レンタルオフィスの設備(セキュリティ編)

2021年9月6日

レンタルオフィスの設備(セキュリティ編)

レンタルオフィス(サービスオフィス)では、自社以外の複数の会社の従業員、また、その取引先など様々な人間が利用することになるので、ビジネスセキュリティに関しては大変気になるところです。会員制のレンタルオフィスでは、街中のカフェ、公立の図書館、ホテルラウンジなどとは異なり、見ず知らずの不特定多数が利用する場所ではありません。しかしながら、「他人も利用する場所」であるので、今回は、レンタルオフィスでのセキュリティに関して今回はお話したいと思います。


物理的なセキュリティについて

レンタルオフィスでは、全利用者が全施設を画一的に利用できるオープンタイプのみのオフィスというものと、会員のみが利用できるタイプのオフィスがあります。特に最近では、後者で会議室やオープンラウンジなどのフリーアクセス可能なエリアと、自社専用の個室などの専有部分が分かれているタイプのものが今では主流となっています。

充実した付属施設があるレンタルオフィス・サテライトオフィスでは、共有で使える施設に、会議室、フリーラウンジ、オフィス内カフェ、web会議用の個人キューブ型スペース、フリーアドレスのデスクスペース、レストルームなど、他人との接点がある場所が複数存在します。利用者は、「共有」のスペースである心構えを持つことが大切です。会員制という意味では、ある程度利用する人間が特定されますが、共有スペースでは他人の目に触れるので、自分の荷物、会社の備品、ビジネス情報については、十分に気をつけたいところです。オープンスペースでは、常に貴重品を携帯していること、PCやモバイル端末にはパスワードロックをかけておくこと、などです。

オフィスの物理的なセキュリティやオフィス運営の点でのチェックポイントを考えてみましょう。オフィス内に常駐の運営スタッフがいるオフィスでは、運営側でオフィス施設に目が行き届くので、利用した人物の確認、忘れ物などの確認も可能です。不審者の立ち入りなども未然に防ぐことが出来るのでかなり安心できます。また、共有部や廊下などにはカメラを設置しているオフィスも増えてきています。有事の時に入室記録などを提供してもらえるようでしたらサテライトオフィスの拠点として利用させるにあたり、総務的な視点からもかなり安心できるのではないでしょうか。

会員制のオフィスでは、共有部分のスペースも利用者でないと利用出来ないような仕組みがとられています。上述した受付スタッフがいることで非会員が利用出来ない、ということもその一つです。カード、生体認証などで「メンバー」のみが利用出来るスペースの入退室を管理されているオフィスも多く存在します。セキュリティとは少し脱線しますが、細かい設定も出来るので、同じ社内でも一般社員と役員以上が使えるエリアを分けたり、入退室管理のログをとって勤怠管理などにも利用することが可能です。


情報セキュリティについて

会社に届く郵便物、宅急便など送付物が多い会社も、受付スタッフが常駐するオフィスを選ぶべきと考えます。テレワーク・リモートワークが 一般的になり、総務担当スタッフが会社に出勤する機会が少なくなりました。一方で、郵便物や宅配物は、平日にオフィスに届くスタイルが依然として主流ですので、受付スタッフが代替で受け取ってくれるという点はかなりメリットがあります。「置き配」などのサービスもありますが、受領確認などの点で不安が残ります。受付スタッフがいるオフィスでは、確実に受領し、決められた場所に保管してもらえるので安全です。

レンタルオフィスでは、ネットワーク環境については「共有回線」を使用している施設が多数派です。共有回線であっても、他社の回線と別にネットワーク構築することで情報セキュリティを確保しています。レンタルオフィス独自のネットワーク回線を契約しなければならないというオフィスもありますが、その回線を使うと本社のサーバーにはつなぐことが難しい、などのケースがあるようです。自社回線をレンタルオフィス内の自室に引き込むことも可能なレンタルオフィス施設もありますので、本社との独自の回線をつなげなければならない場面などには、そのようなオフィスが選ばれることになります。

以上のように物理的・情報セキュリティ確保がされているかは、レンタルオフィス選びの際に最重要事項の一つです。自社での必要十分なセキュリティ条件を満たすことが出来るか、また、ある程度の「自由度」、「選択制」がとれるレンタルオフィスであれば、より安心・安全で利便性のある運用が可能となるでしょう。