「デスク数×最大利用人数」レンタルオフィスの効率的な活用方法とは

2021年7月26日

「デスク数×最大利用人数」レンタルオフィスの効率的な活用方法とは

業種によって可能かどうかが分かれるところではありますが、在宅勤務・リモートワーク・週の数日だけ限定的出社する、などの勤務形態を行うことができる企業では、所属する社員全員分の机はいらなくなり、直近の2年前ほどからオフィススペースの縮小がかなり進んでいます。オフィス賃料は固定経費の中でも比重が大きいので、使わないオフィス経費を削減することは、コスト軽減を図る上で最も効果的な方法の一つと思われます。これからも加速度的にリモートワーク化、集約型オフィスに代わるという意味でのオフィス縮小化は進んでいくでしょう。

コロナ渦におけるオフィス利用のキーワードとして、「オフィス分散化」という言葉が非常に多く露出しました。オフィスの分散化(または分散型オフィス)とは、在宅勤務や、サテライトオフィスの利用など、所属する社員が多様な場所に分かれて仕事をすることができる形態のオフィスのことを言います。

オフィスの分散化は、今までのように本社や所属する勤務地に全員集まって仕事を行う集約型オフィスとは異なり、例えば自宅での勤務、自宅近くのサテライトオフィスを利用することが出来るので、結果的に時間・場所など個々の従業員にとってメリットのある柔軟な働き方が出来るようになります。

オフィス分散化を進めると、先にお話したようにオフィスを縮小化することが出来ます。オフィス面積を減らすことによって、オフィス賃貸費用も少なくなり、コスト削減につながります。社員が利用するサテライトオフィスも必ずしも全員分のデスクを用意する必要はありません。最大利用人数のみを用意し、そのスペース(サテライトオフィス型の個室など)を確保すれば、さらに効率的にオフィスを活用できるでしょう。

今まで集約型オフィスで100名が集まる本社に毎日通い、全員が同じ時間・同じ場所で勤務していましたが、在宅勤務、リモートワークを推進し、A地域から通う社員が30名存在し、A地域内のサテライトオフィスを利用することになりました。A地域のサテライトオフィスは、多様な人数で利用出来る個室がありましたが、この企業は「30名用の個室」ではなく、「10名用の個室」を選び利用することにしました。

なぜ30名用の個室を選ばなかったというと、A地域の社員30人全員がオフィスを利用することなく、週の数日に分散して出社し、多くても1日で10名程度が利用すればスペースとして足りていたからです。また、契約した個室以外にも会議室や個別ブースなど併設する施設がありましたので、社員専用で利用する個室としては、「10名用の個室」で充分に足りました。このように最大利用人数が使える「個室オフィス」を確保することによって、必要最低限のコストで足りる効率的なオフィス利用を行うことが出来ます。

オフィス分散化に伴う弊害とその解消方法

オフィス分散化に伴い社員同士で直接対面する機会が極端に少なくなり、コミュニケーション不足が懸念されています。また、うつ病の発生率も高くなったと言われています。確かに、リモートワークや在宅勤務普及により、一人や極少数人数での業務の進行は、上記のような弊害が生じる危険があります。完全リモートワーク体制にせずに、社内コミュニケーションがとれるような体制づくりが必要になります。最近では、実際の企業でも、リモートワークとのバランスを調整して、十分な社内コミュニケーションや連絡が取れるように出社日数を増加していっているそうです。

次に、集中的に本社オフィスで管理していた情報や資料について、在宅勤務やサテライトオフィスを利用すると漏えいするのではないか、というセキュリティに関しての懸念があります。在宅勤務に関しては、VPN接続でのネット回線を利用したり、よりセキュリティの強い回線の利用・暗号化の強化などで、その懸念を解消する必要があります。サテライトオフィスに関しては、他社企業も共有で利用しますので、セキュリティの重視された個室の利用や、サテライトオフィスでのネット環境の確認、場合によっては自主回線の利用などで、セキュリティ強化を図る必要があります。

以上から、オフィスの最大利用人数を考慮し、実際の利用方法などをイメージしてサテライトオフィスを選ぶことが大切です。デスク数を意識して効率的なオフィス利用が行うことが出来ます。サテライトオフィスは、共有オフィスですので、セキュリティ面を重視したオフィス選択することも必要になります。