レンタルオフィスの設備(会議室などファシリティ編)

2021年10月28日

レンタルオフィス(サービスオフィス)の施設は、オープンタイプのフリースペース、会議室、一人用デスクワーク施設、テレフォンブース、ラウンジスペース、カフェ等多くの施設とその利用方法がありますが、主に大きく二つに分類されます。

【 従量課金制タイプ 】
会議室や一人のワーキングスペースとして短時間で一時的に利用するもの。利用料は都度発生

【 月額利用制タイプ 】
自社専用個室の他に、ラウンジ、会議室、などが併設し、他社と共同して利用するもの。月額固定費用

また、一般利用者とレンタルオフィス会員が同じ施設を利用し、上記二つが混合するものもあります。
今回は、月額利用制のレンタルオフィスのファシリティについて、お話したいと思います。

ビジネスに必要な設備とは

在宅ワークやリモートワークの導入、また労働者自身の意識改革もあり、「いつでも」、「どこでも」仕事が出来るということが可能となりました。しかしながら、集中して仕事が出来る環境を求める声、仕事とプライベートの線引きをしたい、会社としての住所地確保、重要書類の保管が必要…、など多岐にわたる理由により、やはりオフィス自体の需要が消えることはありません。

改めて「オフィスに必要な設備とは何か」を考えてみると、ネット環境が整っていて、施錠が出来る個室空間があることがスタートラインになると思われます。集中して仕事が出来る最低限のビジネス空間は、確保されているので、デスクワークが主で、一人で会社を運営する方は、会議室などの付属設備がなくても、ワークプレイスとして十分でしょう。

次に、ご来客、web会議が定期的にある会社は、自室の執務室の他に、セカンドルーム、会議室が必要になります。レンタルオフィスの場合、他社と共同で利用する設備となりますので、会議室などの設備は、利用する時間帯が重なっても、余裕数があるオフィスが当然好まれます。また、複数人が同時にリアルでの会議に参加し、プレゼンや協議が出来る施設を完備しているレンタルオフィス(サービスオフィス)は少ないですが、10名程度の利用も可能で、大型のモニターもある会議室施設もあります。オフィス選別の際に、自社のビジネスシーンのイメージを想定し、自社にとって必要不可欠な設備の有無の確認は大切です。

会議室の他、担当者と電話することもオフィス利用のシーンとしては多くあることからテレフォンブースや、1名でも利用できるweb会議専用の施設などもあると、利便性が更に増します。さらにカフェスペースや、ラウンジなどがあると、休憩や気分転換のワークスペースとして利用できます。昔ながらのオープンタイプだけの安価なオフィスもありますが、より具体的な利用者のビジネスシーンにあわせて、利用者の使い勝手のよい充実した施設があるレンタルオフィス(サービスオフィス)が増加しています。

安全性と利用状況の可視化

共有ブースでは、多数の利用者がいることから、パーテーションなどでウィルスの感染対策がとられているか、会議室、トイレ等の清掃頻度、アルコール消毒などの備品の有無、空気清浄機などが備わっているか、ドアなどセキュリティ部分が非接触型の認証になっているか、などがチェック項目になります。このような点をオフィス選びの際に注意することで、社員が安心・安全に業務を行っていくことが出来ます。また、せっかく共有施設が多数用意されていても、混雑していると快適に利用出来ないので、携帯などで共有施設の利用状況が可視化されているオフィスが好ましいと思われます。

以上のように、レンタルオフィス(サービスオフィス)は、通常のオフィス賃貸よりも、よりビジネス利用に特化した充実した多くの施設があるオフィスへと進化しています。レンタルオフィス(サービスオフィス)選びの際は、その施設内容の充実性の確認と共に、施設予約方法、利用した場合の有料の有無、利用状況が可視化されているか、清潔さ(安全性)などを総合的に判断すべきだと考えます。