レンタルオフィスの短期利用

2021年9月13日

リモートワーク、テレワークの普及、そしてウィルス感染症の広まりによって、以前のような毎日同じオフィスに通うというビジネススタイルが大幅に変化しました。在宅勤務や時差出勤、そして週の数日間のみ出社するスタイル、そしてそれらの組み合わせを上手く使った働き方、まさに、ニューノーマルな働き方がここ数年で定着しました。(もちろん、事業の内容によっては、そのような働き方は出来ず、今まで通り自社へ通勤し、同じように働くというワークスタイルを継続されている方もいると思います。)

このように働く「場所」が変化したことによって、今まで常識とされていた長期的にオフィスを借りるという賃貸借の「期間」の問題も変化するようになりました。今回は、レンタルオフィスを短期利用することについて考察したいと思います。

短期間だけオフィスを利用したいというニーズ

通常賃貸オフィスの大半は、2-3年の定期借家契約を契約形式がとられています。実際には利用実績が積まれるので、よほどのことがない限り、ほぼ同一の条件で再契約し、利用できることになりますが、契約期間に区切りがあり、法形式上は、契約の「更新」を前提としていないので賃貸人側にかなり有利な内容となります。緊急事態宣言が続いたり、人流などの影響、社会状況などがどのようになるか先が見えない状況下では、長期間の契約はリスクがあるので、「今はやめておこう」と躊躇してしまいます。以前は当たり前だった2-3年の賃貸契約も現在では長すぎると感じる企業が増えてきているようです。

短期間だけチームを組みプロジェクトを進めたい、競争入札で公的機関から短期の請負業務を受注した、など、人が集まって業務を行うスペースは必要だが、長期間の利用は不要というニーズはあると思います。一般的な通常賃貸では、長期・安定的な借り手を望んており、短期利用を想定していないので、利用期間が短くても承諾してくれるオーナーや、賃貸人は少ない傾向にあります。

幸運にもそのような物件が見つかったとしても、一般的なオフィス事務所を借りる場合は、その準備にかなり時間がかかります。不動産オーナー、管理会社の財務チェックを含む様々な「審査」、「契約」の諸条件のやり取りに多くの時間が割かれます。上手く条件が整い、契約段階までこぎ着けたとしたら、次に、ネット環境や電話回線などのオフィスインフラの整備、まっさらな状態の「空き室」に内装工事を行い、什器を揃えて実際の利用日までを考えると、利用開始までの期間と費用がかかってしまうのです。

レンタルオフィスの短期利用の利点

短期間のプロジェクトや、競争入札での事業は、人を集め、業務を行う環境を整えるスピードが、非常に重要になります。そこで、短期利用のオフィスの場としてレンタルオフィスが選ばれることになります。

短期でのレンタルオフィスを利用することは、下記のような利点があります。
(1)全て整ったオフィス環境があり、ワンストップですぐに利用できる
(2)内見から契約までのスケジュールがシンプルでスピード感がある
(3)契約期間について、要望に基づく柔軟な対応をしてくれる
(4)利用料が通常賃貸に比べ安価
(5)必要な費用が明確で、支払計画が立てやすい
・・・等々です。

期間の終期が決まっているプロジェクトはともかく、「いつ終わるか」が明確でない事業案件などにもレンタルオフィスの利用は有利に働きます。レンタルオフィスでは、通常1~3ヶ月前に解約申告を出す形式になっているので、退去の準備、次のオフィスへの移転などを考えると、利用者にとって最適な解約申告の期間ではないでしょうか。(通常賃貸オフィスは、6ヶ月以上前に解約申告を出すのが一般的です。)

通常賃貸でも短期利用を認める物件も増えてきましたが、ビジネス環境が既に整い、利用開始までにスピード感のあるレンタルオフィスの方が今なお優れているように思います。レンタルオフィス自体、様々な会社が運営し、それぞれの特性を活かしたビジネス展開を行っていますので、知名度がかなり上がりました。また最近では在宅勤務では効率が悪いなどと考え始める企業も増えてきており、出社率を増やす際、サテライト拠点としてレンタルオフィスを利用するパターンも増加しています。短期利用ができるオフィスの場所、という点も認知度の広まりと共に、最近のレンタルオフィス選択の大きな一つのメリットとトレンドになっています。