狭いオフィスのデメリット4つ｜改善に向けた5つのアイデアも

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オフィス面積が十分かどうか気になる場合は、推奨されるオフィスの広さを参考にすると判断しやすくなります。オフィスが狭いとさまざまなデメリットが起こりやすくなるため、対策を講じる必要があります。オフィスの狭さが気になっている方は、狭いと感じる基準を理解した上で、改善に向けて取り組みましょう。
今回は、推奨されるオフィスの広さと狭いオフィスがもたらすデメリットについて解説します。改善に向けた具体的なアイデアも紹介するため、ぜひ参考にしてください。

1. 推奨されるオフィスの広さ｜狭いと感じる基準は？

オフィスが狭く感じるかどうかは人によって異なるため、基準を参考にオフィスの広さを客観的に判断しましょう。推奨されるオフィスの広さは、下記の通りです。

推奨されるオフィスの広さについて

推奨されるオフィスの広さをクリアしている場合、作業をしたり社員同士がすれ違ったりしても狭いと感じることは少ないでしょう。一方で、推奨される広さよりオフィスが狭ければ、社員が不快に感じる可能性があります。 オフィスのレイアウトによっても感じ方は異なるため、デスクや収納棚の配置は慎重に考えましょう。

2. 狭いオフィスがもたらす4つのデメリット

狭いオフィスは、社員のメンタル面や業務効率にマイナスの影響を及ぼす可能性があります。狭いオフィスがもたらす主なデメリットは、次の4つです。

ここでは、狭いオフィスがもたらすデメリットを詳しく解説します。

2-1. ストレスを感じやすくなる

社員同士の距離が近いとさまざまなストレスを感じやすくなります。窮屈な作業環境は使えるスペースが限られるため、周囲へ気を使いつつ作業しなければならずイライラすることも多いでしょう。
また、パーソナルスペースに他人が入ることへのストレスや嫌悪感も大きくなります。パーソナルスペースの広さには個人差があるものの、ビジネスシーンでは120～350cmが快適に過ごせる目安とされています。 さらに、プライバシーの確保が難しいこともストレスの原因の1つです。誰かに見られている感覚を抱きやすく、安心して仕事に取り組めなくなる可能性があります。
感じるストレスは多岐にわたり、人によって感じ方に差があることも理解しておきましょう。

2-2. 生産性の低下につながる

オフィスが狭いと動線が確保できず、移動が手間になります。
デスクからコピー機や収納棚への移動、デスクから会議室までの移動などがスムーズにできない状態は、ロスタイムを生むだけでなく業務への集中力も低下します。業務に支障をきたせば、自ずと生産性も大幅に低下するでしょう。
椅子や収納棚の扉をしまった状態であれば問題なく移動できたとしても、社員が座っていたり収納棚の前で作業をしていたりすると、移動の妨げになることもあります。実際の社員の動きをイメージして動線を確保することが大切です。

2-3. モチベーションの低下につながる

狭いオフィスは、パソコンの操作音や電話対応の声などさまざまな周囲の雑音が耳に入りやすくなります。 雑音が気になると集中力が途切れ、ミスやトラブルが起こりやすくなるため注意が必要です。特にストレスが溜まっている場合や体調が悪い場合は、雑音がパフォーマンスに悪影響を及ぼします。
また、計画通りに業務が進まないことやミスに気を取られるあまり、仕事に対するモチベーションが低下しやすくなるケースもあるでしょう。モチベーションの低下は生産性の低下にも大きく影響するため、会社にとって大きなデメリットと言えます。

2-4. 社内コミュニケーションが制限される

オフィス内の動線が確保されていないと、社員が気軽に移動できないため社内の交流が制限されます。社内コミュニケーションが制限されることのデメリットは、下記の通りです。

