2026年2月27日 2026年2月24日
コワーキングスペースで仕事をする際、電話対応が必要になる場面は少なくありません。電話をしてもOKなの？と疑問に感じたことがある方もいるでしょう。
コワーキングスペースの場合、施設によって通話に関するルールは大きく異なります。オープンスペースでは制限があり、ブースや個室のみ通話可能という施設が一般的です。
ルールを把握せずに通話すると、他の利用者とトラブルになったり、重要な会話が周囲に漏れたりするリスクがあります。また、混雑時にはブースが使えず、急な電話に対応できないこともあるでしょう。
この記事では、コワーキングスペースで電話を利用する際の確認ポイントや具体的な手順、トラブルを避けるための方法を解説します。電話が多い場合の代替案として、レンタルオフィスの活用方法も紹介しますので、自分の働き方に合った環境選びの参考にしてください。
1. コワーキングスペースで電話利用はOK？
2. コワーキングスペースでの電話がOKか確認するポイント
3．コワーキングスペースで電話する手順
4．コワーキングスペースで電話トラブルを避けるための方法
5．電話が多い場合はレンタルオフィスの利用がおすすめ
6．まとめ
1. コワーキングスペースで電話利用はOK？
結論としては、コワーキングスペースでの電話は「条件付きでOK」です。
コワーキングスペースでの電話利用は、施設ごと、さらにはエリアごとにルールが異なります。全席で自由に通話できる施設は少数派です。多くの施設では、オープンスペースでは制限があり、ブースや個室のみ通話可能という運用が一般的です。
このようなルールが設けられる理由は、集中環境の維持、情報漏えいの防止、そして混雑時のトラブル回避にあります。利用者それぞれが異なる目的で作業をしているため、音に対する配慮が求められるのです。
自分に合った施設を選ぶには、電話の頻度や1回あたりの長さ、内容の機密度を基準に判断しましょう。頻繁に長時間の通話が必要な場合は、個室やブースが充実した施設を選ぶことをおすすめします。
なお、施設によっては電話による通話とオンライン会議でルールが異なる場合もあります。通話だけでなくオンライン会議を行うこともある場合には、両方のルールを確認しておきましょう。
2. コワーキングスペースでの電話がOKか確認するポイント
コワーキングスペースを利用する前に、電話に関するルールを正確に把握しておくことが大切です。施設によって運用方法は大きく異なるため、事前確認を怠るとトラブルの原因になります。ここでは、確認すべき具体的なポイントを紹介します。
2-1. 通話可能エリアの表示
多くの施設では、通話可能エリアが定められています。フロアマップや掲示、利用規約で通話可能エリアと禁止エリアの線引きを確認してください。施設によっては、通話とオンライン会議の扱いが異なる場合もあります。
表示が見当たらない場合や不明な点がある場合は、受付で「どこで通話できるか」を具体的に聞いておきましょう。あいまいな理解のまま利用すると、他の利用者とトラブルになる可能性があります。
2-2. 通話専用ブースの有無
施設に通話専用ブースがあるかどうか、席数はどれくらいかも確認しておきましょう。ブースが少ない施設では、混雑時に使えない可能性があります。
また、ブースの仕様も重要です。防音性能や電源の有無、Wi-Fi環境、換気、机の広さなどを事前にチェックしましょう。ブースがない場合は、代替となる通話可能エリアも把握しておくと安心です。
2-3. ブースの予約条件
ブースの予約方式は施設によって異なります。先着順なのか、時間枠で予約できるのか、当日限定なのかを確認してください。
さらに、利用時間の上限や延長の可否、追加費用の有無も把握しておきましょう。予約が取れなかった場合に備えて、別拠点の利用や屋外への移動、通話時間の変更といった代替案も想定しておくことをおすすめします。
2-4. 通話時間のルール
オープンスペースで通話する場合、「短時間のみ」といった条件が設けられていることがあります。この「短時間」の目安が明記されているかどうかを確認してください。
目安が書かれていない場合には、1〜2分程度の要件確認までにとどめ、長くなる場合にはブースに移動すると安心です。
長くなりやすい通話は、最初からブースを利用する前提で計画を立てましょう。時間が読めない通話をオープンスペースで始めると、途中で場所を移動する手間が発生します。
2-5. 音量のルール
