レンタルオフィスへの移転(短期移転編)

2022年11月25日

先日、リモートワークの働き方について会社代表の方とお話をしました。職種にもよりますが、『リモートワークが一般化したので、現在、採用をかけるときには「リモートワーク」前提で募集をかけないと、そもそも優秀な求職者を集められない。そして、入ったばかりの会社が完全フルリモートだと、すぐ辞めてしまいます』とのことでお悩みを抱えているご様子でした。

働く際に、円滑なコミュニケーションをとることは、非常に重要であることが分かるお話でした。新卒でも、中途採用でも、その会社の本質や考え方などが分からないと不安になります。会社も、その人がどのように考えているか、会社の明確な方向性をその人に伝え、同じ方向を向かって働いて頂くことによって目的達成が出来ると考えますので、やはり、通勤とリモートワークのハイブリッド型オフィスの重要性を改めて感じました。

さて、今回は、「レンタルオフィスへの移転(短期編)」です。ビルの改修などで一時的(といっても数ヶ月~1年間程度になるケースが多いです)にレンタルオフィスを利用するケース、短期~中期プロジェクトで集中的な場所としてレンタルオフィスのスペースを利用するケースなどがありますね。確認しておくべき点をまとめました。

長期的にレンタルオフィスを利用する場合と異なり、短期~中期の利用の場合は、利用終了時期が決まっています。必要条件にあう場所選びが大切になります。
(1)予算内のオフィス選び
(2)ワンストップで直ぐに利用できること
(3)期間延長などの場合の対応
(4)人数増減や利用者の使い勝手
(5)迅速な手続き

プロジェクトでの利用や、本格的なオフィス移転のための一時的な利用でも無駄な費用の発生を抑えることは、非常に重要です。レンタルオフィスの費用については、千差万別ですので、どのような部分に「課金」がされるのか、利用開始前に確認しておく必要があります。ミーティングが定期的に行われるので、会議室が必要→そのレンタルオフィスでは、会議室が有料なのか、無料なのか、どのくらいの室数があるのか。土日も利用出来るオフィスなのか。夜間、土日祝祭日の空調費は別途費用がかからないか。そもそも水道光熱費は別会計となっているレンタルオフィスもあります。要確認ポイントです。

通常物件を利用することを想像してほしいのですが、まっさらなオフィス空間に内装、ビジネスインフラを構築していくのは時間・労力・お金がかかります。レンタルオフィスを利用する場合は、什器の容易があり、ネット環境が整い、すぐに事業を開始できる、そして自分で準備するよりコストがかからない。費用がそれほど掛からず、直ぐに事業を開始出来ることは、レンタルオフィスの強みの一つとなっています。また、機能的なオフィスはもちろんのこと、スタッフの働く意欲を高めたり、お取引先をお呼びするにはそれなりのビルグレード、オフィスデザインが必要です。臨時的に利用する場所に内装費や造作費をそれほどかける必要はないので、全て備わっているレンタルオフィス使うのが賢い選択になります。

物件を解約する際に支出する費用にもチェックを入れましょう。高額な原状回復費用が発生しないか、保証金として預けていた金員が償却されないか(きちんと返金されるか)なども費用を抑える上で必要なポイントですね。

ワークプレイスイメージ

短期利用時の悩ましい点は、利用期間が明確に定まらない場合もあるという点です。オフィス移転時に一時的に利用する予定だったが、新オフィスの工期が伸びてしまい、予定より超過してオフィスを利用したいという事象がよく起こります。プロジェクト利用のために短期利用を意図していたが、クライアントから追加の要望があり、同じ場所で、さらにあと3ヶ月利用したいというケースも実際に発生します。レンタルオフィスでは、柔軟な契約形態をとっておりますので、期間延長も柔軟に対応してくれるケースが多いです。

通常オフィスは、利用人数に関して気にする必要はありませんが、レンタルオフィスでは、セキュリティの観点などから、利用人数などに関して制限を加えているところがあります。実際利用するスタッフは、オフィス常駐の人であるのか、月数回の利用なのか、など利用頻度が人によって異なる場合があります。どれだけの人数が利用することができるのか、人が入れ替わっても利用できるのか、メンバー変更の際に費用はかかるのか、など細かい点ではありますが、確認しておくべき点だと思います。

特に、プロジェクトや行政から受託した業務などによっては、多くの人が関係し、期間内にメンバーが変更になることなども多く見受けられますので、メンバー変更にも柔軟に対応出来るオフィスが望ましいですね。

最後に、短期での利用は、場所の設営や諸手続きが必要になるケースが非常に多いです。従って、申込・契約手続の期間、利用できるネット環境・什器などのオフィス設備など、すぐに使えるものが用意されていて、ある程度、実績のあるオフィスを使うことをお薦めします。利用形態や契約内容を利用前に丁寧に説明して頂けますので、安心感が得られます。