オフィス環境改善の重要性｜改善すべきオフィスの特徴とアイデアも

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会社のオフィス環境は、従業員の働きやすさや会社全体のイメージに影響を与えています。オフィス環境が悪い場合には環境改善が必要です。
オフィスの環境改善とひとくちに言っても、オフィス環境はさまざまな要素で構成されています。オフィスの環境改善を進めたくても、どの要素を改善すれば良いかが分からない方も多いでしょう。今回はオフィスの環境改善が重要な理由から、改善すべきオフィスの特徴と主要なアイデア、オフィス環境改善を成功させるためのポイントまでを徹底解説します。

1. オフィスの環境改善が重要な理由

オフィスは事業活動の中心となる場所であり、従業員が業務に従事する主な作業場でもあります。
オフィス環境は従業員の業務効率やモチベーション、コミュニケーションの取りやすさに影響するため、オフィスの環境改善は企業にとって重要性が高い取り組みです。
そこでまずは、オフィスの環境改善が重要な理由を3つ紹介します。

1-1. 従業員の業務効率を向上させるため

オフィス環境が悪いと従業員が業務に集中できず、十分なパフォーマンスを発揮できなくなって業務効率が低下します。
従業員の業務効率を向上させるためには、オフィスの環境改善が重要です。従業員が業務に集中しやすくなるオフィス環境を用意することで、従業員は本来のパフォーマンスを発揮できるようになり、高い集中力を持って業務に打ち込めます。
従業員個人の業務効率が向上すると、チーム単位・部署単位でのプロジェクトもスムーズに進むようになり、企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。

1-2. 従業員の不満やストレスを軽減させるため

オフィス環境が悪い職場では、従業員は作業中に不満やストレスを感じやすくなります。 例を挙げると「書類の保管場所が分かりにくく探すのに手間がかかる」「オフィス全体が見渡せず、誰がオフィス内にいるか把握できない」などです。一つひとつは小さな不便さであっても、積み重なることで不満・ストレスが溜まって、モチベーション低下や離職につながる可能性があります。 オフィスの環境改善を進めることで従業員が快適に作業をできるようになり、モチベーション低下や離職も防ぎやすくなります。

1-3. 従業員同士のコミュニケーションを活性化させるため

オフィス環境は従業員同士のコミュニケーションにもかかわります。
オフィス環境が悪い職場では従業員同士がコミュニケーションを取りにくく、重要な情報の伝達漏れが発生する可能性があります。同僚同士の雑談や上司・部下間の相談も発生しにくいため、信頼関係の構築が進みません。 コミュニケーションが活性化できるようにオフィス環境を改善すれば、業務にかかわる情報の伝達漏れも防ぐことが可能です。従業員同士の信頼関係も構築しやすくなり、さらなる生産性の向上が見込めます。
また、コミュニケーションが活性化するオフィスは、異なる部門・部署間の人間関係も構築しやすくなります。従来は接点を持てなかった人間関係が作られることで、新たな価値の創造にもつながるでしょう。

2. 環境改善が必要なオフィスの特徴

環境改善が必要なオフィスには、下記のような特徴があります。

環境改善が必要なオフィスの特徴について

特に「オフィスの日当たりが悪く、暗い場所が多い」と「暑すぎる場所や寒すぎる場所がある」は優先的に改善しましょう。 オフィス内が暗いと従業員の視力低下を招き、業務効率を低下させます。暑すぎる、もしくは寒すぎるオフィスも従業員の健康状態を損なう可能性があり、大きな問題がある環境です。

3. オフィス環境の改善に向けたアイデア5選

オフィス環境を改善するためには、下記の方法を実践してみましょう。

オフィス環境を改善する際は、必ず自社オフィスの現状と課題を把握した上で進めることが大切です。 また、オフィスの環境改善はできる範囲から徐々に進めていく方式でも良いものの、なるべく早く改善を行ったほうが望ましいでしょう。環境改善が早く完了するほど、従業員の業務効率化や不満・ストレスの軽減といった効果も早期に現れます。
ここからは、オフィス環境改善の5つのアイデアを詳しく解説します。

