バーチャルオフィスとは？特徴やメリット・デメリットを徹底解説

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バーチャルオフィスとは事業用の住所のみを貸し出す、いわば【仮想の事務所】のことです。 本記事では、バーチャルオフィスのサービス内容やレンタルオフィスとの違いを解説します。また、バーチャルオフィスを利用するメリットやデメリットも紹介していきます。

１．バーチャルオフィスとは？サービス内容を詳しく解説

バーチャルオフィスは仮想オフィスとも呼ばれているサービスです。契約すれば事業所の住所を借りることができるため、実際にオフィスを構えなくても事業を展開することが可能です。 まずは、バーチャルオフィスのサービス内容を詳しくみていきましょう。

バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスを契約したときに貸し出されるのは、実際の空間ではありません。バーチャルオフィスはあくまで、住所のみをレンタルできるサービスです。 バーチャルオフィスを契約すれば、架空の住所ではなく実際に存在する住所を使うことが可能となります。住所があれば郵便物を受け取れるだけでなく、事業所を登記したり、銀行口座を開設することも可能です。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い

バーチャルオフィスとレンタルオフィスは、混同されることが多いです。しかし、両者には明確な違いがあります。 レンタルオフィスは、実際のオフィス空間を借りられるサービスで、バーチャルオフィスは住所のみを借りるシステムになっています。バーチャルオフィスはレンタルオフィスとは異なり、実際の作業スペースをレンタルすることはできません。実際に作業する場所は別途準備する必要があります。

バーチャルオフィスの一般的なサービス内容

バーチャルオフィスの主なサービス内容として挙げられるのが住所の貸し出しです。郵便物の受け取りだけでなく、指定住所への転送に対応しているバーチャルオフィスも少なくありません。 これに加えてバーチャルオフィスでは、オプションサービスを利用することも可能です。 例えば多くのバーチャルオフィスでは、電話番号のレンタルや電話転送のサービスを提供しています。なかには、オペレーターが電話の架電や受電の対応を行う電話秘書のサービスを提供するバーチャルオフィスもあります。 バーチャルオフィスを契約した場合、原則として作業用のスペースを確保することはできません。ただし、必要に応じて会議室などを利用できるサービスもあります。バーチャルオフィスの利用時に作業スペースを使いたいときには、こうした付帯サービスを提供している業者を選びましょう。併せて、基本料金内で利用できるかどうかも確認しておくことをおすすめします。

２．バーチャルオフィスを利用する4つのメリット

バーチャルオフィスの利用者が増加しているのは、仮想オフィスならではの使い勝手の良さやメリットがあるためです。 ここからは、バーチャルオフィスを利用するメリットについてチェックしていきましょう。

格安料金で一等地の住所をレンタルできる

バーチャルオフィスを利用する大きなメリットは、初期費用を抑えて事業をスタートさせられるという点にあります。 バーチャルオフィスは住所のみのをレンタルできるサービスなので、通常のオフィスを借りるのに比べると費用を抑えらます。ビジネスを始めるにあたり資金的に余裕がない場合でも、レンタルオフィスなら、実際にオフィスを構えることなく一等地に住所を持てます。 バーチャルオフィスには人気エリアの住所も多いため、ブランド力を高めながら効率的に事業を展開することが可能です。

法人登記に利用できる

バーチャルオフィスの住所を使って法人登記できるケースも多いです。法人として営業したいときや、マンションの規約で自宅住所を法人登記できないときには、バーチャルオフィスの利用が便利です。 ただし、法人登記が別料金となるケースもあるため、バーチャルオフィス契約時には必ず条件面を確認しておきましょう。

自宅の住所を公開する必要がない

自宅の住所を事業のために利用することに抵抗をもつ人もいると思います。バーチャルオフィスを契約すれば自宅住所を公開する必要はありません。 バーチャルオフィスの住所はホームページや名刺にも掲載できるため、プライバシーを守れます。個人事業主や、小規模の起業をしたい人にも、バーチャルオフィスの利用が向いています。

すぐにビジネスをスタートできる

デスクやチェアなど事業所の設備を準備する必要がないのもバーチャルオフィスのメリットです。バーチャルオフィスの住所を使用し自宅ですぐにビジネスをスタートさせられるので、起業の手間がかかりません。 固定電話やFAX番号などの導入サービスを提供している業者も多く、手続きを委託できる分さらにスピーディにビジネスの準備を整えることができます。

３． バーチャルオフィスを利用する3つのデメリット

バーチャルオフィスの利用には、一等地で手軽にビジネスを始められるという大きなメリットがあります。その一方で、バーチャルオフィスの利用にはいくつかのデメリットも考えられます。 ここからは、バーチャルオフィスのデメリットについて考えていきましょう。

作業スペースはない

バーチャルオフィスはレンタルオフィスと異なり、作業スペースの使用は基本的にはできません。作業や会議、打ち合わせのためのスペースがなく、不便を感じることもあると思います。 作業スペースや会議スペースが必要なときには、別料金で作業ブースやスペースを借りられるサービスを利用するとよいでしょう。

他の契約者と同じ住所を利用することになる

取引先や顧客が住所で検索した場合、複数の企業が表示されるケースもあり、住所がバーチャルオフィスであることを知られてしまう場合もあります。とはいえ、バーチャルオフィスを利用していることがマイナスイメージになるかどうかは顧客次第です。多くの場合、バーチャルオフィスであっても問題なく取引ができるため、それほど心配はいりません。

業種によっては許認可を取得できないケースもある

業種によっては、バーチャルオフィスでは事業を行えないこともあります。 例えば弁護士や税理士、司法書士、宅地建物取引業などは、許認可を取得するために実際の空間が必須です。バーチャルオフィスを契約する際には、許認可にあたってバーチャルオフィスの利用が可能を必ず確認しましょう。

まとめ

バーチャルオフィスとは事業用の住所をレンタルできるサービスのことです。実際のオフィスを借りることはできませんが、自宅の住所を公開せずに安心してビジネスを行えます。 都心の一等地に住所を持ち、ホームページなどに掲載できるのがバーチャルオフィスの魅力です。また、起業にあたっての資金を抑えられるというメリットもあります。 一方で、作業スペースがない、他の契約者と同じ住所を利用するなどのデメリットもあります。バーチャルオフィスを利用する際は、デメリットの解消方法も検討しておくと良いでしょう。 効率よく事業を展開するために、バーチャルオフィスを上手に活用してください。