「小声で」や「配慮して」といった抽象的なルールが多い場合、具体的にどの程度の音量が許容されるのかを確認しておきましょう。目安として、隣席の人が内容を聞き取れない程度を基準にし、聞き返しが増えるならブースに移動します。
自衛策として、イヤホンマイクを使用する、端席へ移動する、話し方を抑えるといった工夫が有効です。また、天井が高い空間や床が硬い施設では声が響きやすいため、そうした環境での通話は避けることをおすすめします。
3. コワーキングスペースで電話する手順
電話をかける際には、周囲への配慮と効率的な通話を両立させることが重要です。適切な場所を選び、事前準備を整えることで、スムーズに通話を進められます。ここでは、実際にコワーキングスペースで電話をする際の具体的な手順を解説します。
3-1. 通話場所を選定する
コワーキングスペースでは、通話を始める前に必ず通話OKエリアへ移動してください。オープンスペースで通話する場合は、端席や壁側など、人の動線から外れた場所を選びましょう。
重要な通話や長時間になりそうな通話は、最初からブースや個室を利用することをおすすめします。途中で場所を変えると、会話が途切れて相手に迷惑をかけることもあります。
3-2. 要件を短くまとめる
コワーキングスペースで電話をする場合には、通話前に「要点」「確認事項」「次のアクション」をメモにまとめておきましょう。5分以内で終える構成を意識すると、相手にも伝わりやすくなります。
結論を先に伝え、確認事項を整理し、次の約束を決めるという流れにすると、通話時間を短縮できます。資料不足や日程未確定といった、長引く要因は事前に解消しておくとよいでしょう。
3-3. イヤホンを使用する
コワーキングスペースではスピーカー通話は避け、イヤホンマイクを使用しましょう。イヤホンを使うことで、自然と声量を抑えやすくなります。
充電状態や接続、マイク設定は事前に確認しておくと、スムーズな通話が可能です。予備のイヤホンを用意しておくと、トラブル時にも対応できます。
3-4. 声量を調整する
コワーキングスペースでの通話の際には、声の大きさだけでなく、早口や強い語尾、大きな相づちも抑えるように意識しましょう。電波が不安定になると、つい声が大きくなりがちなので注意が必要です。
通話が長くなりそうな場合は、途中で区切って要点をテキストで補完するのもひとつの方法です。無理に音声だけで完結させようとせず、柔軟に手段を使い分けてください。
3-5. 機密情報の扱いを調整する
コワーキングスペースは、自社の社員だけが利用しているオフィスとは違い、共有空間です。ブースを利用していたとしても完全に音を遮断できるとは限らないため、取引先名や金額、個人情報は、周囲に漏れやすい環境だと認識しましょう。固有名詞を避ける、詳細はメールに回す、場所を変えるといった対策を実施してください。
また、オンライン会議などの場合には画面の覗き見対策も重要です。座席の向きを工夫したり、プライバシーフィルムを使用したりして、情報を守りましょう。
4. コワーキングスペースで電話トラブルを避けるための方法
コワーキングスペースでの電話利用では、予期せぬトラブルが発生することがあります。事前に対処法を知っておくことで、慌てずに対応できるでしょう。ここでは、よくあるトラブルとその回避方法を紹介します。
4-1. 周囲の騒音への対応
周囲が騒がしいと、相手の声が聞こえず、つい自分の声が大きくなってしまいます。この流れを防ぐことが大切です。
対処法として、ブースへ移動する、壁側の席に移る、通話を短縮して後からテキストで補完するといった方法があります。さらに、騒がしい時間帯を避けて通話するという運用も有効です。
4-2. ブース席が満席の際の対応
ブースが満席の際には、まず受付で空きの見込みを確認しましょう。すぐに通話が必要な場合には、一度コワーキングスペースの外に出るか、近隣の個室フォンブースなどに移動するのが現実的な手段です。
時間が経ってからの折り返しで問題ない場合には、ブースが空くまで待つのもひとつの方法です。可能であれば予約をしておくと、時間になるまで集中して別の業務を進められるでしょう。
ブースが満席になるケースが多いようであれば、通話が多い日は事前にブースを予約しておくのがおすすめです。
4-3. 重要な通話を行う際の対応
商談や契約、クレーム対応といった重要な通話は、オープンスペースでは行わないようにしましょう。情報が周囲に漏れるリスクがあるだけでなく、雑音で会話が中断したり、相手に不信感を与えたりする可能性があります。
