総務と従業員、双方のメリットとなるサテライトオフィスとは

2021年7月12日

もう後戻りはできない!? ニューノーマルとなった働く場所の時間と選択

所属先のオフィスへ毎日通勤していた働き方から、在宅勤務や週の数日を出社する限定的な勤務形式、さらには自宅近くのシェアオフィスの利用推進など、働き方が大きく変化しました。元々リモートワークを推進していた行政の施策に、コロナ渦という未曾有の状況も相まって、従来型の働き方から、大きく変化することになりました。

当初は戸惑いや不安があったものの、リモートワークや在宅勤務が定着し、その生産性や経費削減効果などの多くの企業で一定の成果が出ました。労働時間の管理や評価に対しては、課題があるものの、ここ数年で、企業の総務は、リスクヘッジのためにオフィスを分散化し、リモートワーク・在宅勤務・サテライトオフィスの利用、またはそれらを組み合わせた働き方を推進しました。

在宅勤務だけでは、家庭の事情などにより同じ成果を求められるのは難しいと思われる従業員も、企業がより自宅に近く、ビジネス環境が整ったサテライトオフィスを用意することによって、働く時間と場所を有効活用でき、モチベーションを保って結果を出すことが可能になります。

このように一定のビジネス環境が整った空間さえ準備できれば、業務はどこでもできることになり、今までの一点集中的なオフィス勤務に戻るということはなくなるのではないでしょうか。今後も、上記のオフィスを分散化した働き方は続いていきそうです。

総務と従業員、双方のメリットとなるサテライトオフィス

次に自社の従業員が利用するにあたり、企業の総務はどのような点をポイントにしてサテライトオフィスを選ぶか考察したいと思います。

サテライトオフィスを選ぶ基準
(1)従業員の多くが利用出来る場所
従業員が利用しやすく、通勤しやすい場所にあることは最も重視される用件の一つです。
大企業であれば、従業員のワークプレイスを確保するため、郊外型も含め複数施設が利用出来るサテライトオフィスを選ぶでしょうし、オンライン会議だけでは不十分、従業員とのコミュニケーションも一定必要と考える企業では、都心の主要ターミナル駅近くに存在し、個室型やミーティングルームが利用出来るサテライトオフィスを選ぶことになります。

このように目的によって、サテライトオフィスを選ぶポイントは異なってきます。

(2)従業員の利便性+総務の管理の容易性
従業員が利用しやすく、総務も管理しやすいという点も非常に重要です。
数多くあるサテライトオフィスも同じ会社が運営していても施設によって運用方法が異なるため、オフィスセキュリティの管理、その施設のルール利用方法の説明などを全て総務部門が行うとしたら莫大な労力がかかってしまいます。

また、コスト面の管理としても、全社員の各サテライトオフィスでの施設利用時間、金額などのコスト計算が大変になると、総務の負担が過大になります。使った分だけ請求される従量課金制度は明快に思えますが、裏側では、総務が施設オフィス専用の複雑な管理画面にログインし、プロジェクトがマイナスにならないようにコスト計算し、今月いくら分を利用しているかをプロジェクトの責任者へ通知している、という事実も存在しているようです。

そのため、従業員の利便性と管理の分かりやすさの点から、サテライトオフィスに受付スタッフが常駐し、従業員の利用をサポートしてくれる、且つサテライトオフィスの利用料は月額固定費というものを選ぶ企業が多くなっています。

このように利用しやすい立地と従業員が利用しやすく総務も管理しやすいサテライトオフィスを選択することは、生産性・コスト面からも非常に重要であると思います。