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テレワーク導入の失敗例とは？生産性向上と働き方の課題について解説

2021年5月27日 2023年11月8日

柔軟なワークスタイルを各企業が積極的に導入することにより、生産性の向上やワーカー達のモチベーションアップなど多くの利点があるものの、課題も見えてきました。在宅勤務では、家庭内での用事を済ませることが出来ますが「仕事に集中出来ない」という声があります。また労務管理側とすると「どこまで管理することが出来るか」という点が課題になっています。モバイル勤務も、メールの確認や連絡などの簡単な作業は移動時間中に行えますが「顧客先への提案資料を作成する」など集中して業務を行うためには、自己の携帯する荷物の安全や回りの目などを気にしない集中できる環境が必要になります。
このように在宅勤務、モバイル勤務を行いながら、安心・集中して業務を行うことが出来る環境としてレンタルオフィスやシェアオフィスなどを採用する企業が増えてきています。

【目次】
１． テレワーク導入失敗例。一体何につまづいた！？
２． 生産性向上を目的としたオフィス環境に、レンタルオフィスは最適！？
３．レンタルオフィス / シェアオフィス の選択
４．まとめ

テレワークを導入する場合、企業のほとんどが「総務部門」や「管理部門」が主導となって導入することが多いのではないでしょうか。社員全員にノートパソコンを持たせ、オンラインミーティングのツールの準備と使い方のマニュアルも作成。さらに、在宅勤務をする上でのルールも決め、万全の体制でスタートさせたつもりなのに上手くいかず社員からは不満の声が・・・というのはよくある話しです。さて、何が悪かったのでしょうか。

【ケース１】
まず、テレワーク・リモートワークの「形」から入ってしまったことが原因でした。テレワークに必要なツールの選定やルール決めだけでは各部門ごとの細かな業務フローへの落とし込みまでは出来ません。各部門や担当者とよく調整を行わずに進めた結果、導入後に業務に支障が出ることが分かり止む無く出社。いつの間にか社員が出社し仕事をするという、いつもの風景があったのです。

課題

✅ 郵便物や印刷などの「紙書類」の問題
✅ 承認フローやハンコ文化の問題

ケース１については、社内体制の見直しや承認ツールの導入である程度解決しそうですね。ただ郵便物については、自宅を宛先にするわけにもいきません。極力郵便でのやりとりを減らすように各取引先に強力いただいたり、郵便転送が可能なオフィスサービスの利用が必要でしょう。

【ケース２】
以前からウェブ会議などが当たり前に行われていた部門だったため、思い切って週5日のテレワーク導入を実践。在宅勤務もスムーズに導入出来ました。業務への支障はないはずなのに、「ちょっとした些細な相談や雑談がオンラインだけだとしにくい」「仕事とプライベートの切替があいまいになってしまう」などの意見も。出社率低下によって自社に対する帰属意識が下がり、チームワークの低下や、働き手のパフォーマンスやモチベーションの維持が課題となることも。

課題

✅ チームワークの低下
✅ コミュニケーション不足
✅ モチベーションが上がらない

テレワーク導入後に良く耳にするのは「コミュニケーション不足になる」ということ。オフィスで仕事をしていると自然と生まれるコミュニケーションも、テレワークになったとたん「たいした用件もないのにテレビ会議をするほどでも…」なんて思ったり「目上の人に軽々しくチャットで話しかけるのも…」と躊躇うこともしばしば。
ケース２の場合は、週5日全てテレワークではなくハイブリッドワークを取り入れ、敢えて出社する日を設けたほうが良さそうです。オフィスにいることで自然とコミュニケーションは増すものです。
そうなると、毎日皆が出勤するわけでもないオフィスを、どの程度残しておけばいいのでしょうか。新たな課題が出てきました。

【ケース３】
各部門責任者が担当者と話し合い、業務フローの確認と見直しをした結果、週に3日のテレワーク導入目途が経ちました。いざ導入となり、問題なく業務は遂行できているように見えましたが「自宅だと業務に集中できない」「残業が増えてしまった」など非効率の側面が露呈しました。元々自宅に仕事場を設けていなかったのですから当然です。集中できる十分なワークスペースの確保やインターネット環境は必須。自宅から出てカフェなどの公共の場へ出たはいいが、セキュリティに不安があるため仕事には不向き。これでは折角、生産性アップのために始めたテレワークなのに意味がありません。

