オフィスDXとは？得られるメリットから主な施策例まで解説！
2024年6月13日 2024年6月18日
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デジタルトランスフォーメーション、略してDXは現代のビジネスシーンにおいて避けて通れないテーマの1つとなっています。そして、それはオフィス内の業務においても例外ではなく、オフィスのデジタル化、すなわちオフィスDXの重要性が高まっている状況です。
当記事ではオフィスDXの基本から求められる背景、オフィスDXの推進で得られるメリット、具体的な施策例まで幅広く紹介します。社内のデジタル化を進める一歩として、ぜひ参考にしてください。
1. オフィスDXとは？
オフィスDXに厳密な定義はありませんが、一般には「オフィスで行われる業務のデジタル化」として広く認知されています。DXとは、デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略称です。
経済産業省が2019年に取りまとめた「「DX 推進指標」とそのガイダンス」では、DXを下記のように定義しています。
企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること
オフィスDXは、オフィス環境や業務プロセスのデジタル化による、業務効率の改善や効率化を指します。デジタル技術の活用により日常のオフィスワークをよりスムーズにし、従業員の生産性や働きやすさを向上させつつ、企業としての競争力を高めるための概念です。
オフィスDXによって、企業は変化するビジネス環境に柔軟に対応し、持続可能な成長を目指すことができるようになります。
2. オフィスDXの推進が求められる背景
オフィスDXを推進する背景には、労働人口の減少と働き方の変化があります。
日本は労働人口が減少しており、多くの企業が雇用の確保に苦労している状況です。
国立社会保障・人口問題研究所の将来推計によると、日本の生産年齢人口（15～64歳）が2062年には5,000万人を割ると推計されています。労働力の不足がますます深刻化すると予想される状況で、生産性の向上や業務プロセスの効率化が求められるようになりました。
( 出典：国立社会保障・人口問題研究所「日本の将来推計人口」/ https://www.ipss.go.jp/pp-zenkoku/j/zenkoku2023/pp202311_ReportALL.pdf ）
また、コロナ禍を受けてテレワークが推進され、従業員がオフィス外で仕事をすることが一般的になったのも理由の1つです。新しい働き方を支えるためにも、在宅やコワーキングスペースでも効率的に仕事ができる環境の整備が必須となっています。
オフィスDXは、これらの課題に対応するための重要な手段です。
3. オフィスDXの推進によって得られるメリット3選
オフィスDXを進めることで、企業は数多くの利点を享受できます。特に代表的なメリットが、「業務の効率化」「労働環境の改善」「人的コストの削減」の3つです。いずれのメリットも、企業の競争力を高め、持続可能な成長を支える基盤となるでしょう。
以下では、オフィスDXの推進によって得られるメリットを3つ解説します。
3-1. 業務の効率化
オフィスDXを推進することで、人の手による作業を大幅に減少させ、業務の効率化が実現するのは大きなメリットの1つです。特に、バックオフィス業務の自動化により、経費計算・給与計算・請求書発行・採用活動などのルーチンワークが、スピーディーかつ正確に処理できるようになります。
さらに、情報の一元管理によるスムーズな情報共有も効率化を促進する要素です。必要な情報へのアクセスが容易になり、データ活用が進むことで、業務プロセスの改善や教育コストの削減も期待できます。顧客情報の共有による部署間の連携強化も、業務効率化に寄与するポイントです。
3-2. 労働環境の改善
オフィスDXの進行による労働環境の改善は、従業員にとって大きなメリットです。業務効率の向上により、長時間労働の是正や残業の減少が実現します。また、クラウドサービスの活用やペーパーレス化など、DXの推進はテレワーク環境の構築を容易にし、時間や場所に縛られない柔軟な働き方を可能とします。
従業員の仕事と私生活のバランスが改善され、働きやすい環境が整えば、優秀な人材が集まりやすくなるでしょう。子育て中の親や通勤が困難なシニアなど、多様な労働力の社会参加を促進できれば、企業の競争力向上も期待できます。自然災害や感染症の拡大といった緊急時でも、業務の継続性を保ちやすくなるのもメリットです。
