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フレキシブルオフィスとは？主な種類・活用メリット・成功ポイント

2023年5月25日 2023年5月24日

企業の経営者なら、フレキシブルオフィスという言葉を聞いたことのある方も多いでしょう。近年、働き方改革の一環として企業が注目している新しいオフィススタイルの1つです。従来の固定的なオフィス環境から脱却し、柔軟で効率的な働き方を実現するオフィスの在り方として、企業から選ばれることも増えてきました。

当記事では、フレキシブルオフィスの主な種類や活用メリット、導入成功のためのポイントを解説します。自社に合ったオフィスの形を模索している方は、ぜひ参考までにご一読ください。

フレキシブルオフィスとは、多種多様な働き方を実現するためのオフィススペースの総称です。「フレキシブル」は「柔軟な」という意味を持っており、従来の固定的な働き方から脱却し、効率的で創造的な働き方を追求する企業からの人気が高まっています。

この動きの背景には、働き手の多様なニーズに対応し、生産性向上や従業員満足度の向上に重きを置く企業の増加が挙げられます。また、新型コロナウイルスの感染拡大により、企業のテレワークや在宅勤務の導入が一般化し、オフィス環境の見直しが急務となったことも、大いに影響しているでしょう。以前は都市圏が中心でしたが、近年は地方も増加傾向です。

フレキシブルオフィスにはさまざまなタイプが存在し、それぞれの企業や働き方に合わせて最適な形態を選択できる利点があります。ここでは、フレキシブルオフィス6種類の概要を紹介します。

サービスオフィスは、オフィススペースに必要なサービスがすぐに利用できる形で提供されるオフィスです。家具や電話、インターネット環境、セキュリティシステムが整っており、企業は手間や時間をかけずにオフィスをスタートできます。

主に個室型で提供されており、家具や設備だけでなく、受付や秘書の業務を代行するスタッフも常駐していることが特徴です。コワーキングスペースやシェアオフィスに比べると割高ではあるものの、初期投資にかかる費用は抑えられます。

シェアオフィスは、 複数の企業や個人が共同で使用するオフィススペースであり、会員登録、もしくは契約を結んだ場合のみ利用できるシステムが大半です。利用者は必要な設備を共有することで、コストを抑えることができます。

異なる業種や職種の人々との交流が可能であり、ビジネスチャンスや情報交換の機会が広がりやすく、新たなアイデアの創出が期待できる点が魅力です。リーズナブルに利用できるものの個室を備えていない施設も多いため、環境が気になる場合は事前に確認しましょう。

レンタルオフィスは、 必要なスペースや期間に応じて借りることができる、個室型のフレキシブルオフィスです。短期間の利用や、スペースの拡大・縮小が容易なため、プロジェクトベースの業務や急な人員変動にも柔軟に対応できます。

企業が必要な設備やサービスを自由に選べる施設が大半で、オフィス環境を自社のニーズに合わせてカスタマイズすることが可能です。借りたスペースは占有となるため、プライバシーやセキュリティ対策を重視したい場合の利用に向いています。

コワーキングスペースは、 複数の企業や個人が共同で作業スペースや設備を利用する場所です。多くは会員制を取っており、施設内に設置されたデスクや会議室、キッチン、ラウンジスペースなどを自由に使いながら働くことができます。

異業種の人々との交流やコラボレーションが生まれやすく、新たなアイデアやビジネスチャンスが広がるケースが少なくありません。形態としては似ているものの、シェアオフィスは大中規模企業や事業者、コワーキングスペースはフリーランスや小規模企業の利用が多い傾向にあります。

サテライトオフィスは、 企業が本社や主要な拠点から離れた場所に設置する小規模なオフィスです。通勤時間の短縮や地域密着型のサービス展開が可能であり、従業員の満足度向上や企業のブランドイメージ向上に寄与します。