組織内でのスムーズな連携ができないことで、優先して取り組むべき業務が後回しになる場合もあります。また、伝達漏れにより大きな損害を招くリスクもあるでしょう。

3. 狭いオフィスの改善に向けたおすすめのアイデア5選

オフィスを広く使うことで社内の風通しがよくなり、業務効率の向上やモチベーションアップなどさまざまなメリットが生まれます。オフィスが狭く感じている場合は、オフィス改善に向けてできることがないか考えてみましょう。
ここでは、狭いオフィスの改善に向けたアイデアを5つ紹介します。

3-1. オフィスレイアウト・家具を見直す

オフィスの狭さを改善するには、レイアウトや家具を見直すのも1つの方法です。 オフィス家具を置く場所やデスクの間隔を見直すことで、空間を広く使える場合があります。デッドスペースがある場合は、家具の置き方を工夫して空間を有効活用しましょう。レイアウトの見直しでは、動線の確保を意識することがポイントです。
また、使用しているオフィス家具のサイズが大きすぎる場合は、コンパクトサイズや背の低い家具への変更も検討してみましょう。レイアウトや家具の見直しにより、圧迫感を感じにくいオフィスを実現できます。

3-2. ペーパーレス化を進める

必要書類を紙で保管する場合、保管場所が必要となりオフィスを狭くしてしまいます。紙で保管が必要な書類以外は、電子データで保存するなどしてペーパーレス化を進めましょう。 ただし、紙の書類を電子データにするにはデータ入力に手間と時間がかかります。通常の業務に加えてデータ入力業務も必要となれば、社員の負担が大きくなる可能性があります。一度にペーパーレス化を目指すのではなく、無理のない範囲で段階的に進めることがポイントです。
ペーパーレス化が実現すると、スペースの有効活用以外にテレワークの導入にも役立ちます。データのやり取りがスムーズになることで、業務効率の向上も期待できます。

3-3. フリーアドレスを導入する

狭いオフィスを改善するには、フリーアドレスの導入もおすすめです。
フリーアドレスとは、個人のデスクを固定せずに自由に席を選んで業務をする方法です。デスクの数を減らすことで空間を広く使えます。 フリーアドレス化が向いている会社の特徴は、下記の通りです。

外回り業務が多い会社や働き方の自由度が高い会社は、フリーアドレス化との相性が抜群です。デスク周辺の整理整頓につながり、社員同士のコミュニケーションも活発になります。

3-4. ABWを導入する

狭いオフィスを改善したい方は、ABWの導入も検討しましょう。
ABWとは、「Activity Based Working」の頭文字をとった略称で、業務内容に合わせて働く場所を選ぶ方法です。カウンター席やソファー席、会議室やカフェスペースなどが設けられており、社員は自分が集中できる場所で働けることが特徴です。 ABWとフリーアドレスの違いや導入手順は、下記のリンク記事で詳しく解説しています。

社員の在席率が高い環境の場合、フリーアドレスは狭いオフィスの改善効果は低いと言えます。一方で、ABMは自由に働ける場所の選択肢を広げられるため、在席率が高い会社でも導入が可能です。

3-5. レンタルオフィスを活用する

フリーアドレスやABWの導入に興味がある方は、レンタルオフィスの活用も併せて検討してみましょう。 レンタルオフィスは、業務目的で利用できる完全個室または半個室のオフィスです。オフィス家具や設備が備え付けられているため、基本料金のみで業務を開始できます。レンタルオフィスをフリーアドレスやABWに活用することで、働き方の自由度を高めつつ、狭いオフィスがもたらすマイナスな影響を大きく軽減させられます。 メインオフィスを広く使えるだけでなく、社員が常に新鮮な気持ちをもって働ける点や他社と交流できる点も大きな魅力と言えるでしょう。

4. まとめ

推奨されるオフィスの広さには基準があり、基準より狭いと業務効率の低下につながる可能性があります。基準と比較して自社のオフィスが狭い場合は、改善に向けたアイデアを実践して社員が快適に仕事に向き合える環境を整えることが大切です。