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レンタルオフィス契約時に押さえるべき施設・設備のポイントについて紹介！

2021年10月28日 2023年1月26日

レンタルオフィスは各社様々なサービスや設備などの特色があり、契約する際は迷ってしまいますね。今回は、レンタルオフィスを契約する際に押さえるべき施設や設備のポイントについてまとめましたので、是非ご参考になさってください。

【目次】
１． レンタルオフィス契約時に押さえるべき施設・設備のポイントとは？
２． レンタルオフィスの使える共有スペースの充実度は？
３． ニューノーマルな働き方に合った設備の導入は？
４．まとめ

在宅ワークやリモートワークの導入、また労働者自身の意識改革もあり、「いつでも」、「どこでも」仕事が出来るということが可能となりました。しかしながら、集中して仕事が出来る環境を求める声、仕事とプライベートの線引きをしたい、会社としての住所地確保、重要書類の保管が必要…、など多岐にわたる理由により、やはりオフィス自体の需要が消えることはありません。そんななかで、レンタルオフィスをサードプレイスとして利用する企業が増えてきています。今回は、レンタルオフィス（シェアオフィス）を契約する時にチェックすべき施設や設備についてまとめてみました。

改めて「オフィスに必要な設備とは何か」を考えてみると、ネット環境が整っていて、施錠が出来る個室空間があることがスタートラインになると思われます。集中して仕事が出来る最低限のビジネス空間は、確保されているので、デスクワークが主で、一人で会社を運営する方は、会議室などの付属設備がなくても、ワークプレイスとして十分でしょう。

レンタルオフィスの契約した個室内はもちろんのこと、共有スペース内やでもWiFiやインターネット回線が使えるかを確認しておきましょう。どこでも仕事ができる空間になっていることは、働き手にとって重要です。また通信速度なども確認しておくと安心です。運営会社によって違いがありますが、ご自身専用のインターネット回線を引き込むことができる場合もあります。VPN接続や高セキュリティを希望する場合は、インターネット回線の引き込みの許可が下りるレンタルオフィス（シェアオフィス）を選ぶといいでしょう。

次に、ご来客、ウェブ会議が定期的にある会社は、自室の執務室の他に、セカンドルーム、会議室が必要になります。レンタルオフィスの場合、他社と共同で利用する設備となりますので、会議室などの設備は、利用する時間帯が重なっても、余裕数があるオフィスが当然好まれます。また、複数人が同時にリアルでの会議に参加し、プレゼンや協議が出来る施設を完備しているレンタルオフィス（シェアオフィス）は少ないですが、10名程度の利用も可能で、大型のモニターもある会議室施設もあります。オフィス選別の際に、自社のビジネスシーンのイメージを想定し、自社にとって必要不可欠な設備の有無の確認は大切です。

会議室の他、担当者と電話することもオフィス利用のシーンとしては多くあることからテレフォンブースや、1名でも利用できるウェブブースの施設などもあると、利便性が更に増します。さらにカフェスペースや、ラウンジなどがあると、休憩や気分転換のワークスペースとして利用できます。昔ながらのオープンタイプだけの安価なオフィスもありますが、より具体的な利用者のビジネスシーンにあわせて、利用者の使い勝手のよい充実した施設があるレンタルオフィス（シェアオフィス）が増加しています。

レンタルオフィス（シェアオフィス）を利用するにあたり、不特定多数の利用者がいることからセキュリティを一番の懸念点として挙げる方が多いのではないでしょうか。契約する専有個室の入室するまでに、いくつの、どのようなセキュリティ設備が使われているか、また、入室ログがとれるのか？などは事前に確認しておきましょう。また、館内に監視カメラがついているかなども確認しておくと良いでしょう。

最近のレンタルオフィスはデザイン性が高くおしゃれな物件も多くあります。立地が良くハイグレードビルにあるレンタルオフィスなら、採用活動にも好都合かもしれません。特に若い世代のワーカーは、おしゃれなオフィスに憧れを頂いていることもあり、内装やデザイン性にこだわったモダンなレンタルオフィス（シェアオフィス）は、まさにうってつけかもしれません。

レンタルオフィスは専有で利用できる個室（執務室）以外に、シェアして使えるワークスペースがあることがウリの一つです。どのような共有スペースがあるのか、共有スペースの広さや、収容人数など予め確認しておきましょう。最近のレンタルオフィスのトレンドは、共有スペースにビジネスラウンジがあったり、フリードリンクが置いてあるカフェスペースがあったり、リラックスルームにマッサージチェアがあったり、集中できるワークスペースがあったり、豊富で多様なスペースに人気があります。授業員のモチベーションにも繋がるでしょう。

レンタルオフィスによっては、無料で使える付帯設備やサービスが付いている場合があります。サテライトオフィスとして使うワーカーが多いことから、１オフィス契約すると、全国のレンタルオフィスが使える場合があります。その場合の使えるサービス時間や、どのスペースの利用が無料付帯なのかよく確認しておくと良いでしょう。

シェアして利用できる共有スペースは、多数の利用者がいることから、パーテーションなどでウィルスの感染対策がとられているか、会議室、トイレ等の清掃頻度、アルコール消毒などの備品の有無、空気清浄機などが備わっているか、ドアなどセキュリティ部分が非接触型の認証になっているか、などがチェック項目になります。このような点をオフィス選びの際に注意することで、社員が安心・安全に業務を行っていくことが出来ます。また、せっかく共有施設が多数用意されていても、混雑していると快適に利用出来ないので、携帯などで共有施設の利用状況が可視化されているオフィスが好ましいと思われます。

ニューノーマルなオフィス活用術、については『コロナ禍から生まれたニューノーマルなオフィス活用術 ～オフィスの在り方について考える～』で詳しく説明をしていますのでご参照ください。

各オフィスエントランスの入口などに検温設備が設置されているか確認しましょう。受付スタッフがいるレンタルオフィスでは、入館時に検温を実施しているかなども確認しておくと安心です。

あらゆる公共の場で手指消毒が設置されるようになりました。レンタルオフィス（シェアオフィス）内は、シェアして使う共有スペースが多いため、各スペースに手指消毒（アルコール除菌）が設置されているオフィスを選ぶといいでしょう。

どんなに感染予防に努めていたとしても、防ぎようがない時もあります。罹患者や感染者が出た場合に、各レンタルオフィス（シェアオフィス）の運営会社がどのように状況把握をし対応や、情報共有などをしてもらえるのか予め確認しておきましょう。感染者が出たときに完全に閉鎖するのか、それとも、一部のスペースのみ閉鎖して対応するかなど各運営会社によって対応が異なります。使おうと思って出向いたのにレンタルオフィスが閉鎖され使えなかった、なんて話もよく耳にします。

以上のように、レンタルオフィス（シェアオフィス）は、通常のオフィス賃貸よりも、よりビジネス利用に特化した充実した多くの施設があるオフィスへと進化しています。レンタルオフィス（シェアオフィス）選びの際は、その施設内容の充実性の確認と共に、施設予約方法、利用した場合の有料の有無、利用状況が可視化されているか、清潔さ（安全性）などを総合的に判断すべきだと考えます。

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