ワークスタイルの再構築

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日本では、4月から新たな年度を迎える会社が多いので、全国的に、人流の動きが活発になってきました。直近の2～3年で会社に一番フィットするオフィスのサイズや、オフィスの利用方法や働き方を確立してきた会社も増えたように感じます。

リモートワークを徹底し、オフィス利用を極限に減らし、オフィス賃料や交通費をかなり減額することが出来たケース。スタッフ全員が会社に出社して意思統合したいので、全員が利用できるオフィスを検討し、且つ柔軟に活用できるレンタルオフィスやサテライトオフィスを選択したケース。賃貸オフィスを見直し、解約し、より縮小したスペースを賃借したケースなど様々ですが、先の読めない時代で、リスク化しないオフィス選びをしている方が増えたように感じます。今回は、効率的なオフィス利用についてお話ししたいと思います。

一人一台のデスクは不要に。どこでも働ける環境の調整と働き方

リモートワークやテレワークを上手く導入した会社では、メンバー全員分のオフィススペースやオフィス什器を必ずしも用意する必要がなくなります。実際に、オフィス、在宅、第3のワークプレイス（レンタルオフィス・シェアオフィス・サテライトオフィス）の場所で仕事が出来る環境を整えて、出社のローテーションを設けることで、オフィス賃料の減額、通勤定期代の節約、通勤時間コストの削減など多くのメリットを勝ち取った会社の話を数多く伺いました。

最近の主なレンタルオフィス・シェアオフィスでは、共有部施設がかなり充実しています。自社のワークスペースだけでなく、共有部施設を上手く利用することによって人数分以上のオフィススペースを利用することが出来ます。さらに、通常の賃貸では自ら作らなければならない会議室や打ち合わせスペースなども造作する必要がないので初期コストが抑えられ、また自社で造作物を作成した場合、原状回復しなければならず、その工事費用は、かなり高額になります。その点、既に設備が整っているレンタルオフィス・シェアオフィスを利用すれば、費用面で激的なコスト削減を図ることが可能となります。

また、レンタルオフィス・シェアオフィスでは、契約オフィス以外の他の複数の地域のオフィスも利用できるプランを設けているところが多いです。勤務出来るオフィスが増えることは、効率的な働き方を目指す会社や労働者にとって、大変喜ばしいことだと思います。

ビジネスマナーとセキュリティに関しての意識の必要性

より柔軟な働き方と選択が可能になった一方で、ビジネスマナーに気を付ける必要があるのでは？と感じることが多くなりました。カフェなどではUSBの差込口、電源なども確保されており、「どうぞご利用下さい」とウェルカムな雰囲気ですが、「オフィス」ではないので、web会議の声の大きさや、キーボードの叩く音などの周りの方への配慮が必要だと感じます。（ご本人は夢中でお仕事をされているので気づかない場合が多いですね。）

また、厳重なセキュリティのあるオフィス、会社以外で働く場合には、会社から貸与されたPC、モバイルなどの端末機器の紛失を避けること、万が一紛失された場合にも企業秘密を漏洩しないようなシステムの確率は必須です（以前のコラムでも少しお話しました）。上記のビジネスの話し声なども、公の場所では誰に聞かれているか分かりませんので、web会議は、パーソナル空間が確保された場所で行うべきと考えます。お取引先相手との会議、自社の会議などは公的な場所では行わず、PCでの作業だけ自社以外のワークプレイスで行うというスタイルです。

オフィスワーカーが高いパフォーマンスを発揮できるオフィス環境

前述のように、カフェなど不特定多数がいる場でも仕事ができるようになった今、実際にオフィスワーカーが必要だと感じているものを具体的に上げるとすると「WEBミーティングが可能なブース」「電話をしても良いパーソナルスペース」であり、もちろんそのスペースにはWi-Fiが使えPC充電が可能な電源があることが必須です。

一方で、ラウンジのようなある程度自由で広々とした空間も欲しいという声をいただきます。理由は簡単で、テレブースなどの狭小空間で1日ずっと閉じ込められていては息が詰まると云うのです。「オープンスペースでコーヒーを片手に一息着きたい。」というニーズも見過ごせません。ワーカー達のエンゲージメントを高めるには、企業はどちらの環境も整えていく必要がありそうです。

まさに今、ワークスタイル再構築、変革の時です。リモートワークと出社を組み合わせたハイブリット型ワークスタイルが日常化した今、ビジネスマナーやオフィス情報セキュリティに注意しつつ、快適・効率的な働き方とコスト削減を目指してオフィス選び、またオフィス環境を整えていきましょう。