3-1. (1)照明設備の整備

オフィス内が薄暗いと従業員の作業効率が低下し、仕事中の雰囲気も陰気になります。オフィスの明るさを確保するために、照明設備の整備を進めましょう。 JIS規格の中でも照度について定めたJIS Z9110によると、事務所内の事務室は750ルクスが適切な照度とされています。
（出典：首相官邸ホームページ「JIS Z9110（照明基準総則）の改正について（周知） 」/https://www.kantei.go.jp/jp/singi/electricity_supply/0617shodoshuchi.pdf）
天井照明を明るいものに変えたり、間接照明を設置したりすると、従業員が作業しやすい照度を実現できるでしょう。
また、スペースの用途ごとに照明の色を変えることもおすすめです。デスク用の照明は作業に集中しやすい昼光色の照明を選び、休憩室にはオレンジがかった温かみのある電球色の照明を選ぶと、従業員の気分にメリハリをつけられます。

3-2. (2)空調設備の整備

室温が適切に調節されていなかったり、湿気やニオイがこもっていたりするオフィスは、従業員の集中力低下やストレス蓄積を招きます。従業員が快適に作業できるよう、空調設備の整備が大切です。
エアコンを設置しているオフィスは多いものの、部屋の隅や棚・間仕切りに遮られている場所はエアコンの風が届かない可能性があります。サーキュレーターや換気扇、空気清浄機などを設置して、オフィス内の広い範囲をカバーできるようにしましょう。

3-3. (3)オフィスレイアウトの見直し・変更

「デスク間の行き来がしにくい」「書類の保管場所へ行きにくい」などアクセス性の悪さが目立つオフィスは、オフィスレイアウトの見直し・変更が必要です。アクセス性が良いレイアウトにすれば、従業員の作業効率向上やコミュニケーションの活性化につながります。 オフィスレイアウトの見直し・変更をする際は、従業員の動線を考えましょう。複写機や会議室・休憩室など、多くの従業員が利用する設備・スペースにどの場所からもアクセスしやすくすると、オフィスの使い勝手が向上します。
また、オフィスレイアウトは安全面や災害時の避難経路を考慮することも大切です。

3-4. (4)機能性の高いオフィス家具の導入

機能性の高いオフィス家具を導入すると、従業員がデスク作業をしやすくなって作業効率・生産性が向上します。従業員が会社への愛着を感じ、離職を防止する効果も期待できるでしょう。 機能性の高いオフィス家具としては、腰痛や肩こりになりにくいデスクチェアや、収納力の高いデスク・キャビネットなどがおすすめです。チーム単位でのプロジェクト進行を支援したい場合は、大人数用のミーティングテーブルやホワイトボードも導入しましょう。

3-5. (5)オフィススペースの設置

個人スペースや防音スペースなど、デスク以外にも集中できる環境を用意すると従業員の作業効率を向上できます。個人スペースは周囲からの視線を遮る間仕切りを使用し、防音スペースは雑音を遮断できる防音ボードなどを使用すれば設置可能です。
また、休憩スペースや談話ルームといった快適に休憩できるスペースの設置もおすすめです。ソファ・長椅子・テーブルを設置し、雑誌を並べられるマガジンラックやコーヒーサーバー・観葉植物も導入すると、快適に休憩できる空間を作れます。

4. オフィス環境の改善を成功させるためのポイント

オフィス環境の改善を成功させるには、2つのポイントも押さえておきましょう。

5. まとめ

オフィス環境を改善すると、従業員の業務効率向上や、業務中に発生する不満・ストレスの軽減などを期待できます。環境改善が必要な特徴の見られるオフィスは、紹介した5つのアイデアを参考にして、ぜひオフィス環境改善を進めてみてください。

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