オフィスのコスト削減アイデア5選｜削減プランの進め方やポイントも

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オフィスの運営コストは、企業の収益に与える影響が大きく、経営者にとって常に削減したい項目の1つです。しかし、どのようにコスト削減を進めていけばよいのか、具体的なアイデアが思い浮かばないこともあるでしょう

当記事では、オフィスの維持にかかる主なコスト3つの概要と5つのコスト削減アイデア、実際に削減プランを進める際のポイントを解説します。オフィスコスト削減の実践に向けて動こうと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

1.　オフィスの維持にかかる主なコスト

オフィスの維持にかかるコストは、経営者にとって重要な懸念事項です。オフィスの維持にかかるコストの種類は、大きく 「オペレーションコスト」「エネルギーコスト」「賃料・オフィス用品コスト」の3つに分けられます。

下記は、オフィスコストの中でも高い削減効果が期待できるコストです。

オペレーションコスト	● 人件費
	● 通信費
	● 物流費
	● 掃除・清掃業務費
	● セキュリティ対策費
	● メンテナンス・修繕費
エネルギーコスト	● 電気代
	● ガス代
	● 水道代
	● ガソリン代
賃料・オフィス用品コスト	● オフィス賃料
	● 家具や機器の購入・リース費用
	● 事務用品・消耗品購入費用
	● 印刷代

オペレーションコストは、 人件費や通信費などのオペレーションにかかる費用です。オペレーションコストが肥大していれば、業務効率化の推進や外部委託の検討により、コスト削減効果が見込めます。

エネルギーコストは、 オフィスで使用する水道光熱費などのエネルギー代金です。省エネ対策を実施することで、比較的容易に削減できる部分に当たります。

賃料・オフィス用品コストは、 オフィスの物件賃料や家具など、会社の業務に直接かかるコストのことです。賃料は交渉が必要になったり、家具や機器を手放す必要があったりするなど対策は容易でないものの、成功すればランニングコストの大幅削減が期待できます。

2.　オフィスのコスト削減アイデア5選

企業を運営するには、さまざまなコストがかかります。しかし、削減できるコストを放置するのは、無駄な出費を続けることに他なりません。自社のオフィスコストを把握し、効果的な削減方法を見つけることが、企業の経営効率を向上させるために重要です。

ここでは、オフィスのコスト削減に高い効果が期待できるアイデアを5つ解説します。

2-1.　オフィス賃料の値下げ交渉をする

オフィス賃料は、オフィス維持コストの中で大きな割合を占める項目です。賃料の値下げ交渉が成功すれば、コスト削減の効果を大きく実感できるでしょう。賃料交渉のポイントは、市場調査を行い、周辺の相場や空室状況を把握しておくことです。賃料の適正価格を知ることで、交渉を有利に進められる可能性が高まります。

賃料交渉をする場合、建物のオーナーや不動産業者との関係性が重要です。信頼関係が築けていれば、柔軟な対応が期待できます。また、賃料交渉は、タイミングも重要です。契約更新時や空室が増えている時期を選ぶと、交渉に応じてくれることがあります。

2-2.　オフィス縮小・移転を検討する

オフィスの縮小や移転をすることで、賃料や維持コストを削減できます。現在大きなビルに入居している場合や、全く別のエリアへの移転を検討している場合は、小さなオフィスに移転する方が得策です。家賃だけでなく、電気代や清掃費などのコストも削減することができます。テレワーク化を進めたり、フレックスタイムを導入したりすれば、オフィススペースが限られていても効率的な利用が可能です。

また、必要なスペースだけを借りるシェアオフィスやレンタルオフィスに切り替えれば、家具や設備、光熱費などの削減にもつながります。ただし、オフィス縮小・移転には費用や手間がかかるため、長期的なコスト削減効果を見極めてから検討しましょう。

2-3.　ペーパーレス化を進める

ペーパーレス化の促進も、オフィスのコスト削減に有効です。書類や資料をデジタルに置き換えることで、紙やプリンターインクの購入コスト、文書の保管スペースにかかるコストを抑えられます。さらに、環境に優しい取り組みとしても評価されるでしょう。

ペーパーレス化の実現には、従業員が容易に文書にアクセスできる環境を整えつつ、情報管理意識を高めることが重要です。クラウドストレージやオンライン共有ツールを活用し、セキュリティ対策にも力を入れましょう。ペーパーレス化は、オフィスコスト削減だけでなく、業務効率の向上にも寄与するため、積極的な取り組みが推奨されます。

2-4.　PCやOA機器のレンタル・リースを活用する

PCやOA機器のレンタル・リースを活用することで、オフィスのコスト削減が実現可能です。レンタル・リースサービスには、購入時の初期投資やメンテナンス費用を抑制できる上、常に最新の機器を利用できるというメリットがあります。

また、レンタル・リースの多くは故障時のサポートが充実しており、トラブル時の対応がスムーズです。業務内容や従業員数の変化に応じて必要な機器のみに絞れば、無駄なスペースや維持費が必要ありません。

ただし、同じものを長期的に利用する場合、レンタル・リースの総コストが購入コストを上回るケースもあります。使用期間や機器の種類によって適切に選択しましょう。

2-5.　契約サービスの内容や導入ツールを見直す

オフィスのコスト削減には、契約サービスの内容や導入ツールの見直しも大切です。定期的に電気やガス、水道などの契約プランをチェックし、最適なプランに変更することで、コストを抑えることができます。

また、業務に使用するツールやソフトウェアも見直しの対象です。無駄なライセンスを維持しているソフトや重複する機能を持つツールがないか確認し、必要なものだけを利用するように整理しましょう。

部署ごとに異なるサービスやツールを利用している場合、一元化することで割引き対象になるなど、費用を抑えられるケースがあります。さらに、オープンソースや無料の代替ツールを活用する方法も、コスト削減に有効です。

3.　オフィスのコスト削減の進め方・ポイント

オフィスのコスト削減に取り組む際は、以下の3ステップに従って進めると効率的です。

オフィスのコスト削減は、継続的な取り組みが求められるため、上記のステップを繰り返し行うことが大切です。組織全体でのコスト削減意識を高めるためにも、従業員への報告やフィードバックを定期的に行い、取り組みの透明性を保ちましょう。

4．まとめ

経費の削減に効果的な取り組みは、オフィスコストの種類や自社の状況によって異なります。コスト削減を目指すのであれば、自社の課題を洗い出し、適切なプラン作成・実施および結果の分析を行い、改善に努めることが大切です。

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