プロジェクト利用としてのレンタルオフィスの選択

2021年11月25日

「レンタルオフィスの短期利用」について、以前のコラムでお話しましたが、今回は、「プロジェクト利用」としてのレンタルオフィスの活用に関して、どのような点に気を付けてオフィスを選ぶべきか、考察したいと思います。

利用するオフィスの「情報集め」からスタートする場合

会社内で短期のプロジェクトの決定→予算・利用開始時期(利用期間)・利用人数が固まり、いよいよ、どのような場所や施設でプロジェクトを進行していくか、ということを探していくことになります。

プロジェクト利用で会議室やレンタルオフィス、貸しスペースなどの利用を以前にもご利用になっている方は、過去に利用した実績がありますので、その施設の仕様や利用料金などは、ご理解頂いているかと思います。ですので、あとは、実際の利用する時期のスペースと空き情報の確認という流れになりますので、比較的難易度は低いと思われます。

これに対して、初めて短期プロジェクトで会社外の施設を利用する場合には、まずは、どのような施設があって、どのような利用が出来るか、プロジェクトに適した場所を探すための情報集めからスタートすることになります。

プロジェクト自体は決定しているのですから、迅速に、合理的に情報を集めるために、情報集めの際もポイントを絞って探す必要があると思います。
(1)ターミナル駅付近など、プロジェクトに参加する人が集まりやすい場所に所在するか
(2)プロジェクトに適する部屋があるか
(3)プロジェクトに必要なネットワークや電話回線などのビジネス環境があり、すぐに利用できるか
(4)社内で上申するための資料や見積りを迅速に発行してくれるか
(5)利用期間などの条件面で、柔軟な対応をしてくれるか
・・・等です。

プロジェクトに適する部屋の確認すべきポイント

特に10名規模以上で、短期集中で利用する部屋を選ぶ場合、下記、2点については、注意すべき点だと思います。

①その部屋を利用できる入退室時間の制約があるか否か
会議室など、その日での清算を求められる施設ですと、利用開始から利用終了まで入退室の制限があります。プロジェクトに使う機器などについても日々持参しないとならなくなります。可能な限り利用期間中の入退室に制限がかからないオフィスを選ぶべきと考えます。

②部屋のセキュリティ状況の確認
新規オープンのプロジェクトや、顧客の個人情報を扱う業務については、特に重要なポイントとなります。個室内に独立した鍵(セキュリティロック)をかけることができ、外部から確実に遮断されていること。ネットワークなどが独立していることなどをチェックする必要があります。また、社外秘の情報を扱うため、その期間だけ独立したネットワークや専用の電話回線を構築出来たり、複合機などの持込まで可能なオフィスを選ぶことが出来れば、より利便性が増して、プロジェクトも円滑に進めることが出来るでしょう。

短期利用であっても、利用者にあわせた柔軟なレンタルオフィスがありますので、どのような環境が必要かというニーズを施設側へ伝え、対応出来るか確認することが非常に大切になります。

プロジェクト利用でのレンタルオフィス選びは、予算・スピード・柔軟対応を視点に

短期間のプロジェクトでのレンタルオフィスは何よりスピードをもって場所を確保し、利用出来ることが何より一番重要です。

短期プロジェクトでのレンタルオフィス選択の優先順位
(1)利用期間内の部屋の空き確保と予算内での利用が可能か
(2)プロジェクトにあうオフィス環境があり、すぐに利用できる
(3)契約期間について、延長利用があった場合など柔軟な対応をしてくれるか

短期プロジェクトは、社内で決定してから外部環境をリサーチし、決定、利用開始までにある程度時間がかかります。スピード感をもってプロジェクトを進行出来るように、探す際もポイントを絞り、また要望を率直に施設側にお伝えすることも重要だと思います。