できるようにしておくためにレンタルオフィスを活用する」という企業も増えつつあります。
テレワークやサテライトオフィスとして活用しつつ、有事の時にはレンタルオフィスもうまく利用し、スムーズに対応できるようにしてはいかがでしょうか。

一定期間のみのプロジェクトの場合、新たに賃貸オフィスを契約するのは困難です。そのような場合にレンタルオフィスは最適です。
レンタルオフィスであれば、短期での利用が可能な上に、オフィス環境がある程度整っているため、入居時の初期費用や退去時の費用も大きく軽減できます。また、水道光熱費などの変動費が固定費に含まれている場合が多いため、予算の把握が容易で計画を立てやすいこともおすすめの理由の1つです。

レンタルオフィスは、少人数の利用でもハイグレードビルにオフィスを構えられる点が大きな魅力です。共有で使える会議室やスペースもあり、働く場所としては十分すぎる環境と言えるでしょう。 また、レンタルオフィスであれば従業員の増員などにもすぐ対応が可能な場合が多く、専有の個室・ブース変更も柔軟に行えます。

レンタルオフィス探しから契約までの流れを、6つのステップに分けて解説します。

【STEP1】
レンタルオフィスを探す 		まずは利用したいと思えるレンタルオフィスを探します。自社がレンタルオフィスを利用する目的や予算・希望条件を明確にして、適合するオフィスを選びましょう。選択肢を広げられるように、レンタルオフィスの候補はいくつかピックアップすることがおすすめです。
【STEP2】
問い合わせ・内覧をする		 候補となるレンタルオフィスの運営会社にメールや電話で問い合わせをして、内覧予約をします。内覧では、オフィスの立地や公共交通機関からのアクセス性、内部の設備・サービスなどを確認しましょう。気になるポイントがあれば担当者に尋ねることもできます。
【STEP3】
契約内容と条件を確認する		 利用したいレンタルオフィスが決まったら、契約内容と条件を運営会社に確認します。契約期間やオフィスを使用する人数、利用したいサービスなどをチェックして、自社の希望を満たせるかを検討しましょう。契約内容に不明点がある場合は、納得できるまで尋ねることも大切です。
【STEP4】
必要書類を準備・提出する		 身分証明書・印鑑登録証明書原本・登記事項証明書といった必要書類を準備して、運営会社に提出します。レンタルオフィスの契約に必要な書類は、申請者が個人事業主か法人かや、運営会社によっても違いがあります。提出すべき必要書類を運営会社に聞いた上で、準備をしてください。
【STEP5】
入居審査・契約金支払いをする		 必要書類の提出後は、レンタルオフィスの入居審査が行われます。入居審査は、提出書類や事業計画の内容にもとづいて、申請者との契約を進めるかどうかを決定するために行われる審査です。入居審査に無事通過した後は、契約金の支払いを行います。支払い方法は基本的に運営会社側が指定するため、よく確認しましょう。
【STEP6】
レンタルオフィスの利用を開始する		 契約に関するすべての手続きが終わると、いよいよレンタルオフィスに入居できます。レンタルオフィスへの入居時は、現地で鍵やセキュリティコードの引き渡しがされて、施設利用のオリエンテーションも行われます。施設の使い方について不明点があったり、追加で利用したいサービスがあったりするときは、この段階で相談しましょう。

また、以前に利用していたオフィスがある場合は、オフィスの引越しも必要です。あらかじめオフィス引越しの準備を進めておくと、レンタルオフィスの入居と同時に引越しができて、スムーズにビジネスを展開できます。

満足度の高いレンタルオフィスに入居するには、自社の希望に近いオフィスを見つける必要があります。自社の希望をいくつかのポイントで整理して、候補探しや内覧のときにチェックするとよいでしょう。 最後に、レンタルオフィスを選ぶときに押さえておきたい重要なポイントを6つ紹介します。

レンタルオフィスのワークスペースは、大きく分けて「完全個室」と「半個室」の2種類があります。自社に合うのはどちらかを考えて、適切なタイプを選びましょう。
完全個室タイプはワークスペースが壁で囲われていて、仕事に集中できる環境です。個別に空調設備などを付ける必要があるため、費用は高くなる傾向があります。 半個室タイプはワークスペースが完全な個室ではなく、壁の上部などで共有スペースとつながっているタイプです。個室ごとに空調設備を設置する必要がないため費用は安くなるものの、周囲の音が気になるケースがある点には注意してください。

レンタルオフィスの営業時間は、運営会社やオフィスのある建物によって違いがあります。営業時間が短いとオフィスでの業務がなかなか進められないことになるため、自社の業務時間と大きな差がないかを重視しましょう。
業務時間をレンタルオフィス側の営業時間に左右されたくない方は、24時間営業のレンタルオフィスがおすすめです。24時間営業のレンタルオフィスはいつでも利用できるため、従業員が求める働き方の多様化にも対応できます。

レンタルオフィスにはさまざまな設備が備えられています。自社の業務で使用する、もしくは効率化できる設備があることが重要です。 レンタルオフィスの代表的な設備としては、会議室・応接室やインターネット設備・プリンター・空調設備が挙げられます。他にもカフェスペースがあるかや、Wi-Fiが利用できるかも確認しましょう。 求める設備に優先順位を付けると、自社にとって本当に必要な設備を備えたレンタルオフィスを選べます。

レンタルオフィスのある建物はさまざまな人が利用しているため、セキュリティ体制も必ずチェックしましょう。セキュリティ体制が高いレンタルオフィスであれば、安心してビジネスに利用できます。
レンタルオフィスのセキュリティは、セキュリティカードや顔認証によるワークスペースの施錠が基本です。防犯カメラによる監視も行われていれば、より高いセキュリティ体制が整備されていると言えます。 また、インターネット回線のセキュリティも重要です。Wi-Fiが契約者のみ利用できる設定になっているかなどをチェックしましょう。

レンタルオフィスは毎日、もしくは定期的に利用する施設であるため、アクセス性のよい立地であるかが大切なポイントです。「通勤時間が長くかかる」など、立地が悪いと業務のパフォーマンスが低下し、レンタルオフィスの利用頻度も少なくなります。
レンタルオフィスの立地を見るときは、「自宅から近いか」だけでなく、「取引先によい印象を与えられるか」というビジネスの視点も持ちましょう。レンタルオフィスの住所を名刺やWebサイトにも記載する場合は、都市部の一等地にあるほうがよい印象を与えやすいと言えます。

レンタルオフィスには受付サービス・秘書代行サービス・ドリンクサービスなど、さまざまな付帯サービスがあります。しかし、レンタルオフィスを契約した企業がすべての付帯サービスを必ずしも利用するとは限りません。 必要となる付帯サービスは、自社の属性（業務内容や従業員の人数など）によって異なります。サービスを利用すると料金も発生するため、予算との兼ね合いも考えなければなりません。 どのような付帯サービスが必要かをあらかじめ明確化しておき、求める付帯サービスが備わっているレンタルオフィスを探すとよいでしょう。

レンタルオフィスは契約した個室スペースをオフィスとして使えるサービスで、「設備やサービスが整っている」「初期費用が安い」などのメリットがあります。賃貸オフィスに代表される他オフィスとの違いや、費用相場・契約形態などを把握した上で、レンタルオフィスが自社に適しているかを検討しましょう。
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