コロナ禍から生まれたニューノーマルなオフィス利用方法

2021年6月15日

コロナ禍から生まれたニューノーマルなオフィス利用方法

コロナによりテレワークが普及し、オフィスの在り方を考えるようになりました。働く場所や時間の選択肢が増えていく中で、これからオフィスはどうなるのでしょうか。 昨年最初の緊急事態宣言の発令、これにより特に準備がされてなくとも否応なしに強制的に『在宅勤務』となった方も多かったのではないかと思います。 オフィスが必要か?なども含め経営側と従業員側でもオフィスに対しての考え方は異なります。

経営側は、勤怠管理など新たな課題はでてくるものの、オフィスに出社しなくても実際に業務がまわることが分かり、リモートワークの有用性を実績から知ることになりました。そうなると、当然ながら賃貸しているオフィスの返却や、面積縮小を検討し始めます。さらに、場合によっては従業員の利用人数の増減もあることから、状況に応じてオフィスを拡大縮小するなど利用するオフィスの柔軟性を求めるようになります。

一方従業員側は、それぞれの自宅の環境(家族や物理的環境など)や仕事に集中出来ないなど、必ずしも自宅での勤務がよいとは限りません。自身でカフェなどを利用し対応する場合もありますが、プライベートな空間ではないのでPCのセキュリティ情報漏えいの問題があったり、業務連絡や取引先とのウェブ会議が必須であるのに「ウェブ会議自体を禁止」している場所も少なくありません。また、カフェは仕事以外での目的での利用者も多く、集中できる環境とはいえないのではないでしょうか。会社への出勤には制限があり、とはいえ自宅では業務に集中出来ないという現実に直面している従業員は、自宅とは異なる「仕事ができる快適な環境」を希望しています。

『固定オフィス』×『サテライトオフィス』×『在宅勤務』のハイブリッド型オフィスがニューノーマルへ

これらの課題を解決するため企業が検討し始めているのが、ニューノーマルなオフィスの形態です。 固定オフィスの面積を縮小し、出社人数を制限しつつ、在宅勤務と組み合わせる。さらに複数のサテライトオフィス拠点(レンタルオフィス)を設け、オフィス利用が必要な社員に利用させる。

それぞれの企業により固定オフィスに求める席数、サテライトオフィス拠点に求める席数は異なりますが、少人数用から100席規模まで用意できるレンタルオフィスは多数あります。またレンタルオフィスを利用することにより、会議室やウェブ会議システム、テレブースなど設備も充実した環境を社員に提供することができるようになります。最近では、個室タイプのレンタルオフィスでは、個室スペース以上の人数を登録できるオフィスも多々あります。サテライトオフィスの共有設備をうまく活用し、リモートワーク拠点でも最小のコストで最大の利用者で利用が可能となっています。

入退室についてもセキュリティを強化したレンタルオフィスは多数あります。そのようなオフィスを選べば、セキュリティはもちろんのこと、入退室ログと勤怠管理が連動できるので、総務的な管理もかなり楽になるはずです。

コスト面について検討してみると、何ヶ月分の敷金なども不要で初期導入コストは大幅にカット、契約期間も賃貸オフィスと比べ短期的な契約が可能です。リスクもカットした上で、トータルコストをかなり削減できるでしょう。契約期間中の利用人数やそれに伴うオフィススペースの増減も対応可能なオフィスが多いので、『変動期』にはより便利に利用できると思います。

レンタルオフィスを利用し、経営側、従業員側ともに満足する『新しいオフィス形態』が加速的に進化するでしょう。