大人数利用のスペース探しとレンタルオフィス

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新型コロナ感染症の電話相談窓口や、最近では、全国旅行支援の問い合わせ先など、コールセンター・テレフォンオペレーターの方の需要が高まっています。そういった仕事は、どのような場所で行われているのでしょうか？比較的人数が必要な場所の確保は、どのようにされているのかをお話したいと思います。

いわゆる入札案件などで公的機関から業務を受託したら、業務を行う「場所」、「機材」の確保はスピード勝負になります。

多くの人員が業務に従事することになるので、以下の点が物件選びのポイントになります。
（１）駅からの距離（近さ）
（２）スペースの広さ
（３）オフィス環境
（４）セキュリティ
（５）契約に関する事項とその対応スピード

まずは、多くの方が利用しやすい主要駅から近い場所にあること。こちらは最優先で考えなければなりません。そして、そのオフィスのスペースの広さに関しても、例えば、50人以上の方が一緒に入れるスペースのある物件となると、自ずと物件が限られてきます。

物件探しと同時に、オフィス環境もかなり配慮しなければなりません。オペレーターの方が使う什器、ロッカー、電話などの機材、インターネット環境、電話回線環境を確認・用意し、既に決まっている業務開始の期日までに用意しなければなりません。また、作業するスペースだけではなく、例えば休憩するスペースや、食事をするスペースの確保、トイレなども大人数が使用しても渋滞にならないか、ビルのスペックを確認する必要があります。

電話相談窓口の業務は、個人情報に関わるものを取り扱っているため、情報セキュリティにも気を配らなければなりません。防音・遮音された作業スペース、ネット環境のセキュリティ、オフィススペース自体のセキュリティもかなり重要になります。

公的機関からの受託案件は、作業期間満了の直前に延長になるケースも多く、契約期間の柔軟性や、利用期間の延長が出来るかどうか、という点も最近では重視されています。

通常物件や貸会議室のスペースを借りて利用するということも考えられますが、オフィス環境や、機材の準備を限られた時間の中で、条件にあう物件を、通常物件や貸会議室などから探していくことはかなり難しいことだと思います。

やはり、既にあるネット環境、内装、什器などを上手く活用できるレンタルオフィスが最有力候補になると思われます。セキュリティも整っていますので、上記の条件にマッチしています。

最近では、大規模スペースを、契約期間を柔軟に対応し、利用させてくれるレンタルオフィス・シェアオフィスが増えています。大規模区画のあるレンタルオフィスを探し、使用条件をそのレンタルオフィスの営業担当の方にお伝えしてみると、きっと自社の利用に最適な提案をしてくれることでしょう。大規模人数の利用としてレンタルオフィス・シェアオフィスを使うケースが今後も増加していくように思います。