目的達成のために効果的なオフィス施設

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主要な保存資料を「紙」から「データ」へ、同じくビジネスコミュニケーションツールを「メール」からZoomやTeamsなどの「オンラインツール」へ、等々ビジネスツールは、今でも大きく進化し続けています。情報を早く、正確に、便利に、確実に、ツールは進歩している一方で、主に会社での「コミュニケーション」の取り方に関して、昔とは違った課題が出てきました。

コミュニケーションの取り方とオフィス設備

コミュニケーションは、「対面でとりたい」という意見が今でも多数派です。リモートワーク、テレワークで、直接オフィスへ通勤しなくとも仕事が出来るようになりました。会議もオンラインツールを使えば、オンタイムで様々な意見の交換を行い、資料のやり取りができますので、一見問題なさそうに思えます。しかしながら、会社の方針や目的を正確に伝えたいという上司や、上司や同僚に相談したいと考える部下は、リモートでのwebミーティングではなく、直接会って打ち合わせを行いたい、と考える人が多いようです。

コミュニケーションで一番大切なのは、自分の伝えたいことが真に「相手に伝わったか」ということが重要です。「メール」、「電話」、「オンライン会議」などでは、ちょっとしたニュアンスや、受け取り側の顔の表情や、受け取り側の認識の確認などが不明確な場合があるので、伝えたい内容を確実に相手に伝わったかを確認する方式は、やはりリアルでの対面方式となり、好まれるということだと思います。直接会ってということであれば、翻意する場合や、訂正などもすぐその場で出来ますし、理解度の確認も容易です。このような理由で、重要な会議、節目の打ち合わせなどは、「直接オフィスで」行う会社が多いようです。

リモートワークやテレワークが中心の会社でも、オフィスに来る機会がある際には、その限定的な時間を有意義に活かせるオフィス機能があることが大切です。具体的には、チームが集合し、目標数値や営業方針を変えるミーティングでは、チーム全員が参加できる会議室、資料を投影できるモニター、遠隔地での参加も可能なweb会議システムが必要になるでしょう。

社員同士での打ち合わせや雑談、企画アイデアを出し合ったり、クリエイティブな作業には、カフェやラウンジといったリラックスできる空間であれば、より自由な発想で、良いアイデアも創出出来ると考えます。

取引先相手の商談や、コンフィデンシャルな打ち合わせ、ウェビナーの配信などは、集中ワークブースとしてWeb会議室ブースが重宝されます。集中ブースでは、オフィス内の音を気にせず集中したい、Web会議の音漏れを防ぎたいなど、天井もふさがれた遮音性を高めた個室タイプや、遮蔽感がありながら周囲の気配を感じられるセミクローズタイプなど、さらに細かいニーズに分かれたタイプが存在します。

このようにオフィスは、利用者の利用シーン毎に、様々なワークプレイスが求められています。

「自社で備える」より「ワンストップオフィスの利用」へ

特にコミュニケーションを円滑にとったり、集中した仕事のし易さという点で、シーン毎に使いやすいオフィス環境が異なるのは当然で、前述したとおりです。また、リモートワークを推進している会社では、倉庫や資料の置き場としてではなく、スタッフが集まった際の貴重な打ち合わせの場として、その目的を充たす機能がオフィスに備わっていることが求められるようになってきています。

①オフィス自体を移転し、会議室・ラウンジ・カフェ、集中webブースなどが備わった物件に移転する、または新たな移転先に用意する。②現在、使用しているオフィスをリニューアルし、自社でこれらのオフィス設備を用意する、ということが考えられますが、いずれにせよ、設備投資には、かなりの費用がかかってしまいます。

オフィス移転や、オフィスリニューアルの時期はオフィスが利用出来なくなりますので、移転までの一定期間、またはオフィス設備工事の間の一時的な期間、レンタルオフィスを使用されることが多くなっています。10名以上のスタッフが利用することが出来るレンタルオフィスでは、複数の会議室、Webブース、カフェなどの機能が備わっているオフィスが、今では標準となりました。

通常賃貸に移転したり、自社オフィスのリニューアル自体を中止して、レンタルオフィスを本社機能が備わった基幹オフィスとして利用される場面が増えています。コスト面、契約期間、ビルのグレードとオフィス施設の充実性、オフィスとしての柔軟性の有無など、トータルバランスの優位性のあるレンタルオフィスの選択が加速しています。