課題

✅ 自宅に集中できるワークスペースがない
✅ インターネット環境
✅ セキュリティの不安

ケース３は、集中できるワークスペースの環境を用意する必要がありそうです。オフィスとは別に、サテライトオフィスやコワーキングスペースなどをいくつか用意し、従業員に利用してもらうのがいいでしょう。しかし企業がいくつものオフィスを用意することは時間もコストもかかります。新たな課題が残りました。

さて、テレワークを実践するにあたり課題に直面した３つのケースを紹介しました。
どれも何かしらの対応をしなければ、業務効率の低下や、ワーカー達のモチベーションに関わる問題が残ったままです。これらを解決するのにレンタルオフィスやシェアオフィスを利用してみては、いかがでしょうか。

レンタルオフィスはオフィスという空間を貸出しているだけではなく、様々なサービスがあります。もともと秘書サービスを充実させているレンタルオフィスが多いのでテレワークなどで課題となっている郵便物・荷物の授受や、その郵便物を指定した住所へ転送するサービスなどがあります。
自宅からほど近いレンタルオフィスがあれば、そこに出向き、仕事をするのもいいでしょう。セキュリティのかかる専有の個室はもちろんのこと、インターネット環境が整ったワークスペースや、テレビ会議に便利なウェブブースや、会議室、リラックスできるラウンジスペースもレンタルオフィスには用意されています。また共有で使える複合機やプリンターもレンタルオフィスには用意されていますので便利です。

レンタルオフィスの一般的なサービスメニュー

✅ 郵便や荷物の授受
✅ 郵便転送サービスもあり
✅ セキュリティのかかる専有の個室
✅ オンラインミーティングに適したウェブブース
✅ 意見交換に最適な会議室
✅ ブレイクタイムに便利なカフェ・ラウンジスペース
✅ 複合機
✅ WiFiなどのインターネット環境

レンタルオフィスの売りのひとつに、充実した共有スペースがあります。
特に広々としたラウンジスペースや、カフェスペースは人気があり、自然とコミュニケーションも生まれます。コミュニケーションが生まれることで、意見の活性化や、チーム結束力が期待できます。業務後にリラックスできる空間があるのも、魅力的です。こんな素敵なオフィスで仕事ができる、ということがワーカーのモチベーションに繋がることもあります。

テレワークの場合、集中しずらい場合はあるものです。在宅勤務では、充実したワークスペースの確保が難しく、ダイニングテーブルで仕事をするなんてこと人も。デスクや椅子がオフィス用のものではないため、腰が痛くなったり、コンセントがすぐ近くになかったり不便極まりないものです。カフェで仕事の場合、WiFiが使える場合もありますがセキュリティが気になります。パソコン画面も覗かれてしまう心配があり、おすすめできません。
レンタルオフィスであれば、WiFiやコンセントが完備されたワークスペースを使うことが可能。鍵のかかる専用の執務室や、共有で使えるラウンジスペースもビジネス用のセキュリティが整ったWiFiとコンセントは用意されていることがほとんど。施設内であればどこにいても、安心して使えるインターネット環境が整えられています。

テレワーク導入に伴い新たに仕事に集中できるワークスペースを確保するために、各企業がレンタルオフィスやシェアオフィスを、サテライトオフィスの用途として利用するケースが増えてきました。コスト面からみると、月額固定の専用の個室を契約するタイプと利用する毎に課金するタイプがあります。

月額固定プラン

専有個室型のレンタルオフィスを希望の場合、月額固定プランの契約形態がほとんどです。毎月の固定費はかかりますが、オフィス内に共有で使える複数のビジネス施設（会議室、ビジネスラウンジなど）があり、比較的規模が大きい施設が多いです。利用用途にもよりますが、セキュリティが担保されている専用の個室があることの安心感や、他の共有施設も固定費にインクルードされていることが多いなど、サービス内容の充実度が、多くの企業に選ばれている理由です。
【課題】総務や管理部門側からすると、交通費の削減やオフィス費用のコストカットも念頭におきオフィスを選択しなければなりません。従業員のオフィス環境を考えるなら、専有型の個室があるレンタルオフィスを採用したいところですが、どの程度のコストがかかるのか長期的な予算案を割り出した上で、オフィスを探す必要がありそうです。

