2023年4月11日 2025年7月26日
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バーチャルオフィスは、物理的なオフィスを構えずに事業用の住所や電話番号を借りられ、法人登記もできるサービスです。郵便物の受け取り・転送や、電話の転送・代行をはじめ、多彩なサービスを提供しており、特に初期費用を抑えたい事業者に人気です。
当記事では、バーチャルオフィスの基本的なサービス内容や利用するメリット・デメリット、そして選び方のポイントについて詳しく解説します。バーチャルオフィスに興味がある方や利用を検討している方は、ぜひご一読ください。
１．バーチャルオフィスとは？
２．バーチャルオフィスのサービス内容
３． バーチャルオフィスを利用する5つのメリット
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3-1． 格安料金で一等地の住所をレンタルできる
3-2． 法人登記に利用できる
3-3． 自宅の住所を公開する必要がない
3-4． すぐにビジネスをスタートできる
3-5． バーチャルオフィスの利用料は経費として計上できる
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4-1． 作業スペースは別で確保する必要がある
4-2． インターネット検索でバーチャルオフィスであることが知られる
4-3． 自宅の住所を公開する必要がない
4-4． 業種によっては許認可を受けられないケースもある
4-5． 場合によっては法人登記が認められないケースもある
１．バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、実際にオフィスを構えずに事業用の住所を借りられるサービスです。
バーチャルオフィスの契約者は、実在する住所を利用して郵便物の受け取りや法人登記、銀行口座の開設などができます。自宅の住所を公開せずに事業を展開できるため、個人事業主や小規模事業者にとって便利な選択肢の1つです。
なお、オンライン上に作成した「業務用の仮想オフィス」をバーチャルオフィスと呼ぶ場合もあります。オフィスサービスであるバーチャルオフィスと、オンライン上の仮想オフィスであるバーチャルオフィスは似ているものの、意味合いがやや異なることを覚えておきましょう。
1-1. バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い
バーチャルオフィスと混同されやすいオフィスの種類としては、レンタルオフィスも挙げられます。しかし、両者には明確な違いがあります。
レンタルオフィスは実際のオフィス空間を借りられるサービスである一方、バーチャルオフィスは住所のみを借りられるシステムになっています。
バーチャルオフィスはレンタルオフィスとは異なり、実際の作業スペースをレンタルすることはできません。そのため、作業場所は別途準備する必要があります。
２．バーチャルオフィスのサービス内容
バーチャルオフィスの主なサービスは、「住所の貸し出し」です。
事業用の住所を得ることにより、利用者は郵便物の受け取りや法人登記、銀行口座の開設などのさまざまなサービスを利用できます。
バーチャルオフィスの提供するサービスは、基本料金に含まれるサービスとオプション料金で利用できる有料オプションの2種類です。ここからは、基本料金に含まれることの多いサービス4つと、オプション料金に含まれることの多いサービス3つを紹介します。
2-1. 基本料金に含まれることの多いサービス4つ
バーチャルオフィスの基本料金に含まれることの多いサービスとして、以下の4つが挙げられます。
●郵便物の受取・転送
バーチャルオフィスでは、郵便物の受取・転送サービスが基本料金に含まれるケースが大半です。利用者の代わりに取引先や顧客からの郵便物を受け取り、指定の住所へ転送します。
ただし、郵便物が一定の重量やサイズを超える場合、プランによっては別途手数料がかかることに注意しておきましょう。また、郵便物の転送方法や頻度は提供会社によって異なるため、契約前に確認が必要です。
●電話番号・FAX番号の貸与
多くのバーチャルオフィスは、住所とともに電話番号やFAX番号の貸与サービスも提供しています。法人登記や法人口座の開設時に求められる連絡先の確保には、必須のサービスと言えるでしょう。新しく電話番号を引くためのコストや手間を省ける上、固定電話番号をもつことで取引先や顧客からの信頼を得やすくなります。
●電話の転送・代行
バーチャルオフィスの基本サービスには、電話の転送や代行が含まれる場合もあります。指定の番号にかかってきた電話を登録した番号に転送したり、オペレーターが代わりに電話対応を行ったりするサービスです。
