【働き方改革】オフィス環境改善の重要性と具体的な改革ポイント

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働き方改革に伴い、オフィス環境の見直しや改善を検討する経営者や企業担当者が増えています。働き方を見直すには、社員が快適に働けるオフィス環境を整えることが重要です。
オフィス環境の改善は、社員だけでなく企業にとってもメリットが豊富です。今後の企業成長のためにも、できることからオフィス改革を進めましょう。 今回は、オフィスの環境改善で得られる効果と具体的な見直し・改善ポイントを解説します。オフィス改革成功のコツも紹介するため、ぜひ参考にしてください。

1. 働き方改革にはオフィスの環境改善が必須！

働き方改革とは、働く人々が多様な働き方を選択し、より良い将来を目指すための取り組みです。2019年に施行された働き方改革関連法に基づき、企業側には「長時間労働の是正」「柔軟な働き方を選択できる環境整備」などが求められています。

（出典：厚生労働省「「働き方改革」の実現に向けて」/ https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000148322.html）

働き方改革の実現には、オフィス改革としてオフィスの見直しと環境改善が必要不可欠です。オフィス改革は、あくまで働き方改革の施策の1つです。しかし、働き方改革とオフィス改革は基本的にセットで行われるため、2つの言葉は同義語として扱われています。

1-1. 「もたらす効果」から分かるオフィス改革の重要性

オフィス改革の重要性を実感するには、オフィス改革がもたらす効果を知っておく必要があります。オフィス改革によって期待できる効果の具体例は、次の通りです。

●業務効率化・生産性の向上につながる

オフィスの見直しは、作業や行動のムダを見つけるチャンスです。従来の照明やオフィス機器が、業務効率や生産性を下げている場合もあります。不要な作業を廃止したりオフィス機器を変更したりすることで、業務効率や生産性の向上が期待できます。

●社内コミュニケーションが活発になる

社内の風通しを良くすることは、社員同士のコミュニケーションの活発化に効果的です。社員同士が交流しやすい雰囲気が生まれることで、部署や働き方に関係なくスムーズにやり取りできるようになります。

●コスト削減につながる

長時間労働の是正や業務効率化が進むことで、大幅なコスト削減にもつながります。残業代・光熱費・採用コストなどを削減できれば、さらなる利益向上も目指せるでしょう。

●社員のメンタルヘルス対策になる

オフィス環境は、社員のメンタルヘルスに大きく影響します。快適なオフィス環境を整えることで、ストレスの軽減やリフレッシュ効果が期待できます。メンタルヘルス対策への取り組みは、従業員満足度の向上にも効果的です。

●企業ブランディングの向上につながる

オフィス改革の実現は、企業ブランディングの向上にも役立ちます。オフィス環境の改善に取り組む姿勢は、顧客や求職者など多くの人々にポジティブな印象を与えます。人材募集へのアピールにもなり、優秀な人材の採用にもつながるでしょう。

2. 働き方改革に向けたオフィス環境の見直し・改善策

働き方改革のためにできる取り組みは多岐にわたります。自社が取り組むべき内容をイメージするためにも、どのような見直しポイントや改善策があるのかチェックしておきましょう。
ここでは、働き方改革に向けたオフィス環境の見直し・改善ポイントを5つ紹介します。

2-1. 企適切なオフィスレイアウトへの変更

業務効率化・生産性の向上、社内コミュニケーションの活性化を目指すには、適切なオフィスレイアウトに変更することもポイントです。 空間の使い方やオフィス家具の配置によっては、作業や移動に手間と時間がかかり効率が悪くなることがあります。また、デスクが完全に固定されると、席が離れている社員や他の部署の社員との連携が取りにくくなります。
オフィスレイアウトの種類は、独立したデスクになるようにパーテーションで区切るブース型、同じ方向に向かって座る同向型、向かい合って座る島型などさまざまです。それぞれの特徴を比較して、自社に合うレイアウトを選びましょう。