重要な通話を行う場合には、可能であれば個室を確保しましょう。個室に空きがない場合には、会議室も静かな環境を保つのに適しています。通話用のブースは、個室や会議室に比べて遮音性が低い場合もあるため要注意です。
個室や会議室、ブースの確保が難しい場合は、別拠点への移動も視野に入れましょう。また、接続テストや資料準備といった事前準備を徹底することで、トラブルを減らせます。
4-4. 通話禁止エリアの事前確認
施設によっては、私語と通話の扱いが異なる場合もあります。
例えば、通話は専用ブースのみ可能のルールがあるものの、私語には制限がなく、スペース内で多くの人が話をしている、といった状態も考えられます。こうした環境で「周囲の人が会話をしているから」と通話を始めてしまうと、トラブルになる可能性もあるでしょう。
コワーキングスペースで電話を利用したい場合には「どこで通話ができるか」「オンライン会議の扱いは通話に準ずるか、それとも異なるルールがあるか」「混雑時には例外や特別な制限が発生するか」といった点を確認してください。
最終的な判断は、現地の掲示と周囲の利用状況を見て行いましょう。ルールが明確でなく迷った場合には、ブース以外では私語も通話も避けるようにすると安心です。
5. 電話が多い場合はレンタルオフィスの利用がおすすめ
電話が業務の中心となる場合、コワーキングスペースよりもレンタルオフィスの方が適している場合があります。レンタルオフィスには、電話業務を円滑に進めるための環境が整っているためです。ここでは、レンタルオフィスの主なメリットを紹介します。
5-1. 個室を利用できる
レンタルオフィスでは個室を利用できるため、声量や機密性、時間の制約が大幅に減ります。通話のたびに移動する手間もなくなり、業務効率が向上するでしょう。
電話や会議を前提とした運用を組みやすくなるため、通話が多い業務には特に適しています。ただし、防音性能やネット品質といった最低限の仕様は、契約前に確認しておきましょう。
5-2. 固定電話の番号を取得できる
携帯番号だけでは不都合が生じる取引先がある場合、固定電話番号を取得できるレンタルオフィスは特に有利です。 番号取得の形式には、施設提供、転送、IP電話などがあります。営業時間外の対応や留守電、転送先といった運用面も、契約前にセットで確認しておくと安心です。
5-3. 必要に応じて会議室を利用できる
レンタルオフィスでは会議室を用意している施設も多くあります。
商談や複数人での会議が必要な場合も、会議室を利用できるため場所に困りません。予約方法や料金体系、モニターなどの設備を事前に確認しておきましょう。
柔軟に会議スペースを確保できることで、クライアント対応や社内ミーティングの質が向上します。
5-4. オプションで電話対応や受付を利用できる
レンタルオフィスの中には、電話対応や来客受付のオプションを用意している施設も少なくありません。
電話代行や受付サービスを利用すれば、作業中断を減らせます。対応範囲や対応時間、報告方法、費用を確認した上で、導入を検討してください。
電話が多い業務ほど、こうしたサービスの費用対効果は高くなります。自分の時間を確保しながら、クライアント対応の質を保つことができるでしょう。
6. まとめ
コワーキングスペースでの電話利用は、施設ごとにルールが異なるため、事前確認が欠かせません。通話可能エリアやブースの有無、予約条件などを把握した上で、自分の業務スタイルに合った施設を選びましょう。
通話時には、場所の選定や声量の調整、機密情報への配慮が重要です。周囲への配慮を忘れず、トラブルを避けるための工夫を心がけてください。
電話が多い業務を行う場合は、レンタルオフィスの利用も検討する価値があります。個室や固定電話番号、会議室、電話代行といったサービスを活用することで、業務効率と対応品質を両立可能です。
クロスコープでは、東京に8拠点・仙台に1拠点の計9拠点のレンタルオフィスを展開しています。いずれも一等地の住所で利用でき、最寄り駅から徒歩圏内とアクセス面にも優れています。全拠点とも個室タイプのオフィスのため、周囲を気にすることなく電話に対応することが可能です。コワーキングスペース以外のオフィス形態をご検討中の方は、ぜひこの機会にチェックしてみてください。
「クロスコープ」のバーチャルオフィス一覧はこちら
「クロスコープ」のレンタルオフィス一覧はこちら
▼ 内覧申し込みはこちらから。いつでもお気軽にどうぞ。
