総務視点でみるシェアオフィスの利用価値とコスト削減

2022年5月9日

リモートワーク、テレワークの定着によって、始業から本社への勤務する形態だけではなく、様々な働く「時間」と「場所」を選べるようになりました。webでの会議、打ち合わせが主流となり、時には自宅でのオフィスワークも可能になったことから、経営者・総務の立場からは、「出社率」を意識したオフィススペースを再構築する必要が出てきました。今回は、総務目線で見た、シェアオフィスによるコスト削減をテーマに書きたいと思います。

最大利用人数の座席のみを確保

契約しているオフィスの更新の際などに、経営者や総務責任者は、あらためて現在のオフィスの場所、家賃などを意識するようになりました。出社率の制限や、リモートワークの奨励で、使わなくなったオフィススペースは、「無駄な」コスト以外の何物でもないからです。オフィススペースは、必要最小限度を用意して、社員が最大限に活用出来ることが出来ること、が最も重要な要素となります。加えて、出社日を制限することで、通勤手当も抑えられます。

効率的なオフィス運用を目指す一方で、経営者や組織の責任者は、社員の動きや反応を「生」で感じとりたい、対面的なコミュニケーションを活発化したいという要求も満たしたいと考えています。出社率を制限してオフィススペースのコストを抑え、且つ、社内コミュニケーションをとれるスペースを確保する場合には、やはり、自社のオフィススペース以外にも作業可能なスペース、オフィス環境が充実しているところを選ぶべきと考えます。会議室はもちろん、最近ではweb会議室などがたくさんあるところが重宝されます。

全員分の座席を確保することは必要ではなく、「最大利用人数の座席のみを確保すればよい」という考え方が出来れば、出社率をコントロールして、座席をシェアし、無駄のないオフィスの運用、即ち必要最小限のスペースで最大限にオフィスを活用できることになります。

現在は、そのようなニーズにあわせ、駅直結、または駅近くの広い場所を確保したシェアオフィスがたくさんあります。ただ、気を付けなければならないのは、活気のあるオフィスはよいのですが、シェア部分である共有施設の運用は混雑しているオフィスよりも、シェアされる共用部は、ある程度落ち着いた雰囲気で、仕事に集中できる空間でなければならないと考えます。「共用部分のビジネスラウンジは広いのですが、いつも同じ人が同じ場所を使っていて独占していて実際に自分が利用出来ない。」「web会議室はあるのですが、それほど数が無く、長時間利用している」などのお話をよく聞くようになりました。

シェアオフィス選びの中でのポイントとして、平日の通常利用時の稼働率や、利用形態、どのような利用者(職種、年齢層など)がいるか、などは事前チェックポイントとして気兼ねなくお聞きすべきだと思います。特に利便性が高い場所にあり、どのような人でも利用できるオフィスでは、常に共有施設が混雑している状況にあることが多いようです。「こんなはずではなかったのに」という後悔をする前に是非、チェックして見て下さい。

シンプルな運用スタイルのオフィスを選ぶ

総務的な視点でのシェアオフィス利用方法という点では、社内の人間が、誰でも簡単に利用出来、且つ総務からメンバーにオフィス利用方法を簡単に伝えられる、ということが、かなりの重要です。

というのも、複雑な利用方法・多人数へのオフィス利用説明の煩雑さ(共有施設の予約方法が分からない、何百人のスタッフに利用方法を周知しなければならないなど)、課金システムの予算オーバー(悪気のない有料会議室利用の積み重ねによって、当初の想定以上の月額利用料のアップしてしまった)の問題が生じるからです。簡易かつシンプルなコスト計算が出来るオフィスを選ぶのが望ましいでしょう。数多くのリモートワーク拠点を持つ会社にとって、そのすべてのオフィス利用をフォローするは大変ですから、「総務の代わり」の人員としてシェアオフィススタッフが常駐しているか、否かもオフィス選択の大切な要素と言えるでしょう。