3-3. 人的コストの削減
オフィスDXを進めることで、人的コストの削減も可能です。自動化ツールの導入により、これまで人手を必要としていた業務を減らしたり、従業員をより価値の高いクリエイティブな業務に振り分けたりできるようになります。
例えば、チャットボットを導入すれば24時間体制のコールセンターの運営に多くの人員を配置する必要がありません。無人受付ツールを活用すれば、受付業務にかかっていた人件費も節約できます。
さらに、オンライン上での電子書類やマニュアル共有を活用することで、従来の属人的な引継ぎ方法からの脱却と教育コストの削減も期待できるでしょう。
4. オフィスDXの主な施策5選
デジタル技術を駆使して業務プロセスを最適化することで、企業は業務の効率化やコスト削減、そして働きやすい環境作りを実現できます。
ここでは、オフィスDXを推進する上で特に効果的な施策を5つ紹介します。DXの推進に当たって何から手を付ければ良いか分からないのであれば、以下の施策から検討すると良いでしょう。
4-1. 各種書類の電子化
各種書類の電子化は、オフィスDXを推進する上で基本となる施策です。文書管理システムや電子契約システムの導入により、紙ベースの書類をデジタル形式に変換しましょう。
書類の電子化により、紛失リスクの軽減やデータアクセスの制限設定、印刷費用・保管スペースの削減など、書類管理に関する多くの課題を解決できます。
さらに、電子化した書類は検索や共有が簡単になり、テレワーク中の従業員もクラウド上からアクセス可能です。業務効率の大幅な向上が期待できるでしょう。
4-2. 受付の無人化
無人受付機の導入も、オフィスDXの推進において有効な手段の1つです。無人受付機の導入により、担当者を受付に配置する必要がなくなり、人件費の削減が見込めます。
また、受付情報や従業員の呼び出しをクラウドで管理するシステムなら、来客管理の効率化も図れるでしょう。タブレット端末を用いれば設置も簡単に行えるため、迅速にオフィスのデジタル化を進めることが可能です。
4-3. 勤怠管理のクラウド化
勤怠管理のクラウド化も、オフィスDXにおける重要な施策です。タイムカードや紙ベースからデジタルの勤怠管理システムに変更すれば、労働環境の可視化が容易になります。 システムを通じて、有給残日数の確認や残業時間をリアルタイムで管理可能です、従業員と人事双方の業務負担が軽減し、効率化が図れる上、長時間労働や不正打刻を防止する効果もあります。 クラウドタイプなら、スマートフォンからも操作可能です。外出先や自宅からでも勤怠記録を付けられれば、労務管理の負担軽減や多様な働き方の推進が実現するでしょう。
4-4. 問い合わせ対応の自動化
問い合わせ対応の自動化は、オフィスDXにおける効果的な施策です。チャットボットの導入で、顧客からの一般的な問い合わせに対してAIが自動で回答するようになれば、担当者の業務負担が軽減されます。 AIによる一次対応で解決できない複雑な問い合わせは、必要に応じて人間の担当者に引き継ぐことが基本です。また、チャットボットは24時間365日対応可能であり、土日や夜間でも顧客の問い合わせへ即座に対応できるため、顧客満足度の向上にも寄与します。
4-5. 社外への電話転送
電話転送システムの導入により、テレワーク中の従業員も社外から会社宛ての電話を受け取ることが可能になります。電話転送システムは、会社宛ての着信を携帯電話やほかの固定電話へ自動的に転送するシステムです。従業員がオフィスにいない状況でも、ビジネスの連続性を保てるため、電話番のためだけに出社する必要がありません。
また、顧客に個人の携帯番号を伝える必要がなくなり、従業員のプライバシー保護につながるのもメリットです。自動的に電話履歴を記録し、通信費を会社に請求する機能が備わっているサービスであれば、管理の手間も大幅に削減できるでしょう。
5. まとめ
オフィスDXを進めることで、業務の効率化や生産性の向上、そして多様な働き方の支援が可能になります。特に、書類の電子化・受付の無人化・勤怠管理のクラウド化・問い合わせ対応の自動化・社外への電話転送などは、効率的なオフィス環境を実現する上で重要な要素です。
日本企業も、国際競争において優位性を確立するためには、オフィスDXのさらなる推進が不可欠な時代となりました。企業変革を進め、新しい働き方を実現するためにも、今こそ積極的な取り組みが求められています。
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