快適なオフィス環境(人の増加とオフィス選び)

2022年4月14日

一般社団法人 日本オフィス家具協会(JOIFA)によれば、約65%以上のオフィスワーカーが「オフィス環境の良し悪しが、仕事の成果やモチベーションに影響する」と回答しています。前回お話したコラムでは、効率的なオフィス利用について述べさせて頂きました。今回は、人流が増加する前のパフォーマンスを維持したいという点からのレンタルオフィスの活用・その選択ポイントについてお話したいと思います。

オフィス選びの取捨選択 ~ 自社の優先順位を明確にする ~

緊急事態宣言解除を受けて、会社の出社率も増加してきました。他社と共同で利用するレンタルオフィスでも同様に、かつての賑わいが復活しつつあります。当然、出社率が低い時に比べ、共有施設の稼働状況も増加することになりますので、比較的、独占的・自由に使えていた施設にも制限がかかり、人があふれかえってしまっていてパンク寸前のレンタルオフィスもあるようです。

創立してから間もなく、まだこれから成長していく会社は、やはりコスト面を一番重要視するべきでしょう。どんなに設備が立派でも、高額な家賃は経営を圧迫します。打ち合わせが多い会社であれば、打ち合わせスペースを広く設けているレンタルオフィスを探すとよいと思います。最近では、来客を迎えることができる広いラウンジスタイルのオフィスが多く、また非常にリーズナブルな値段設計となっていますので、かなりお薦めです。

但し、そのようなレンタルオフィスでは、フリーランス系の方や、一時的な利用で利用する会社員も多く、施設は広いのですが、共有施設エリアがかなり賑わっているので、「自己責任」で、セキュリティや衛生面などを保持する必要があります。また、ビジネスとはいえ、お話声に関してもトラブルの原因になる局面が多々あると伺いました。

一方で、完全会員制で、値段はやや高くなりますが、個室の他に、会議室、web会議室、休憩室などの施設が充実しているレンタルオフィスもあります。レンタルオフィス業界の中では主流で、本当に多くのタイプがあります。会議室を有料課金のオフィス、また逆に会議室が無料になっているオフィス、フリードリンク制のオフィス・・・・などなど。上記のようなコワーキング会員、フリー会員のご利用がないので、常時利用者が決まっており、混雑度が格段に違います。オフィスに来る人が増加している今、オフィス選択時は、是非この点を確認しましょう。

会員制のオフィスでは、料金体系などの複雑さや、利用方法などの細かい点もチェックが必要です。共有施設ですので、セキュリティや安全面から仕方のない点ではありますが、複雑な管理画面からの予約は煩雑ですし、料金体系が複雑だと、思ったより、経費がかさむなど当初の予定より出費が生じてしまい、経営計画が台無しになってしまいます。会社利用でも、本人確認が厳格なオフィスでは、共用施設の予約、スペースの開錠なども「個人特定」をしなければならないオフィスもあります。また逆に、利用登録は2倍、3倍まで無料としているオフィスもあります。人の入れ替わりが多い会社では、登録システムやカードの発行などに多額の費用が発生しますので、個人特定の有無が必要なオフィスかどうかを見定める必要があります。

今、オフィスワーカーが求める空間とは?

オフィス環境は、社員・役員が、能動的、創造的な行動・発想を行うことができる重要な場所です。全て自分の要求する部分のみがあるレンタルオフィスを探すことはとても難しいことです。オフィス選びに大切なのは、自社のステージや、何に一番重きを置くかを明確にしておくことだと思います。費用面、広さ、運用面、どのような人が一緒に利用することになるのか、など気になる点は数多くあります。可能な限り要望を充たせるオフィスであることが望ましいのはいうまでもないことですが、コスト重視の会社であれば、コスト削減が経営的に「快適」につながるので、とにかく価格重視で選ぶべきだと考えます。オフィス環境の快適さ、混雑度、広さなどを重視すれば、そのようなオフィス環境が整った会社を選ぶべきオフィスということになります。まずは、自社の優先順位の1位を絶対的に充たしているオフィスをピックアップし、その後、コストバランスなど他の気になる点をしぼっていけば、よりよいオフィスを選ぶことが出来ると考えます。