これにより、事業用に固定電話の番号を利用しつつも自宅や私用のスマートフォンでの対応が可能となり、重要な連絡を見逃す心配もありません。ただし、基本料金が低めに設定されているプランの場合、電話の転送や代行はオプション扱いになるケースもあるため、事前の確認が必要です。
●会議室・打ち合わせスペース利用
バーチャルオフィスのサービスには、会議室や打ち合わせスペースの利用が含まれているプランもあります。会議室や打ち合わせスペースの利用は、ビジネスの信用度を高めるためにも重要です。
このサービスを利用することで、取引先や顧客との対面での打ち合わせや商談を行う場所を確保できます。サービスによっては、ワーキングスペースを提供しているプランもあり、物理的なオフィススペースを必要とする場合に便利です。利用条件や料金は提供会社によって異なるため、事前に確認しておくとよいでしょう。
2-2. オプション料金に含まれることの多いサービス3つ
バーチャルオフィスでは、基本料金に加えてオプション料金が発生する以下のようなサービスも提供されています。
●法人登記の代行
法人登記の代行は、会社設立時の煩雑な手続きを代わりに行ってくれるサービスです。法人登記の際は、膨大な書類を準備した上で管轄の法務局に出向く必要がありますが、作業は専門的で時間がかかります。
法人登記代行を利用すれば、書類作成や提出の手間を省けるため、本来の事業に集中できるでしょう。特に法的手続きに不安のある方や、手続きにかかる時間を節約したい方におすすめのサービスです。
●税務・経理・会計・労務に関する代行・サポート
税務や経理、会計、労務に関する業務は、事業運営に欠かせません。しかし、専門知識が必要であり、処理を間違えると法令違反と見なされるリスクのある作業です。
バーチャルオフィスの中には、税理士や会計士と連携し、これらの業務を代行するサービスを提供しているところもあります。経理・会計業務の代行を依頼すれば、ミスを減らしつつ、税務調査や罰金などのリスクを低減できるでしょう。記帳や決算、確定申告など、特定の時期や業務に限定しての依頼も可能です。
●融資・補助金・助成金に関する申込サポート
事業を展開する上で、融資や助成金、補助金の申請は重要な資金調達手段です。しかし、数多ある支援策の中から自社が受けられる制度やサービスを探し、それぞれの要件を確認、必要書類を用意するのは非常に手間がかかります。
バーチャルオフィスでは、行政書士や司法書士と連携し、これらの申請をサポートするサービスを提供しているところも珍しくありません。本来の事業に専念しつつも申請漏れを防ぎ、資金調達の機会を逃さないためにも役立つサービスです。
３． バーチャルオフィスを利用する5つのメリット
バーチャルオフィスの利用者が増加しているのは、仮想オフィスならではの使い勝手の良さやメリットがあるためです。 ここからは、バーチャルオフィスを利用するメリットを5つ紹介します。
3-1. 格安料金で一等地の住所をレンタルできる
ババーチャルオフィスを利用する大きなメリットは、初期費用を抑えて事業をスタートさせられるという点にあります。
バーチャルオフィスは住所のみをレンタルできるサービスであるため、通常のオフィスを借りるのに比べると費用は大幅に抑えられます。
ビジネスを始めるにあたって資金的に余裕がない場合でも、レンタルオフィスなら実際にオフィスを構えることなく一等地に住所をもてます。バーチャルオフィスには人気エリアの住所も多いため、ブランド力を高めながら効率的に事業を展開することが可能です。
3-2. 法人登記に利用できる
バーチャルオフィスの住所は、法人登記に利用できるケースも多々あります。法人として営業したいときや、マンションの規約で自宅住所を法人登記できないときには、バーチャルオフィスの利用が便利です。
ただし、法人登記が別料金となるケースもあるため、バーチャルオフィス契約時には必ず条件面を確認しておきましょう。
3-3. 自宅の住所を公開する必要がない
自宅の住所を事業のために利用することに抵抗をもつ方も多くいるでしょう。 バーチャルオフィスを契約すれば、自宅住所を公開する必要はありません。バーチャルオフィスの住所はホームページや名刺にも掲載できるため、プライバシーをしっかりと守れます。個人事業主や小規模で起業したい方にも、バーチャルオフィスの利用は向いています。
3-4. すぐにビジネスをスタートできる
デスクやチェアなど事業所の設備を準備する必要がないのも、バーチャルオフィスのメリットです。
バーチャルオフィスの住所を使用し自宅ですぐにビジネスをスタートさせられるため、起業の手間がかかりません。 固定電話やFAX番号などの導入サービスを提供している業者も多く、手続きを委託できる分さらにスピーディにビジネスの準備を整えることができます。
