レンタルオフィスを利用する上でのマナー

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「直ぐにビジネスが開始できる」、「契約期間が柔軟で、事業結果にあわせた経営判断が可能」、「コスト面がおさえられる」などから、ビジネスシーンでレンタルオフィス、サービスオフィスを利用することは一般的になってきました。コスト面での最大のメリットは、通常賃貸では自社で用意しなければならない、エントランス部分の内装、会議室や打ち合わせブース等、いわゆるビジネス施設を造作して用意しなくてもよい点にあることです。レンタルオフィスでは、他社と「共有」で利用することになりますので、一定の注意が必要です。

他社との共同利用で注意すべきポイント

レンタルオフィス、フレキシブルオフィスの共同利用で注意すべきポイントは、以下だと思います。
①会議室などの共有施設が十分に足りているか（物理的ポイント）
②どのような利用者が利用しているか、またその利用態様（人的ポイント）
③運営者の対応や施設ルール
④セキュリティ

想定する総利用者にあわせて共有施設を設計しますので、レンタルオフィスでは複数の施設を用意します。レンタルオフィスによっては、予想以上の利用者がいらっしゃって、共有施設に人が溢れかえり、パンパンで使えないというお話も時々聞こえてきます。利用者数が少なければ、数が少なくてもよいのですが、まず自分が選ぼうとしているレンタルオフィスの会議室などの共有施設の物理的な数とその稼働状況は確認しておくべき点だと思います。

どのような利用者がオフィスにいて、どのように使っているか、ということも気になる点です。例えば、若い人たちがワイワイ賑やかなオフィスは活気がありポジティブな雰囲気が出ますので、明るいイメージがありますよね。ただ、エンドユーザーが重要な商談に訪れたり、深刻な相談にオフィスに来る場合、そのような雰囲気はあわないのではないでしょうか。どのような年齢層、どのような事業をされているか内見の際にサラッと聞いてみるとよいと思います。

会議室の使用後、ホワイトボードを消さない、会議室内の椅子は、使用後に乱雑になっているなど、他社が利用後どういう風に使用しているか、なども大変気になるポイントです。あくまでも個人的な意見となりますが、多くの会社が使っていても、きちんとしているレンタルオフィスは、利用者の意識も高く、きちんとされています。

ルールとそれを遵守させる運営方式

多様な年齢層、色々な業種の方がレンタルオフィスを利用しますので、「他社もビジネスで利用している」ということを認識してオフィスを利用することが非常に大切なことだと思います。利用者側のモラルと言えばよいでしょうか。そして一番重要なのは、レンタルオフィスでの共有施設の利用に関してきちんとしたルールがあり、守られている、またそのように運営されていることが重要な点だと思います。

会議室などは時間が限られていますので、利用したい時に利用出来ないと意味がありません。予約の方法、時間変更の容易さも重要ですが、利用者がルールを守り、また、運営スタッフの方がきちんと清潔感を保って、使用前後のクリーニングをして頂けることはありがたいですね。そういった意味で、レンタルオフィスの運営に関しては、スタッフの方が常駐しているオフィスがよいと思います。

共有部分で多数の方が利用されるからこそ、セキュリティ面も非常に重要なポイントの一つです。エンドユーザーにとっては、オフィスに来た時に、オープンタイプであることが望ましいのですが、防犯上の観点からは、例えばビジネスタイムを過ぎた夜の時間には自動的にセキュリティがかかる、カメラを設置している、警備員が巡回するなどの複数のセキュリティ備えているオフィスが安心だと思います。

レンタルオフィスを選ぶ際には、①物理的な設備の内容、その設置数、②利用者はどのような方がいるか、③運営スタッフは常駐しているか、ルールを順守する運営になっているか、④セキュリティ面の充実さをチェックポイントにして頂ければと思います。レンタルオフィスは他社と共同で利用する施設ですので、心地よく使えるように利用者自身もルールやマナーを守って利用したいですね。