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レンタルオフィスのセキュリティ性は高い？4つのチェックポイントを解説

2023年4月14日 2023年10月24日

近年では、利便性の高いレンタルオフィスを使って事業を展開する人が増加しています。しかし、レンタルオフィスを契約するにあたってはセキュリティ面が気になるものです。 そこで本記事では、レンタルオフィスのセキュリティ対策について解説します。

レンタルオフィスを利用するときには、セキュリティレベルを必ずチェックしておきましょう。 なかにはセキュリティ性の低いレンタルオフィスもあります。安心して業務に取り組むためにも、レンタルオフィスのセキュリティ性について十分に把握しておきましょう。

レンタルオフィスの利用契約数は年々増えています。これに伴い各レンタルオフィスで、さまざまなセキュリティ対策を実施しています。 オフィスのセキュリティ対策は、物理的なものとネットワーク上のものに分けられます。 物理的なセキュリティ対策は、入口のオートロックや防犯カメラ、鍵付きキャビネットや鍵付きロッカーなどです。また、警備員や受付担当者が常駐していることも物理的なセキュリティ対策に繋がります。 ネットワーク上のセキュリティは、アクセス制限などの対策のことを指します。ファイルやプリンターなどの共有ネットワークが有効になっていないか、SSIDや暗号化キーを使えるかといったポイントについても確認が必要です。 レンタルオフィスの契約前には、こういったセキュリティ対策の内容を詳しくチェックすることが肝心です。

近年では多くのレンタルオフィスがセキュリティレベルの向上に努めています。しかしなかには、不特定多数の人が出入りする飲食店と同等のセキュリティしか講じていないレンタルオフィスもあるのです。 セキュリティが万全でないレンタルオフィスを契約してしまうと、盗難や情報漏洩などの問題が起きる可能性が高いです。万が一、取引先や顧客に関する機密情報が漏洩した場合、信頼が大きく損なうことになります。 トラブルを防ぐためにも、セキュリティ性の低いレンタルオフィスは避けた方がよいです。

レンタルオフィスを契約するときには、セキュリティ対策が万全かどうかを詳しく確認しておきましょう。ここからは、レンタルオフィスには具体的にどのようなセキュリティ対策が必要なのかをチェックしていきます。

レンタルオフィスを契約するときには、防犯カメラの有無を必ず確認しましょう。 防犯カメラは、万が一犯罪が起きてしまったときに証拠が残せるだけでなく、犯罪を抑止する一定の効果があります。

パーティションのみのレンタルオフィスや、壁の上部が開いているレンタルオフィスもあります。しかし、こういったタイプのオフィスはセキュリティ対策が万全とはいえません。 壁で区切られていないレンタルオフィスは、第三者による覗き見や音漏れによる情報漏洩が起きやすいです。 セキュリティ性を確保するためにも、レンタルオフィスを選ぶときには完全個室タイプを選びましょう。施錠できるタイプのオフィスであれば、セキュリティ性がより高まります。

受付担当スタッフが常駐していることも重要なセキュリティ対策の一種です。 受付担当者がいれば人の出入りを常時監視し、不審者の侵入を未然に防ぐことが可能です。また、荷物の受け取りや来客者対応も担当してもらえるため、人を割かなくて済むのもメリットです。

レンタルオフィスの鍵の種類も、こだわりたいセキュリティ対策のポイントです。 セキュリティ性の高いカードキーや顔認証システムといった鍵を導入しているレンタルオフィスであれば、万一のトラブルが起こりにくいです。 レンタルオフィスを見学する際には、個室やフロアの出入口など、鍵が必要となる場所を確認しておきましょう。

レンタルオフィスを契約してからセキュリティの脆弱性に気付いた場合、対策を講じることが難しいです。さまざまなリスクを回避するためにも、レンタルオフィスを探している段階でセキュリティ性をチェックしておきましょう。 ここからは、レンタルオフィス選定時にチェックしておきたい注意点について紹介します。

多くのレンタルオフィスは、ホームページで内装や設備、機能などを公開しています。こういった情報を参考にしてレンタルオフィスを選ぶことはもちろん大切です。 しかし、レンタルオフィスをオンライン上だけで把握するのは難しいです。オンライン上で確認して気になった物件は現地に足を運んで内覧を行いましょう。 内覧をすれば室内のオートロックの形式、鍵付きキャビネットやロッカーの有無などを自身の目で確認できます。また、内覧ではオフィスの防犯カメラの位置をチェックしたり、受付担当者や警備員の有無を確認することも重要です。実際の人の出入りを確認しながら、受付でどのように来客対応を行っているか、警備室とオフィスまでの動線がどのようになっているかなども見ておくとよいでしょう。

物理的なセキュリティ対策だけでなく、ネットワークのセキュリティ対策についても事前に確認しておきましょう。 特に、フリーWi-Fiのセキュリティ性をチェックすることは大切なポイントです。レンタルオフィスの契約者だけが使用できる設定かどうか、契約者以外のアクセスができる状態になっていないかなどを必ず確認しておきましょう。 具体的には、暗号キーやSSIDがあるレンタルオフィスであれば、安全性は比較的高めといえます。

レンタルオフィスのセキュリティ性で見落とすことが多いポイントに郵便物の管理体制があります。 セキュリティが充実しているレンタルオフィスでも、郵便受けが簡易的なものの場合、情報漏洩に繋がる可能性が考えられます。 セキュリティ性を高めるなら、受付スタッフが郵便物を受け取ってくれるレンタルオフィスです。担当者が郵便物を管理してくれるレンタルオフィスであれば、安心して利用できます。

レンタルオフィスには、初期費用を抑えてスマートに事業を始められるという良さがあります。しかし、安価なレンタルオフィスのなかには十分なセキュリティ対策が講じられていないものもあります。レンタルオフィスを選定する際は、セキュリティ性を確認しましょう。 また、監視カメラやオートロック、受付担当者の有無などを詳しくチェックしておくことも重要です。

クロスコープが提供するレンタルオフィスは、都内7拠点、横浜、仙台、福岡の合計10拠点を展開している法人向け個室型レンタルオフィスです。 防犯カメラによる24時間監視と、顔認証・セキュリティカードによる入退室システムを導入しております。 また平日、有人受付による来客対応を行っており、ビル独自の警備員による防犯、見回りも行っております。人の目による警備の他、最新のセキュリティカメラ、カード施錠、顔認証システムによるセキュリティといった多重構造セキュリティで「より安心できるオフィス」を維持しております。

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