3-5. バーチャルオフィスの利用料は経費として計上できる
バーチャルオフィスの利用料は、事業経費として全額計上が可能です。経費として計上することで総所得を抑えられるため、節税効果が期待できます。
基本的に、バーチャルオフィスの利用料は家賃ではなく事業に必要なサービスの利用料として扱われるため、「支払手数料」への仕分けが一般的です。ワーキングスペースも利用するなら「賃借料」で計上する場合もあります。不安な場合は、税務署や税理士に一度相談するとよいでしょう。
４. バーチャルオフィスを利用する4つのデメリット
バーチャルオフィスの利用には、一等地で手軽にビジネスを始められるという大きなメリットがある一方で、いくつかのデメリットも考えられます。 ここからは、バーチャルオフィスのデメリットを4つ紹介します。
4-1. 作業スペースは別で確保する必要がある
バーチャルオフィスはレンタルオフィスと異なり、作業スペースの使用は基本的にできません。作業や会議、打ち合わせのためのスペースがなく、不便を感じることもあるでしょう
作業スペースや会議スペースが必要なときには、別料金で作業ブースやスペースを借りられるサービスを利用することがおすすめです。
4-2. インターネット検索でバーチャルオフィスであることが知られる
現代では、企業の住所をインターネットで簡単に確認できます。バーチャルオフィスは、複数の企業が同一住所を使用しているケースが珍しくありません。取引先や顧客が自社の住所を検索して多数の企業が表示された場合、バーチャルオフィスだと知られる可能性があります。
物理的なオフィススペースをもたないバーチャルオフィスは、自社ビルや賃貸オフィスと比べて事業規模や財務基盤が小さいという印象を与え、信用面で劣る場合があります。しかし、バーチャルオフィスの利用が必ずしもマイナスイメージになるわけではありません。企業の実態を明確に示し、信頼関係が構築できれば問題なく取引が進むことがほとんどです。
4-3. 業種によっては許認可を受けられないケースもある
バーチャルオフィスのデメリットとして、業種によっては許認可が取得できない点も挙げられるでしょう。例えば、宅地建物取引業では他事業所と同じ住所を本店とすることが認められていないため、バーチャルオフィスでは許認可がおりません。
また、建設業の場合は本店所在地のオフィスの写真や画像を提出する必要があります。士業ではオフィスの賃貸借契約書の提出が必要なため、物理的なスペースを借りられないバーチャルオフィスでの開業は原則として不可能です。
また、実態のある事業所を重視する金融機関の場合、バーチャルオフィスの利用が融資の審査に影響を与える可能性もあります。
4-4. 場合によっては法人登記が認められないケースもある
バーチャルオフィスを利用して法人登記を行う際、特定の条件や業種によっては法人登記が認められない場合があります。
例えば、登記する住所に同じ名称の法人が既に存在する場合や酷似した名称の法人が存在する場合、登記は認められません。あらかじめ法務省のオンライン登記情報検索サービスなどで調べておくとよいでしょう。
また、下記の業種も登記が認められなかったり、登記できても事業を開始できなかったりします。
これらの業種は、実態のある事業所や特定の要件を満たすオフィススペースが必要となるため、バーチャルオフィスでは基本的な要件を満たせません。法務局や担当省庁のホームページなどで登記や開業に必要な諸条件を確認しておきましょう。
５. バーチャルオフィスで法人口座は開設できる？
バーチャルオフィスでは法人登記だけでなく、法人口座の開設も可能です。ただし、法人口座開設の可否は銀行によって異なります。銀行は、事業の実態を確認するために以下のような基準で審査を行います。
特に登記簿による会社の存在確認や収入状況の確認が重要です。法律の定めにより、銀行は顧客が反社会勢力との関わりがないかを確認しなければなりません。
（出典：一般社団法人全国銀行協会「反社会的勢力との関係遮断に向けた対応について」）
法人口座をスムーズに開設するためにも、下記の資料を準備しておくとよいでしょう。
これらの資料を準備し、事業内容を明確に説明できるようにしておけば、口座開設の審査を通過しやすくなります。各銀行の基準に合わせて必要な書類をそろえ、健全な事業運営を示すことが重要です。
６．バーチャルオフィスの利用に向いている業種4選
バーチャルオフィスは、コストを抑えつつ事業運営を行いたい企業や個人事業主にとって非常に便利なサービスです。特に向いているのが、自宅を公開せずにビジネスを展開したい事業者や、物理的なオフィススペースを必要としない業種です。
以下では、バーチャルオフィスの利用に適した業種を4つ紹介します。
6-1. ネットショップ関連
ネットショップ関連の業種は、バーチャルオフィスの利用に非常に適しています。