災害時などのリスク分散にも役立ち、地方拠点の設立や働き方改革を進める企業にとって魅力的な選択肢の1つです。企業が自身で物件を借りてオフィスを設置するタイプと、レンタルオフィスやシェアオフィスを活用するタイプに分かれます。

セットアップオフィスは、企業が新しい拠点を立ち上げる際、一時的に使用することが多いスペース占有タイプのオフィスです。新規事業や海外進出など、短期間でオフィス環境を整える必要がある場合に利用されます。

セットアップオフィスでは、内装工事が終わり家具・什器・設備などがそろった状態で提供されるため、手間をかけずにすぐに業務を開始できます。また、契約期間や規模に応じて柔軟に対応でき、コスト効率もよいのが特徴です。

フレキシブルオフィスは、従来のオフィス形態のみの利用に比べて、多くのメリットが得られます。企業経営では、コスト削減や人材確保、柔軟な事業展開のサポートなど、多くの利点を享受できるため、積極的に検討するとよいでしょう。

ここでは、フレキシブルオフィスの活用メリットを3つ紹介します。

さまざまなコストを削減できることは、フレキシブルオフィスの大きなメリットです。フレキシブルオフィスでは、家具やインフラ・通信設備が整った状態で提供されるため、初期投資が抑えられます。必要なスペースや期間に応じて選択できる契約形態が多く、不要な賃料負担を減らすことが可能です。

リモートワークやサテライトオフィスの活用により、通勤コストも削減できます。また、共用スペースや設備の利用により、維持管理費や光熱費を節約できる点も魅力です。

フレキシブルオフィスの活用は、優秀な人材を確保する上でも大きなメリットをもたらします。まず、地理的制約がなくなることで、全国どこにいても働ける環境が整い、幅広い人材が応募可能になります

。

また、柔軟な働き方ができる職場は、ワークライフバランスを重視する人材にとっても魅力的です。コワーキングスペースなどで多様な業界・職種の人々と交流できれば、新たなアイデアやビジネスチャンスが生まれやすくなり、企業全体の競争力向上が見込まれるでしょう。

フレキシブルオフィスは、オフィス移転をスムーズに行える点でもメリットがあります。従来のオフィス移転では、物件探しや内装工事、家具の調達など非常に多くの手間と時間を必要としました。しかし、フレキシブルオフィスでは借りた時点で業務に必要な設備や家具が既に整っているため、迅速に移転が可能です。

また、契約期間やスペースの柔軟性も高く、業務量の変動や事業の拡大・縮小に応じて容易に調整できます。企業の成長や変化に応じてオフィス環境を最適化しやすい点は、フレキシブルオフィスならではのメリットと言えるでしょう。

フレキシブルオフィスの導入に際し、そのメリットを最大限活用するためには、下記のポイントをおさえておくことが重要です。

●業種や働き方に応じたオフィスタイプを選択する

フレキシブルオフィスにはさまざまなタイプがあります。自社の業種や働き方にはどのような設備やサービスが必要かを十分に検討し、最適なオフィスタイプを選択することが成功のカギです。例えば、顧客との商談が多い企業は、プライバシーが確保された個室型・占有型のサービスオフィスが適しているかもしれません。一方、コラボレーションや交流を重視する場合、コワーキングスペースやシェアオフィスのほうが、企業の可能性を広げやすい選択肢となります。

●複数のオフィスを同条件で比較検討する

フレキシブルオフィスは基本サービスとオプションが用意されていますが、オプションの付け方によってはコストがかさむことがあります。無駄な出費を抑えるためには、自社が求めるサービスを明確にし、同条件で複数のオフィスを比較検討することが重要です。基本サービスとオプション内容、合計費用を確認し、最も効果的でコストパフォーマンスのよいオフィスを選びましょう。

フレキシブルオフィスは、多様な働き方への対応力が高く、コスト削減や人材確保、柔軟な事業展開が容易になるなど、多くの利点があります。ただし、自社のニーズに適したオフィスタイプを選択し、さらにコストとサービスのバランスを見極めることが重要です。

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