タッチダウンオフィスとは？導入メリット・注意点・作り方を解説！

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働き方改革の推進を目的として、タッチダウンオフィスの導入を検討する経営者や企業担当者も増えています。
しかし、タッチダウンオフィスの特徴や注意点を正しく理解できていなければ、十分な効果を得ることはできません。導入メリットを高めるためにも、まずはタッチダウンオフィスについて知識を深めておきましょう。
今回は、タッチダウンオフィスの概要と導入メリット、注意点について解説します。タッチダウンオフィスの作り方も紹介するため、ぜひ参考にしてください。

1. タッチダウンオフィスとは？

働き方が多様化する近年、タッチダウンオフィスと呼ばれる新しいオフィススタイルが注目されています。
タッチダウンオフィスとは、外出中の社員が利用するためのスペースです。タッチダウンオフィスのほとんどは、駅周辺や立ち寄りやすい場所に設置されています。外回り営業や出張などで外出する社員は、タッチダウンオフィスを利用してオフィス作業ができます。
タッチダウンオフィスの主な目的は、外出している社員の空き時間の有効活用です。タッチダウンオフィスには仕事に必要なオフィス機器や通信環境がそろっているため、オフィスに戻らなくても書類の整理や資料の作成ができます。 タッチダウンオフィスは、社外に設置するケースがほとんどです。しかし、中には社員の気分転換や情報交換の場を確保する目的で、社内にタッチダウンスペースを設置している企業もあります。
タッチダウンオフィスの導入は、生産性の向上やコミュニケーションの活性化を目指したい企業のほか、社員のメンタルヘルス対策に力を入れたい企業にもおすすめです。

2. タッチダウンオフィスを導入するメリット

タッチダウンオフィスの導入には、多くのメリットがあります。導入の意義や期待できる効果をイメージするために、どのようなメリットがあるのかチェックしておきましょう。 ここでは、タッチダウンオフィスを導入するメリットを3つ紹介します。

2-1. タイムロスの減少により作業効率が向上する

タッチダウンオフィスを導入することで、外出先からオフィスに向かわなくても作業ができるようになります。社員だけでなく企業側にとっても、タイムロスの削減は大きなメリットです。
カフェやコワーキングスペースを活用する方法もありますが、必ずしも都合がいい場所にあるとは限りません。カフェやコワーキングスペースが近くにあったとしても、混雑していれば利用できない可能性もあるでしょう。
タッチダウンオフィスであれば、作業スペースをわざわざ探す必要もなくなりスムーズに作業をすることができます。タイムロスによる疲れやストレスを軽減できる上に、静かな環境で集中できるため作業効率の向上にもつながります。

2-2. 社内のコミュニケーションが活性化する

社内コミュニケーションが活性化することも、タッチダウンオフィスを導入するメリットの1つです。 タッチダウンオフィスは、部署や働き方を問わず社員が自由に利用できます。普段は接点がない社員同士でも、タッチダウンオフィスの利用がきっかけで交流が深まることもあります。お互いの業務に興味を持ったり情報交換をしたりするうちに、新しいアイデアが生まれることもあるでしょう。
また、テレワーク社員が抱えがちな孤独感や悩みの解消にも効果的です。

2-3. 社員のリフレッシュにつながる

働く場所の選択肢が増えることで、社員はリフレッシュしやすくなります。 オフィスの自席や自宅でのテレワークなど働く場所が限られると、集中力は低下しやすくなります。タッチダウンオフィスの導入により状況や気分に合わせて働く場所を変えられることは、社員にとって大きなメリットです。 環境が変わると気分も変わるため、生産性の向上や意欲回復にも効果的です。見える景色の変化により、行き詰っていた作業の解決方法が思い浮かぶこともあるでしょう。

3. タッチダウンオフィスを導入する際の注意点

オタッチダウンオフィスの導入にはメリットが多くあるものの、注意すべきポイントもいくつかあります。十分な効果を得るために、コスト面やセキュリティ面を考慮した上で導入準備を進めましょう。 以下では、タッチダウンオフィスを導入する際の注意点を解説します。

3-1. 利益よりも金銭的コストが大きくなる可能性がある

企業によっては、タッチダウンオフィスの導入で得られる利益より金銭的コストが大きくなることがあります。タッチダウンオフィスの導入にかかる主な費用は、次の通りです。

タッチダウンオフィスの導入後は、賃料や利用料、通信や水道光熱費などのランニングコストもかかります。利用者数が想定より少なければ、利益より金銭的コストが大きくなり経営に大きな影響を及ぼすリスクもあります。
タッチダウンオフィスの利益を高めるために、導入前に利用者数に見合ったコストかどうか明確にしておきましょう。また、想定している利用者数を達成できるように、社員に広く周知することも大切です。

3-2. セキュリティリスクが増加するおそれがある

社外にタッチダウンオフィスを設置するとなれば、情報漏洩やID・パスワードの盗難などセキュリティリスクが増加するおそれがあります。 情報漏洩は、情報を悪用されたり利用できなくなったりするだけでなく、金銭的な損失や社会的信用の低下にもつながります。
書類やUSBメモリの紛失・置き忘れなどの人為的なミス、不正アクセスやウイルス感染などのサイバー攻撃を防ぐには、十分なセキュリティ対策が必要不可欠です。セキュリティルールの設定やセキュリティシステムの構築など、複数の対策を組み合わせましょう。

3-3. タッチダウンオフィス・タッチダウンスペースの作り方

タッチダウンオフィスまたはタッチダウンスペースを導入する際は、設置に向けて必要な手順をイメージしておくことが大切です。
タッチダウンオフィス・タッチダウンスペースの設置は、以下の手順で行います。

タッチダウンオフィスの導入コストを抑えるには、社内にタッチダウンスペースを設置するのも1つの方法です。また、すでにオフィス家具や備品がそろっているコワーキングスペース（レンタルオフィス）を、タッチダウンオフィスとして活用するのも有効です。

4. まとめ

タッチダウンオフィスとは、駅周辺や社員が立ち寄りやすい場所に設置した作業スペースを意味します。
タッチダウンオフィスの設置には、「作業効率の向上」「コミュニケーションの活性化」「リフレッシュ」などのメリットがあります。ただし、利益より金銭的コストが大きくなったりセキュリティリスクが増加したりする可能性もあるため、事前に対策を講じておきましょう。

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