基本的に、自社ECサイトやAmazon・楽天市場といったプラットフォームで商品を販売する業者は、実店舗をもつ必要がありません。しかし、ネットショップには特定商取引法で住所や連絡先の公開が義務づけられています。
ただ、自宅の住所を公開するのはプライバシー保護の観点から避けたいという方も多いでしょう。
バーチャルオフィスなら、自宅の住所を公開せずに済みます。さらに、商品発送や返品の際もバーチャルオフィスの住所を利用すると、プライバシーを保護しながらの商品販売が可能です。商品を自宅や倉庫で保管し、販売業務をオンラインで完結させることで、効率的にビジネスを進められます。
6-2. WEB関連
下記のようなWeb関連の業種も、バーチャルオフィスの利用に適しています。
これらの業種は基本的にパソコンとインターネット環境があれば仕事ができるため、物理的なオフィススペースを必要としません。
バーチャルオフィスを利用することで、ビジネスの拠点として信頼性の高い住所を提供できるため、クライアントや取引先からの信用を得やすくなるでしょう。さらに、郵便物の受取や転送、電話対応などのサービスも利用すれば、業務の効率化も図れます。
6-3. サービス関連
下記のようなサービス関連の業種も、バーチャルオフィスの利用に向いています。
これらの業種は顧客と対面で会う機会が少なく、主にオンラインや出張でサービスを提供する業種です。そのため、物理的なオフィスを構える必要がありません。
しかし、バーチャルオフィスの住所を名刺やホームページに記載することで、クライアントに安心感を与えられます。住所が一等地であれば、より信頼性は高まるでしょう。
また、会議室や打ち合わせスペースを一時的に利用できるサービスもあり、必要なときにだけ実際のスペースを借りることが可能です。
6-4. 出張ビジネス関連
下記のような出張ビジネス関連の業種も、バーチャルオフィスの利用に適しています。
これらの業種は、クライアントや顧客の指定した場所でサービスを提供するため、固定のオフィススペースをもつ必要がありません。しかし、ビジネスの信頼性を高めるために、公式のビジネス住所をもつのは有効です。
バーチャルオフィスを利用すれば、プロフェッショナルなイメージを保ちつつ、必要なときに会議室や打ち合わせスペースを活用できます。低コストで事業を運営できるため、資本金が少なくても出張ビジネスを始められるでしょう。
７．バーチャルオフィスの選び方・ポイント
バーチャルオフィスは、事業を運営するための重要な拠点となります。運営会社や契約プランによっても企業の信頼性や使い勝手に大きく影響するため、慎重に選ばなければなりません。 ここからは、バーチャルオフィスを探す際に注意すべきポイントを4つ紹介します。
7-1. 住所や電話番号に問題がないか
バーチャルオフィスを選ぶ際、まず確認すべきは住所や電話番号です。事業所の住所はビジネスの信用に直結するため、住所に不審な点がないかを確認しましょう。例えば繁華街の雑居ビルや住宅専用の賃貸物件の場合、ビジネスの信頼性に疑問をもたれやすく、取引や融資で不利になりかねません。
また、電話番号が「050」で始まるIP電話の場合も、信用が低く見られるケースがあるため注意が必要です。ビジネス一等地の住所をもつバーチャルオフィスを選ぶことで、信頼性を高めることができます。
7-2. サービスの過不足がないか
バーチャルオフィスの提供するサービスが、自社のニーズに合っているかを確認するのも大切です。基本料金に含まれるサービスはもちろん、オプション料金で提供されるサービスの内容も余さずチェックしましょう。
例えば、取引先や顧客との打ち合わせが多い場合には、貸し会議室やレンタルスペースが利用できるサービスが必要です。郵便物の転送サービスを利用するのであれば、転送方法や頻度、追加料金の有無も確認しなければなりません。
また、不要なサービスがあればコストが無駄になる可能性があるため、必要なサービスだけがそろったプランを選ぶことも重要です。
7-3. サービス内容と料金が見合っているか
バーチャルオフィスのサービス内容と料金が見合っているか、確認することも重要です。初期費用や月額利用料金、オプションサービスの料金を総合的に計算し、予算内で無理なく利用できるかを検討しましょう。
また、長期にわたって利用する場合は、コストパフォーマンスが重要となります。安価なプランは基本的なサービスのみで、追加費用がかかるケースが大半です。しかし、料金が高いからといって必ずしもサービスが充実しているとも限りません。自社のニーズに最適なプランを見つけることが大切です。
7-4. 企業イメージに影響する不安要素がないか
バーチャルオフィスを選ぶ際には、企業イメージに影響する不安要素がないかを確認するのも忘れないようにしましょう。取引先や顧客からの信頼を損なうリスクを回避するためにも、過去に犯罪行為に利用された経歴があるバーチャルオフィスは避けなければなりません。