2-2. 目的別専用スペースの確保

作業効率を高めるため、目的に応じて専用スペースを確保することも効果的です。 目的別専用スペースの具体例は、次の通りです。

ミーティングスペースには、ディスプレイやホワイトボードなどを設置すると業務効率がアップします。 リフレッシュスペースには、リフレッシュやリラックスできるようにカフェスペースを設けたりマッサージチェアを設置したりするのもおすすめです。 ソロワークスペースを設置することで、集中力アップによる生産性の向上が期待できます。

2-3. フリーアドレス・ABWの導入

フリーアドレス・ABWの導入により、コミュニケーションの活発化や業務の効率化を目指せます。 フリーアドレスとは、席を固定せず自由に好きな席で作業をするスタイルです。「流動的なコミュニケーションが図れる」「気分転換がしやすい」などのメリットがあります。フリーアドレスの導入には、レンタルオフィスの活用も効果的です。
ABWとは、仕事の内容に合わせて働く場所を自由に選べるスタイルです。目的に応じて場所を選ぶことで、業務効率や生産性の向上が期待できます。
フリーアドレスとABWの違いについて詳しく知りたい方は、下記の記事をチェックしてみましょう。

2-4. ペーパーレスのさらなる推進

ペーパーレス化には、書類管理の手間を省いたりスペースを削減できたりさまざまなメリットがあります。 近年、多くの企業ではペーパーレス化が進んでいます。すでにペーパーレス化に向けた取り組みを始めている企業が多いものの、中には一部でアナログ業務が存在する企業も少なくありません。 さらなるオフィス改革の実現のために、手つかずになっているアナログ業務もできる限りペーパーレス化を目指しましょう。

2-5. フリーアドレス・ABWの導入

業務効率化・生産性の向上や社員のメンタルヘルス対策には、オフィス緑化の導入も1つの方法です。
オフィス緑化とは、オフィス内に観葉植物やグリーンアイテムを取り入れることです。オフィス緑化には、ストレスの軽減や目の疲れの緩和、コミュニケーションの活性化などのメリットがあります。 社員がリラックスして働けるオフィスを目指すことで、作業効率が向上するだけなく新しいアイディアが生まれやすくなる効果も期待できます。 オフィス緑化のメリットや導入のポイントを知りたい方は、下記の記事を参考にしてみましょう。

3. オフィス改革を成功させるためには？

オフィス改革を成功させるには、なぜオフィス環境の改善が必要なのか理解した上で、必要な取り組みを適切に実施することが大切です。 ここでは、オフィス改革を成功させるためにおさえておくべきポイントを3つ紹介します。

●オフィス改革の目的を明確にしておく

オフィス改革を成功させるには、目的を明確にしておく必要があります。まずは「業務効率化・生産性の向上」「コミュニケーションの活性化」など、自社が目指すべき方向性を検討しましょう。 オフィス改革の目的やビジョンの策定は、次のような方法で行います。

トップダウン型	経営陣が方向性を決定し社員に向けて指示する
ボトムアップ型	社員の意見を集約して経営陣が吸い上げる
プロジェクト主導型	プロジェクトメンバーが中心となり策定する

複数の方法を組み合わせて、オフィス改革の目的を検討することも可能です。

●社員の意見をできる限り取り入れる

オフィス改革を進めるにあたり、社員の意見をできるだけ取り入れることも意識しましょう。特にトップダウン型でオフィス改革の目的やビジョン策定を進める場合は、社員へのヒアリングが重要です。 オフィスレイアウトやインテリアなど、社員の意見を取り入れることで快適に働けるオフィスを目指しやすくなります。

●オフィス改革に向けた各種勤務制度の見直しも行う

オフィス改革には、各種勤務制度の見直しも必要となります。労働時間の上限を超えると企業は処罰の対象となるため、時代に合った勤務制度を取り入れることも大切です。 規定の範囲内で社員が勤務時間を自由に決められるフレックスタイム制、自宅で仕事ができるテレワークなどの導入も検討しましょう。

4. まとめ

オフィス改革の推進により、企業は「業務効率化・生産性の向上」「コミュニケーションの活性化」「コスト削減」などの効果を得ることができます。 働き方改革に向けた取り組みは、オフィスレイアウトの見直しや目的に合う専用スペースの確保などさまざまあります。それぞれの特徴や得られる効果を把握し、自社に必要な改善策に取り組みましょう。