スマートオフィスとは？メリット＆デメリット・実現に向けたポイント

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スマートオフィスは、IT化が加速する現代において重要なオフィススタイルです。働きやすさが向上するため、多くの企業がスマートオフィスを導入しています。 しかし、スマートオフィスの導入にはメリットだけでなくデメリットもあるのが実情です。さらに、導入のために必要な準備も多々あり、スマートオフィスに踏み込んで良いものか否か悩んでいる方もいるでしょう。
そこで今回は、スマートオフィスの概要やメリット・デメリット、導入におけるポイントを解説します。

1.スマートオフィスとは？

スマートオフィスとは、IoTやAIなどのIT技術とデジタルデバイス、クラウドサービスを高速ネットワークで連携させ、業務効率化や利便性向上を図るオフィススタイルのことです。オフィスをスマート化させることで、働く場所・時間の自由度が高まり、多様な働き方に対応できるようになります。 スマートオフィスが多くの企業から注目されるようになった背景には、新型コロナウイルス感染症拡大があります。 新型コロナウイルス感染症が世界を騒がせたことをきっかけに、感染対策としてテレワークが推進されました。多くの企業が働き方の見直しを余儀なくされた中で、働きやすい環境づくりの一環として注目を集めたのがスマートオフィスです。 スマートオフィスは本来、新型コロナウイルス感染症対策を目的としたものでした。しかし、働き方が多様化した現代においては、労働環境改善に向けたスマートオフィスの検討が重要視されています。

2. スマートオフィスを導入するメリット3選＆デメリット2選

スマートオフィスの導入には、メリットとデメリットがあります。両面を正しく理解したうえで、企業に導入すべきものかどうかを判断していくことが重要です。ここでは、具体的にどういったメリット・デメリットがあるのかを解説します。

2-1. メリット（1）業務効率化・生産性向上につながる

スマートオフィスは、快適な労働環境の実現に貢献します。働きやすくすることで社員のやる気を引き出せるため、結果的に業務効率化や生産性の向上が可能です。 例えば、スマートオフィスによる環境改善には次のようなものがあります。

あらゆるものを自動化させることによって作業の無駄が軽減され、一人ひとりの社員が効率的かつ快適に業務を進められるようになります。

2-2. メリット（2）多様な働き方に対応できる

スマートオフィスでネットワーク環境が整えられると、働く場所や時間に対して自由度が高まります。 会社内での業務に縛られなくなり、在宅ワークをする社員や出張中の社員であっても、出社しているのとほぼ同様のワークスタイルで仕事をすることが可能です。 社員の好きな場所で働けるようになるため、育児・介護と仕事の両立に苦しむ社員や通勤による身体的・精神的負担を強く感じている社員の離職を防げる点もメリットと言えるでしょう。

2-3. メリット（3）優秀な人材の確保につながる

スマートオフィスを導入することは、人材確保にも大きなメリットをもたらします。 従来は、通勤できる範囲内で人材を確保する企業がほとんどでした。しかし、スマートオフィス化は多様な働き方に対応できるため、求職者がどこに住んでいても仕事を割り振ることができます。
社員が通勤可能エリアに住んでいるかどうかを気にしなくてもよくなるため、企業は「求める人材」をより確保しやすくなるでしょう。
また、スマートオフィスで働きやすい環境が整っていることは、企業PRにもつながります。他社と差別化でき、売り手市場の中でも人材を確保しやすくなるでしょう。

2-4. デメリット（1）多額の初期投資が必要となる

スマートオフィス化には、最新機器を設置したり新たなシステムを導入したりといった準備が必要です。これらの導入コストは決して安くなく、初期費用の高さに頭を悩ませる経営者も少なくありません。 しかし、スマートオフィス化は業務効率化や生産性の向上に貢献するため、長期的に見るとコスト削減につながります。今後の発展を目指すうえで、将来的な利益も視野に投資していくことも大切です。

2-5. デメリット（2）セキュリティ対策が必須となる

どこでも社内と同様の作業ができるようにするためには、セキュリティ対策が欠かせません。 従来は、社内のシステムを管理するだけで十分でした。しかし、スマートオフィスで働き方を多様化するのであれば、管理の範囲を広げる必要があります。
セキュリティ対策を怠った場合、社内データが漏洩したりウイルス感染でデータが破損したりするおそれもあるでしょう。安全に仕事ができるように、セキュリティシステムの導入や社員へのセキュリティ教育を進めることが重要です。

3．スマートオフィスの実現に向けた4つのポイント

スマートオフィスの実現には計画性が必要です。闇雲に導入を実施しても、思うような効果は得られないでしょう。 では、具体的にどういった計画を練れば良いのでしょうか。ここからは、スマートオフィスを実現させるにあたり意識すべきポイントを解説します。

3-1.　スマートオフィス化の目的の明確化

スマートオフィス化を進める前に、企業内の課題を洗い出し、目的を明らかにすることが大切です。 スマートオフィスのメリットは複数あり、どういったメリットを得たいかで導入すべき機器・システムも異なります。「なんとなく」で導入を進めてしまうと、無駄なコストが生じ失敗に終わる可能性が高いです。
導入の方針を決めるために、まずはなぜスマートオフィス化を実施したいのかを明確にしましょう。課題を抽出し、解決するために何が必要かを検討することで、スマートオフィス実現に向けて正しく計画を立てられます。

3-2.　IT環境における現状把握

IT環境をアップデートするためには、現状把握も重要です。 最新のシステムに対応できるか、対応できない場合は何を用意しなければならないのかなど、必要なものの抽出がしやすくなります。 予算立てにも関わるポイントとなるため、十分な確認を行いましょう。

3-3.　アナログ機器の見直し・デジタル化

社内で定着しているアナログ機器についても見直しが必要です。 例えば、固定電話、タイムカード、社内報などが挙げられます。こうしたアナログ機器・システムをデジタル化することで、自ずと労働環境のスマート化を実現できます。 長年使い続けてきた機器・システムを一新するのは勇気がいるでしょう。しかし、デジタル化に踏み切れば時代に合った企業に一歩前進します。

3-4.　セキュリティの強化

従来のセキュリティ対策に加え、さらなる強化が必要です。 スマートオフィスで働き方の自由度が高まると、セキュリティ面の不安も伴います。万が一情報流出をはじめとしたセキュリティインシデントが発生すると、会社の社会的信用が大きく損なわれてしまう可能性もあります。そのため、情報漏洩やサイバー攻撃を未然に防ぐための適切なセキュリティ対策も同時に進めましょう。 また、システムのセキュリティだけでなく社員に対するセキュリティ教育も重要です。

4．スマートオフィス化を成功させるためには？

スマートオフィス成功の鍵は「段階的な導入」です。 スマートオフィス化には多額の費用がかかります。短期間での導入は、コストの不安がつきまとうでしょう。 企業の負担を極力抑えるためにも、スマートオフィス化は徐々に進めていくのが賢明です。優先順位を立て、導入後も経過を見ながらPDCAサイクルを回し、次の段階へと進んでいくと良いでしょう。

5．まとめ

スマートオフィスは、企業にも社員にも多くのメリットをもたらします。一方で、適切な導入段階を踏まなければデメリットが生じるリスクも否めません。デジタル化が著しい現代において、スマートオフィス化は無視できない存在となっています。本記事を参考に、社内のデジタル化を検討していきましょう。