オフィス利用を変えた成功事例

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コロナ禍から約2年以上が経ち、元のワークスタイルに戻った企業もあれば、働き方が大幅に変化した企業も多くありました。コロナが感染収束に向かい、働き方の変容が落ち着いた現在、オフィスのあり方を戦略的に変更して、仕事の成果を出して、従業員のモチベーションアップに成功した企業のお話を伺うことができましたので、今回は、そのお話をしたいと思います。

ABW（Activity Based Working）

働き方改革の中で、行政・企業が目指した働き方では、在宅ワーク、テレワーク・リモートワークなどの組み合わせ、限定的な出社スタイル、など大枠では、「いつでも、どこでも」働くことができる環境を整えましょう、というものでした。たしかに時間や移動距離などの負担を考えると、様々な働く場所があることはワーカーにとって便利ですが、それだけで実際に成果を出す、ということは難しいと思われます。

生産性の向上や、従業員の働き方をより具体的に変化させて成果を出すべく、戦略的なオフイス利用方法として、『働き方にあわせて働く時間と場所を選べる働き方』＝ABW（アクティビティベースドワーキング）を採用した企業が増加しました。ワーカー自身が働く『目的』に合わせて働く場所と時間を自ら選択し、仕事の質を向上させることでサービス・製品の価値を高めていくという考え方です。

ABWでは、作業に集中したい時は、一人用の集中個室に移動したり、新たな企画の打ち合わせ、商談の場合は会議室で行い、社員間でコミュニケーションをとる場合はカフェで雑談したり、と目的にあわせて柔軟に場所を選んで働くことができます。

コロナ禍で出社を制限された従業員は、出社自体が制限されていました。限られたオフィス出社の中で、最大限のパフォーマンスが出せるように、より働き易く、成果が出るように、企業は柔軟なワークプレイスを用意し、そのワークプレイス形態も従業員が働き易いよう多様性を持たせました。何のためにオフィスに来るか、という目的が明確になったので、従業員がオフィスに来る目的を充たせるオフィス作りが重要、そして、そのためには様々なワークプレイスが必要となりました。

こうして、オフィスの中で、働き方の目的ごとに、集中したい従業員は、集中スペースへ、社員間のコミュニケーション、情報交換がとれるカフェやラウンジのような場所へ、社内マネジメントのために部下の仕事ぶりが見れる執務スペースを、と物理的なオフィス環境を整えることになりました

大手メーカーさんより、ABW環境を整えるお話を伺いましたが、その構築方法について、感嘆しました。まず第一にオフィス環境の無駄をなくし、ワークエリアの分析を行い、第二に徹底的に無駄のないよう同じ目的で使う場所を集約していました。全社で、ワークエリアを分割し、部署ごとに集中的に日常恒常的な業務を行うワークエリア（執務個室エリア）、人間関係・信頼関係の構築のためののコミュニケーションエリア（カフェ、社内ラウンジ）、複数人でアイデアを出し合い、形にしていくクリエイティブなエリア（機能的な会議室など）を創造し、利用するようにされていました。そして最後に、完成したワークプレイスの機能を全社員が理解し、利用できるようなアナウンスと行動指針を示されていました。まさにオフィス利用を変えて、社員満足度、生産性が向上するという結果を出された例です。

多機能なワークプレイスがあるオフィスを「選ぶ」

ABWを実践するためのオフィス環境を、総務が中心となって自社で整えるのは、やはり資金と時間がかかります。実際にあるオフィス環境の中で、明日からここは集中的な作業で使う、ここは打ち合わせ場所に使う、というようにいまあるオフィス材料の中でやりくりも出来ますが、やはり効果は低いと思われます。

オフィスの出社が限定的になっても業務が滞らず、継続できることが実践された今こそ、機能性ある施設が多いオフィスを選ぶべきと考えます。高い家賃のオフィスだが、効率的な業務・高い成果がでなければ、本当に必要なワークエリアが整っているオフィスに移転すべきでしょう。『ワークエリア』を「創る」のではなく、必要な『ワークエリア』があるオフィスを「選ぶ」時代になっていると考えます。