従量課金制プラン

一方、利用毎に課金するタイプのオフィスは、専有できる個室はなく、オープンタイプの共有ワークスペースが使えるサービスが多いです。これは、シェアオフィスやコワーキングオフィスなどによくある料金プランになり、先述した月額固定プランのレンタルオフィスより安価に使えることがメリットです。必要な時にだけ使い、使用した分だけ費用が発生するので無駄はありません。営業職の多い企業では、多拠点に展開するシェアオフィスやコワーキングオフィスを選択すれば、より利便性が高いと言えます。但し、セキュリティ面や、専有できる空間がないため混雑していて使えないといったリスクがあることを認識しておきましょう。
【課題】総務や管理部門の立場からみた場合「個々の社員の利用状況を把握できない」「コストの管理がしにくい」等の問題もあるようです。従業員側からも「使えると思って行ったのに、混雑していて使えなかった」「予約方法が複雑」などの問題が生じ結局使わなくなってしまう、などそれぞれの課題も多いようです。

色々と述べてきましたが、結局のところ従業員からしてみれば「安心して働けるワークスペースが欲しい」ということに尽きると思います。ワークスタイルが変化しようと、集中できるワークスペースの確保は必須です。集中できない仕事場は生産性が落ちるだけ、企業にとってもこの点については十分理解できる話でしょう。
企業がテレワークに舵を切ると決めた瞬間から「集中できるオフィスの確保とは何か？」各企業や部門ごとに必要な設備や環境について定義し、それに合ったオフィス環境を整える必要があります。

集中力を高めるオフィスとは？

✅ セキュリティ面が安心なワークスペースがあること
✅ 静かな環境があること
✅ インフラ環境が整っていること
✅ 混雑していて使えないことがないこと
✅ 必要な設備が整っていること

クロスコープが提供するレンタルオフィスは、都内7拠点、横浜、仙台、福岡の合計10拠点を展開している法人向け個室型レンタルオフィスです。ユーザーのワークスペースとして個室型の執務室は1名用から100名規模まで用意しています。現在は10名～20名用の個室が主流です。
執務室をご契約いただくと、共有スペースである「会議室」「ラウンジ」「カフェスペース」「ウェブブース」などが付帯設備としてついてきます。またご契約いただく執務室の定員数の2倍までメンバー登録が可能、別途ランニング費用はかかりません。メンバー登録いただくと、ご契約いただいたオフィスだけでなく、全拠点の会議室利用権限が付与されます。また「新宿エリア・新橋・日本橋・横浜・福岡」については平日9時～18時でしたら、ラウンジスペースをいつでもご自由に利用可能なため、リモートワークや分散型オフィス、ABW側のワークスタイルなどに適しています。

テレワークや在宅勤務をするにあたり、オフィスを家の中に持ち込むだけでは事業を拡大させるほどの生産性の向上が見込めない場合もあります。まず「オフィスのあり方をどうしたいのか」について企業が方向性を決定しないといけませんが、ワーカー達が活き活き仕事ができるワークスペースの確保は大なり小なり必要と言えるでしょう。
しばらくの間は、在宅勤務と出社のハイブリッド型のワークスタイルが主流になると見込んでいます。オフィスの縮小や、新たな働き方を模索している方にはレンタルオフィスを検討する余地はあると思います。
コストはかかりますが、企業内にサードプレイスを造るのも手でしょう。在宅勤務を長期間していると外とのつながりが希薄になり、コミュニティに属しているという欲求が増します。そのため一人でこもれるようなウェブブースも必要ですが、反対にオープンラウンジのような人の気配が感じられる空間も必要です。レンタルオフィスであれば、どちらの空間も兼ね備えていますので、現代の多様なワークスタイルに最適だと考えます。

次回は、コロナ禍から生まれたニューノーマルなオフィス活用術についてお話をしたいと思います。

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