また、アクセスや建物の外観、内装も重要です。取引先や顧客がオフィスを訪れることがある場合、アクセスがよく清潔感がある建物を選ぶと、企業のイメージアップにつながります。可能であれば、事前に現地を訪れて確認し、信頼性の高いバーチャルオフィスを選びましょう。
８．【4STEP】バーチャルオフィスの利用開始までの主な流れ
バーチャルオフィスを利用する際は、手続きの全体的な流れを把握しておくことで、スムーズに入居できます。 以下では、利用開始までの流れを4つのステップに分けて解説します。運営会社によっても詳細は異なる場合がありますが、おおよその進行手順に大差はありません。
8-1. STEP1：バーチャルオフィスの検索・内覧申込
まずは、利用するバーチャルオフィスを選びます。インターネットで検索し、希望するエリアや提供されるサービス、料金などを比較しましょう。いくつかの候補が絞られたら、内覧を申し込んで実際のオフィスを見学します。
内覧では、オフィスの住所や設備、周辺環境を確認しましょう。特に会議室や打ち合わせスペースの利用を予定している場合は、部屋の広さや設備をしっかりとチェックすることが重要です。直接現地に行くことで、アクセスのよさや実際に取引先や顧客が訪問しやすい場所であるかも確認できます。
8-2. STEP2：必要書類の準備・提出
内覧で問題がなければ、次に必要書類を準備します。必要書類はバーチャルオフィスの運営会社によって異なるため、事前に確認しておきましょう。
一般的に必要な書類としては、法人の場合は履歴事項全部証明書や法人の印鑑証明書などが挙げられます。個人事業主の場合は住民票や個人の印鑑証明書、代表者の身分証明書のコピー、自宅の公共料金の明細などです。
書類をそろえたら、指定された方法で提出します。書類の不備がないように確認し、期限内に提出しなければなりません。書類によっては公共機関で直接受け取る必要が生じるため、余裕のあるスケジュールを組みましょう。
8-3. STEP3：入居審査
必要書類を提出した後は、バーチャルオフィスの運営会社による入居審査が行われます。審査で確認されるのは、申込者の信用性や企業の実態、業種などです。特に事業内容が明確であることが重視されるため、必要に応じて事業計画書や取引先との契約書などの追加書類を求められることがあります。
審査には、数日から2週間程度かかるケースが一般的です。審査中に運営会社からの連絡があった場合は、速やかに対応するようにしましょう。審査に通過した場合、契約手続きについての案内が届きます。
8-4. STEP4：契約締結・オフィス利用開始
審査に通過したら、契約締結に進みます。契約書には利用料金や解約条件などが記載されているため、しっかりと内容を確認し、1つでも不明点があれば必ず担当者に問い合わせて疑問を解消しておきましょう。
契約書にサインをしたら、初期費用や月額利用料金を指定された方法で支払います。近年では、クレジットカードでの支払いが一般的です。運営会社によっては銀行口座からの引き落としや、振込にも対応している場合があります。支払いが完了すれば、いよいよバーチャルオフィスの利用開始です。
以上の4ステップを踏むことで、スムーズにバーチャルオフィスの利用を開始できます。事前に必要な手続きや準備を把握し、計画的に進めるとよいでしょう。
まとめ
バーチャルオフィスは、実際にオフィスをもたずに事業用の住所をレンタルできるサービスです。メリットとして、低コストで一等地の住所を利用でき、自宅住所を公開する必要がない点が挙げられます。一方で、運営会社によっては作業スペースを借りられない、ほかの契約者も同じ住所を利用するなどのデメリットもあります。バーチャルオフィスを利用する際は、デメリットの解消方法も考えておくことが大切です。バーチャルオフィスを上手に活用し、効率のよい事業展開を図りましょう。
クロスコープが提供するレンタルオフィスは、都内8拠点と仙台に合計10拠点を展開している法人向けレンタルオフィスです。バーチャルオフィスプランもご用意がございます。
バーチャルオフィスから事業を始め、スタートアップを経て規模に応じて個室に切り替得ることも可能です。落ち着いた大人の街「港区外苑前の青山エリア」、高層ビルが立ち並ぶビジネスの中心地「新宿区の新宿エリア」、国際色豊かな「港区六本木エリア」、再開発著しいアクセス抜群の「渋谷区の渋谷エリア」、東北随一の街「仙台市青葉区の仙台エリア」。最小限のコストで青山・新宿・六本木・渋谷・仙台などの一等地の住所を利用し、あなたの会社の信用力やブランドイメージを高めることができます。
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